ÍNDICE

01. VISIÓN GENERAL

Realizar los ajustes necesarios para que el sistema sea capaz de calcular de manera correcta las incapacidades, cuando estas abarcan varios meses, de igual manera cuando estas cubren un me completo, ya sea de 28, 29 o 31 días.

02. REGLA DE NEGOCIO 

Para cumplir correctamente con lo que indica la legislación, se realizaron ajustes en las rutinas de Mnemónicos (GPEA300), Mantenimiento de Tablas (GPEA320), Conceptos (GPEA040), Conceptos por Proceso (GPEA161) y Fórmulas (GPEA290).

Soporte Legal

Incapacidad por Enfermedad Común o no profesional

• • La incapacidad laboral común tiene su origen en una enfermado o accidente que no tiene relación con la actividad laboral desempeñada por el trabajador.
  • En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el patrono le pague un auxilio monetario hasta por ciento ochenta (180) días, así:
    • Las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días,
    • Y la mitad del salario por el tiempo restante.
  • Esta es una prestación a cargo de la entidad promotora de salud (EPS), o la Administradora de Fondos de Pensión (AFP) dependiendo de los días. No obstante, el pago de los 2 primeros días de incapacidad está a cargo del trabajador (opcional).

  • El porcentaje de liquidación de las incapacidades laborales depende de la duración de la incapacidad.

    De Días	A Días	%	Entidad
    1	2	100%	Trabajador
    3	90	66.67%	EPS
    91	180	50%	AFP
    181	541	De 0 a 50%	EPS/AFP
    541	9999	0%

• • La empresa liquida al trabajador la parte de la empresa y la del EPS y después cobra a la EPS su parte.
  • Para el IBC durante la incapacidad (cálculo de los conceptos de EPS, AFP, FSP, ARL y Parafiscales), se tomará el valor de la incapacidad.
  • Las incapacidades laborales se liquidan (SBC) sobre el salario cotizado, es decir, se toma como referencia el salario sobre que el trabajador utilizó para pagar las cotizaciones a seguridad social, o ingreso base de cotización (IBC).
  • El valor que se pague por concepto de incapacidad no puede ser inferior al SMMLV.

Para mayor información se recomienda revisar la sección 06. INFORMACIÓN ADICIONAL

Incapacidad por Maternidad (Ley 1822 del 4 de enero de 2017).

• • Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de 18 semanas en la época del parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.
  • Si se tratare de un salario que no sea fijo como en el caso del trabajo a destajo o por tarea, se tomará en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicio, o en todo el tiempo si fuere menor.
  • Todas las provisiones y garantías establecidas en la Ley 1822 del 4 ene 2017 para la madre biológica, se hacen extensivas en los mismos términos y en cuanto fuere procedente a la madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, sea por enfermedad o muerte, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. En ese sentido, la licencia materna se extiende al padre en caso de 1 fallecimiento o enfermedad de la madre, el empleador del padre del niño le concederá una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
  • La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, las cuáles serán sumadas a las dieciocho semanas que se establecen en la presente ley. Cuando se trate de madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en dos semanas más.
  • La trabajadora que haga uso de la licencia en la época del parto tomará las dieciocho semanas de licencia a las que tiene derecho, de la siguiente manera: a) Licencia de maternidad preparto, Esta será de una semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos semanas, con dieciséis posparto. Si en caso diferente, por razón médica no puede tomarla semana previa al parto, podrá disfrutarlas dieciocho semanas en el posparto inmediato. b) Licencia de maternidad posparto. Esta licencia tendrá una duración normal de diecisiete semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis o dieciocho semanas por decisión médica, de acuerdo a lo previsto anteriormente.
  • De las dieciocho semanas de licencia remunerada, la semana anterior al probable parto será de obligatorio goce en caso de que el médico tratante prescriba algo diferente. La licencia remunerada de la que habla este artículo, es incompatible con la licencia de calamidad doméstica y en caso de haberse solicitado esta última por el nacimiento de un hijo, estos días serán descontados de la misma.
  • Esta es una prestación a cargo de la entidad promotora de salud (EPS). No obstante, en caso de incumplimiento del patrono en las obligaciones de afiliación y/o pago de las contribuciones a la seguridad social, estará a cargo del trabajador.
  • Para el SBC durante la incapacidad, se tomará el valor de la incapacidad.
  • Durante la incapacidad no se debe cotizar a Riesgos Laborales (ARL), ni a Parafiscales (Caja – ICBF – SENA).

Para mayor información se recomienda revisar la sección 06. INFORMACIÓN ADICIONAL

Incapacidad por Enfermedad Profesional o Accidente de Trabajo

• • Enfermedad profesional es todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes físicos, químicos o biológicos.
  • Es todo suceso imprevisto y repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca al trabajador una lesión orgánica o perturbación funcional permanente o pasajera, y que no haya sido provocado deliberadamente o por culpa grave de la víctima.
  • Cuando un trabajador se accidenta y este sucedió en la empresa o en mientras estaba laborando, el médico tratante le prescribe una incapacidad médica por Accidente de Trabajo, durante la cual el trabajador queda incapacitado para trabajar tiempo por el cual recibe un auxilio económico.
  • Es una prestación económicas a cargo del sistema de riesgos laborales (ARL) desde el día siguiente al accidente, y hasta que el trabajador se rehabilite o se cure.
  • Durante los días de la incapacidad no se debe cotizar a Riesgos Laborales (ARL), ni a Parafiscales (Caja – ICBF – SENA).
  • La base para liquidar la incapacidad laboral (SBC) es el salario sobre el cual se hayan realizados los aportes a seguridad social (IBC). Estas se liquidan y pagan con el 100% del Ingreso Base de Cotización (IBC) según el artículo 3 de la ley 776 del 2002.
  • Tiene Prestaciones asistenciales
  • Durante la incapacidad no se debe cotizar a Riesgos Laborales (ARL), ni a Parafiscales (Caja – ICBF – SENA).

Para mayor información se recomienda revisar la sección 07. INFORMACIÓN ADICIONAL

03. PASOS PREVIOS

1. Ejecutar la rutina “Consultas | Archivos | Genéricos” y Exportar a Excel la información (Opción Exp. CSV”), de las tablas:
   • RC2 Encabezado Fórmulas.
   • RC3 Detalle Fórmulas.
   • RCA Mnemónicos.
   • RCB Definición de Tablas.
   • RCC Contenido de Tablas.
   • RCM Tipos de Ausencia.
   • RG5 Encabezado de Estándar de Periodos.
   • RG6 Detalla de Estándar de Periodos.
   • RG9 Criterios de Acumulación Anual
   • SRV Conceptos,
   • SRY Procedimientos de Cálculo,
   • RGA Encabezado de Conceptos por Proceso,
   • SRM Detalle Conceptos por Proceso.
2. Respaldo:
   1. Abrir las tablas RC2, RC3, RCA, RCB, RCC, RG5, RG6, RG9, SRV, SRY, RGA y SRM.
   2. Respaldar la Definición de Tabla (RCB):
      • Estándar: Las tablas que el código inicie con S.
      • Cliente: Las tablas que el código inicie con U.
      • Borrar: todas las tablas (ZAP).
   3. Respaldar el Contenido de Tablas (RCC):
      • Estándar: Las tablas que el código inicie con S.
      • Usuario: Las tablas que el código inicie con U y las tablas S007, S010, S011, S012, S016, S008, S043, S090, S091.
      • Borrar: todas las tablas (ZAP).
   4. Respaldar los Conceptos (SRV):
      • Estándar: del código 000 al 033, del 101 al 149, del 201 al 258, del 300 al 543, del 601 al 630 y del 900 al 908.
      • Del cliente: todos los conceptos que no esté dentro del estándar.
      • Borrar: todos los conceptos (ZAP).
      • NOTA: DNOMI-xxx se agregó un campo de origen para identificar cuales concepto son estándar y cuáles de usuario.
   5. Respaldar Conceptos por Proceso (RGA / SRM):
      • Respaldar la SRM.
      • Respaldar la RGA.
      • Borrar los registros de la SRM.
      • Borrar los registros de la RGA.
3. Cargar tablas de formulación estándar:
   1. Ingresar a la rutina de Definición de Tablas, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Definición Tabla" (GPEA310); para realizar la actualización de la tabla S027.
   2. Ingresar a la rutina de Mantenimiento de Tablas, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Mtto Tabla" (GPEA320); para realizar la actualización de la tabla S027.
   3. Ingresar a la rutina de Conceptos, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos" (GPEA040); para que se carguen los conceptos estándar.
4. Cargar tablas de formulación de usuario
   1. Abrir las tablas RC2, RC3, RCA, RCB, RG9, RG5, RG6, SRY, RGA, SRM.
   2. Recuperar los Mnemónicos (RCA) del Cliente:
      • Apendar el respaldo de la RCA del Cliente. Los mnemónicos que inicien con M_
   3. Recuperar las Fórmulas (RC2/RC3) del Cliente:
      • Apendar el respaldo de la RC2 del Cliente. Las fórmulas que en RC2_ORIGEN='U.
      • Apendar el respaldo de la RC3 del Cliente. Las fórmulas que en RC3_ORIGEN='U.
   4. Recuperar la Definición de Tablas (RCB) del Cliente:
      • Appendar el respaldo de la RCB del Cliente. Las tablas que inicien con U.
   5. Recuperar Conceptos por Proceso (RC) del Cliente:
      • Apendar el respaldo de la RGA del Cliente.
      • Apendar el respaldo de la SRM del Cliente.
      • Apendar el respaldo de la RG9 del Cliente.
      • Apendar el respaldo de la RG5 del Cliente.
      • Apendar el respaldo de la RG6 del Cliente.
   6. Abrir las tablas RCB, RCC, SRV, SRY, RGA y SRM.
   7. Recuperar la Definición de Tabla (RCB) del cliente:
      • Apendar el respaldo de la RCB del Cliente: Las tablas que el código inicie con U y las tablas S007, S010, S011, S012, S016, S008, S043, S090, S091.
   8. Recuperar el Contenido de Tablas (RCC):
      • Apendar el respaldo de la RCC del Cliente: Las tablas que el código inicie con U y las tablas S007, S010, S011, S012, S016, S008, S043, S090, S091.
   9. Recuperar los Conceptos (SRV):
      • Apendar el respaldo de la SRV del Cliente.
   10. Ejecutar la rutina “Consultas | Archivos | Genéricos” y Exportar a Excel la información (Opción Exp. CSV”), de las tablas RCB, RCC, SRV, SRY, RGA y SRM.
   11. Guardar los archivos de Excel generados (después del cambio).
   12. Comparar los archivos Excel generados en el punto 1 contra los generados en el punto 19, para determinar las diferencias de configuración de las bases.
       • Contenido de Tablas (RCC):
         • Comparar los archivos antes y después del cambio, para determinar las diferencias.
         • Verificar las diferencias, con el cliente, para determinar si hay una configuración especial del cliente.
         • En caso afirmativo, entrar en la rutina ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Mantenimiento Tabla" (GPEA320); para actualizar la configuración del cliente, en las tablas estándar.
       • Conceptos (SRV)
         • Comparar los archivos antes y después del cambio, para determinar las diferencias.
         • Verificar las diferencias de los conceptos estándar, con el cliente, para determinar si hay una configuración especial del cliente.
         • En caso afirmativo, entrar en la rutina ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos" (GPEA040); para actualizar la configuración del cliente, en los conceptos estándar.
         • Configurar el campo Formato 220 (RV_DIRF) de los conceptos del cliente de acuerdo a la tabla S027.
       • Conceptos por Proceso (SRM)
         • Comparar los archivos antes y después del cambio, para determinar las diferencias.
         • Entrar en la rutina ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos x Proceso" (GPEA160); para incluir los conceptos del cliente, y colocar las fórmulas del cliente en los conceptos estándar que tengan una.
5. Históricos
   1. Se debe tener información en todos los meses del último año calculado, en la tabla del Histórico de Movimientos (SRD), validada con Contabilidad.
   2. Se debe tener información en todos los meses del último año calculado, en la tabla del Histórico de Acumulados (RG7).
6. Periodos
   1. Ingresar a la rutina Periodos, ubicado en "Actualizaciones | Archivos | Periodos (GPEA400) y dar de alta un periodo en diciembre del último año calculado, de MFN Movimientos Fuera de Nómina, para capturar los ajustes a los acumulados, en caso necesario.

04. EJEMPLO DE UTILIZACIÓN

Ejemplo con los conceptos actualizados:

Periodo 202201 Pago 01 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000003

Para el empleado 000003 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 5 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 170,000 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 5 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 8 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 290,000 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 8 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

Periodo 202201 Pago 02 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 16 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 533,333 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 15 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario, quedando en cero.-

Empleado 000006

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 16 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 1,095,600 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 8 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

Periodo 202202 Pago 01 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 15 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 500,000 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 15 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario, quedando en cero.

Periodo 202202 Pago 02 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 13 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 433,334 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 15 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario, quedando en cero.

Empleado 000005

Para el empleado 000005 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 16 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 1,095,600 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 8 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

05. DICCIONARIO DE DATOS

Mnemónicos (RCA)

Conceptos (SRV)

Conceptos de enfermedad general

Conceptos de riesgo laboral

Conceptos por maternidad

06. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Documento Técnico de Indemnización e incapacidades formulación estándar COL:

DNOMI-140 DT Indemnización e incapacidades formulación estándar COL

Documento de Referencia de la Localización de Colombia:

DT Localización Colombia (SIGAGPE) - Protheus 12

07. INFORMACIÓN ADICIONAL

Incapacidad Por Enfermedad Común o no Profesional.

https://www.minsalud.gov.co/Lists/FAQ/DispForm.aspx?ID=21

https://www.gerencie.com/como-se-liquidan-los-dias-de-incapacidad-por-enfermedad-general.html

Incapacidad por Maternidad (Ley 1822 del 4 de enero de 2017).

https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/LEY%201822%20DEL%204%20DE%20ENERO%20DE%202017.pdf

Incapacidad por Enfermedad Profesional o Accidente de Trabajo

https://www.gerencie.com/incapacidad-laboral.html

08. TABLAS UTILIZADAS

• RC2 - Encabezado Fórmulas
• RC3 - Detalle Fórmulas
• RCA - Menomincos.
• RCB - Definición de Tablas
• RCC - Contenido de Tablas
• RCM - Tipos de Ausencia
• RG5 - Encabezado de Estándar de Periodos
• RG6 - Detalla de Estándar de Periodos
• RG9 - Criterios de Acumulación Anual
• SRV - Conceptos
• SRY - Procedimientos de Cálculo.
• RGA - Encabezado de Conceptos por Proceso,
• SRM - Detalle Conceptos por Proceso.