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Projeto: FS008679 - Template Digital II - Agenda Inteligente

Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SENAI

Objetivo

Este documento foi elaborado para orientação aos usuários-chave do TOTVS Educacional (SGE) do SENAI sobre os requisitos e funcionalidades da Agenda Inteligente, recurso desenvolvido a partir da redefinição e automatização do projeto: Solicitação de Reservas.

A Agenda Inteligente possibilita aos professores a inclusão da disponibilidade de dias e horários para realização de mentorias. A partir do registro, é permitido aos alunos a realização de reservas/agendamentos, conforme os dias e horários disponibilizados.

Para isso, será apresentada uma visão prática da solução desenvolvida, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema.


Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.


Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização FS008679 Template Digital II - Agenda Inteligente.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional (SGE). Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.


Através de processos automatizados, a Agenda Inteligente possibilita que professores e tutores SENAI, através do acesso ao Portal do professor, realize  a inclusão da sua disponibilidade de dias / horários para realização Atividade Extra l Mentoria. Uma vez informada a disponibilidade de atendimento, aos alunos é permitido o agendamento de mentorias no Portal Educacional, conforme a disponibilidade registrada pelo professor.

A Agenda Inteligente também executa a exportação dos compromissos para o Google Agenda dos professores/tutores e alunos.

Quando não realizada uma mentoria, o agendamento poderá ser cancelado exclusivamente pelo aluno via Portal do Aluno ou por um usuário da secretaria escolar via TOTVS Educacional (SGE). A

Assim, quando do cancelamento de um agendamento de mentoria, o Google Agenda aplicará a atualização do registro, aplicando a exclusão do agendamento ao calendário do professor e do aluno.

Liberação dos anexos customizados na árvore de perfil:

Os anexos da customização - Template Digital II - Agenda Inteligente devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção: Liberando Acesso aos Menus.


Cadastro da Filial l Endereço:

O endereço da filial deve estar devidamente preenchido no cadastro da filial, disponível em: TOTVS Backoffice | Gestão Fiscal l Cadastros l Filiais l Aba: Endereço.


Script Customizado:

A inclusão de uma Atividade Extra l Mentoria,  requer a execução prévia de um script customizado, para aplicação de cadastros prévios padronizados no TOTVS Educacional (SGE), visíveis em: Currículo e Oferta l Professores l Atividade Extra.

O cadastros realizados via script customizado incluem as seguintes informações:

  • Criação das atividades extras SATIVIDADEEXTRA.DESCRICAO (fixas): Mentoria Presencial e Mentoria Online;
  • Criação do grupo de atividade SGRUPOATIVIDADE (fixo): Mentoria;
  • Campos disponíveis a serem habilitados: Descrição, Observação, Situação, Instituição, Tipo: Extra-classe SGRUPOATIVIDADE.TIPO (fixo);
  • Vinculação do Grupo às atividades criadas.

Os parâmetros customizados desenvolvidos para possibilitar as tratativas da Integração Google com a Agenda Inteligente são configurados através  da interface disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Parâmetros l Aba: Agenda Inteligente.

Aos parâmetros da Integração Google, foram aplicados os agrupamentos:

  • Aba: Parâmetros Gerais l Grupo: Parâmetros Atuais: Reúne os parâmetros gerais da Integração Google;
  • Aba: Agenda Inteligente l Grupo: Novos Parâmetros: Reúne os parâmetros relacionados à Agenda Inteligente e desenvolvimento das mentorias.

A aba: Agenda Inteligente, associada ao grupo: Novos Parâmetros, compreende os parâmetros essenciais para identificação das Atividades Extras l Mentorias.

A parametrização deve ser realizada conforme:

  • Tipo de Atividade (Mentoria Presencial): Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Presencial;
  • Tipo de Atividade (Mentoria Online): Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Online;
  • Turno Agenda Mentoria: Selecione o código do turno vinculado ao cadastro dos dias/horários exclusivos para agendamento de mentoria do professor. O turno precisa estar cadastrado para que posteriormente o professor possa registrar sua disponibilidade no Novo Portal do Professor.
  • Quantidade Máxima de Mentoria por Aluno: Este campo permite vincular a limitação de agendamento de mentorias por disciplina em horas. Assim, por exemplo, se a quantidade máxima informada para realização de mentorias for correspondente a 02h  (duas horas), ao aluno será permitido o agendamento de horários que não ultrapasse o total de 02 (duas horas), conforme a limitação aplicada no parâmetro.

Para a realização de da Atividade Extra l Mentoria, a equipe de secretaria escolar deverá criar um turno específico, incluindo os horários, para que seja informado na parametrização da Integração Google l Aba: Agenda Inteligente, de modo que o professor possa realizar o cadastro de disponibilidade de atendimento às mentorias no Novo Portal do Professor.

O cadastro de Turnos e Horários está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turnos e Horários.

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria, é necessário o cadastro prévio do vínculo das Disciplinas Autorizadas, alvo da mentoria, ao cadastro do professor. O acesso para vínculo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

Após vincular as disciplinas autorizadas (alvo da mentoria) ao cadastro do professor, o usuário da secretaria escolar deverá realizar manualmente o cadastro da Atividade Extra l Mentoria. Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores | Atividades Extras.


Ao realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria, na aba: identificação, informe:

  • Atividade Extra: Mentoria Online ou Mentoria Presencial, conforme o atendimento a ser realizado;
  • Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
  • Carga Horária: Informe a carga horária correspondente ao desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
  • Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada;

Incluir tela, campo carga horária bloqueado para registro.

Em seguida, na aba: Campos Disponíveis, informe:

  • Situação: Selecione o status correspondente à Atividade Extra l Mentoria, considerando que, não é permitida a alocação de horário pelo professor se atividade extra estiver com status igual A iniciar ou Concluído;
  • Observações: Campo disponível para registro de informações adicionais da Atividade Extra l Mentoria, se necessário.

Após, na aba: Horários, vincule os horários correspondentes ao turno específico de desenvolvimento da Atividade Extra l Mentoria.


Para cada professor/tutor na filial, será permitido o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria do tipo Mentoria presencial e Mentoria online;

O acompanhamento da Atividade Extra l Mentoria e registro de Disponibilidade do Professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor, serão apresentadas os registros associados às abas: Disponibilidade do Professor e Agendamento de Mentorias, conforme:

Dados da Mentoria:

  • Tipo Mentoria: O professor deve selecionar o tipo de mentoria (Mentoria presencial ou Mentoria online) a ser realizada;
  • Descrição: Neste campo, o professor poderá registrar a descrição da mentoria;
  • Observação: Campo do tipo texto para que o professor registre observações acerca do desenvolvimento da mentoria (se necessário);
  • Status Mentoria: O professor deve selecionar o status mentoria (Não iniciado, concluída e cancelada), de acordo com o desenvolvimento.

Dados do Horário/Disponibilidade:

  • Turno: O professor deve selecionar e cadastrar a sua disponibilidade de atendimento conforme a lista de turnos/horários previamente vinculados ao cadastro da Atividade Extra l Mentoria realizado pela secretaria escolar;
  • Hora Inicial: Horário inicial do turno selecionado;
  • Hora Final: Horário final do turno selecionado;
  • Dia da semana: Dia da semana do turno selecionado;
  • Data Inicial: Data início da mentoria;
  • Data Final: Data fim da mentoria.

Após inserir as informações, ao salvar o registro, será apresentada a mensagem de alerta, conforme:

“A Atividade Extra de acordo com as disponibilidades informadas e os horários ficarão disponíveis para os alunos realizarem os agendamentos. Deseja prosseguir com a inclusão?”

Ao confirmar o registro, será criada a Mentoria com status: "Em Andamento", conforme a disponibilidade e os dados da mentoria registrados.


O professor terá somente uma atividade Atividade Extra l Mentoria de cada tipo: Mentoria presencial e Mentoria online.

Ao informar a primeira disponibilidade no portal, a customização irá identificar se já existe Atividade Extra l Mentoria cadastrada para o professor, conforme tipo de mentoria informado (Mentoria presencial  ou Mentoria online).

Assim, quando não houver um cadastro já associado ao tipo de mentoria informado, a atividade será criada. 


A aba de Horários da Atividade Extra será preenchida conforme regra abaixo:
● Para cada registro informado pelo professor no portal, será criado um registro de horário de acordo com os dados informados: Data inicial, Data final, Hora inicial, Hora Final e Dia da Semana;
● Quando a Atividade Extra Online ou Presencial já estiver criada para o professor, a customização irá apenas identificá-la e adicionar os horários do professor no anexo.
● Para os casos onde o professor precisar aumentar o período inicial e final da atividade extra, será necessário cadastrar novas disponibilidades pelo portal.

Quando inserida uma Atividade Extra l Mentoria do tipo: Mentoria presencial ou Mentoria online, a customização aplicará as seguintes validações:

Mentoria Presencial - Campos obrigatórios:

  • Filial SATIVIDADEPROFESSOR.CODFILIAL);
  • Instituição (Incluindo o endereço do prédio onde acontecerá a mentoria);
  • Atividade Extra (SATIVIDADEPROFESSOR.IDATIVIDADEEXTRA);
  • Data Inicial e Data Final (SATIVIDADEPROFESSOR.DTINICIO E DTTERMINO)

Mentoria Online - Campos Obrigatórios

  • Atividade Extra (SATIVIDADEPROFESSOR.IDATIVIDADEEXTRA);
  • Data Inicial e Data Final (SATIVIDADEPROFESSOR.DTINICIO E DTTERMINO)
  • Observação: Na mentoria online, o campo Filial não poderá ser preenchido. (SATIVIDADEPROFESSOR.CODFILIAL)

Após salvar, caso não exista nenhum horário cadastrado na aba Horários, será exibida mensagem para o usuário informando que, para atividades de mentoria online ou presencial, é necessário cadastrar pelo menos uma disponibilidade para possibilitar o agendamento do aluno (SHORARIOATIVPROF).

o professor poderá Excluir/Editar, apenas horários que não possuem alunos agendados.

A atualização de registros de horários em um turno será permitida somente quando não houver vínculos de agendamento de mentorias associadas, não sendo portanto permitida quaisquer alterações em horários que estejam associados a um agendamento de mentoria.

Assim, quando houver um agendamento vinculado a um horário para o qual o usuário deseja realizar a alteração, será apresentada a mensagem:

"Não será permitido alterar o horário deste turno, pois já possui agendamento de mentoria para o horário selecionado. Caso seja necessário o cancelamento do agendamento nesta situação, a secretaria deverá utilizar essa função na interface customizada de agendamentos."


Importante:
➢ O professor poderá cadastrar mais de uma disponibilidade de horário na mesma filial do contexto logado e para todas as filiais que ele estiver vinculado, através do anexo de Filiais do Professor.
➢ Cada professor terá apenas uma Atividade Extra (anexo professor) de cada tipo de mentoria: presencial ou online. Todas as disponibilidades serão cadastradas nas respectivas atividades extras.
➢ Quando houver um agendamento de Atividade Extra (Mentoria) criado, não será impeditivo para geração de horários de plano de aula relacionados ao mesmo professor que esteja vinculado a uma turma/disciplina, a uma atividade extra, banca ou atividade ofertada. Ao executar a geração de horários o Totvs Educacional executará o processo com ressalvas (aviso nativo), mas não irá bloquear a execução do processo. Não será realizada nenhuma tratativa customizada neste processo.

Os campos: Carga Horária, Remunerada, Compõe salário e Desconsidera ponto, não serão preenchidos pelo portal, já que não teremos integração com a folha de pagamento do TOTVS Educacional. E não terá tratativa customizada para bloquear esses campos no RM. 

Não é permitida a alocação de horário se atividade extra estiver com status igual A iniciar ou Concluído.



O acompanhamento e agendamento de mentorias pelo professor / tutor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Agendamento de Mentorias.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Acompanhamento de Mentorias, na aba: Agendamento de Mentorias serão apresentados os agendamento realizados, conforme:

  • Tipo Mentoria: Tipo de mentoria selecionada pelo aluno;
  • Data da Agenda: Data de realização da mentoria selecionada pelo aluno;
  • Dia da semana: Dia da semana conforme a data selecionada pelo aluno;
  • Horário Inicial: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
  • Horário Final: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
  • Duração: Total de horas do agendamento realizado pelo aluno;
  • Professor: Professor / tutor responsável pela mentoria agendada pelo aluno;
  • Aluno: Nome do aluno solicitante;
  • Disciplina: Disciplina da mentoria agendada pelo aluno;
  • Observação:  Registro de informações/observações realizados pelo professor / tutor sobre o desenvolvimento da monitoria;
  • Status Mentoria: Status do desenvolvimento da mentoria registrado pelo professor / tutor, sendo: Cancelado, Concluído e Não Iniciado.


Não é permitido a realização de alteração nos agendamentos de mentorias realizados pelos alunos via Novo Portal do Professor.

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor / tutor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE).

O acompanhamento de mentoria que permite aos alunos a a realização de agendamentos e a visualização de mentorias disponíveis e agendas é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu Oportunidades | Acompanhamento de Mentoria | Mentorias Disponíveis.

Ao acessar o menu: Oportunidades | Acompanhamento de Mentoria | Mentorias Disponíveis, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

  • Tipo Mentoria: O aluno deve selecionar o tipo de mentoria a ser realizada.

Mentoria Online: Quando selecionado o tipo mentoria online, serão apresentadas as disponibilidades de todos os professores, considerando todas as filiais que compõem a coligada;

Mentoria Presencial: Quando selecionado o tipo de mentoria presencial, serão listadas as filiais da própria base, com mentorias presenciais disponíveis;

  • Disciplinas: Serão apresentadas as disciplinas da matriz curricular associada à matrícula do aluno, que deverá selelcionar aquela correspondente à mentoria que se deseja realizar;
  • Professor: Serão apresentados os professores que possuem vínculo das disciplina alvo da mentoria vinculada ao seu cadastro no TOTVS Educacional (SGE), disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.
  • Status Mentoria: O professor/tutor deve selecionar o status mentoria conforme o desenvolvimento. Exemplo: Não iniciado, concluída e cancelada.

Dados do Horário/Disponibilidade:


O acompanhamento e agendamento de mentorias pelo professor / tutor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Agendamento de Mentorias.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Acompanhamento de Mentorias, na aba: Agendamento de Mentorias serão apresentados os agendamento realizados, conforme:

  • Tipo Mentoria: Tipo de mentoria selecionada pelo aluno;
  • Data da Agenda: Data de realização da mentoria selecionada pelo aluno;
  • Dia da semana: Dia da semana conforme a data selecionada pelo aluno;
  • Horário Inicial: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
  • Horário Final: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
  • Duração: Total de horas do agendamento realizado pelo aluno;
  • Professor: Professor / tutor responsável pela mentoria agendada pelo aluno;
  • Aluno: Nome do aluno solicitante;
  • Disciplina: Disciplina da mentoria agendada pelo aluno;
  • Observação:  Registro de informações/observações realizados pelo professor / tutor sobre o desenvolvimento da monitoria;
  • Status Mentoria: Status do desenvolvimento da mentoria registrado pelo professor / tutor, sendo: Cancelado, Concluído e Não Iniciado.


Não é permitido a realização de alteração nos agendamentos de mentorias realizados pelos alunos via Novo Portal do Professor.

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor / tutor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE).