O processo de assinatura eletrônica no Portal de Imóveis consiste em enviar documentos para portais de assinatura digital, possibilitando a assinatura digital dos mesmos através destes portais. Hoje o Portal de Imóveis possui integração com o DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).
| Importante: O Portal de Imóveis somente irá trabalhar com o DocuSign caso não exista integração com o TAE ativa. Se houver integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica, a integração com o DocuSign será desabilitada. |
Para que o TAE esteja disponível é necessário primeiro que o RM esteja parametrizado para tal. Sendo assim, após a sincronia deste serviço, ao acessar o menu de Propostas / Contrato: Assinatura Eletrônica,
Além disso, ao acessar a visão de assinatura eletrônica, devemos primeiro fazer login no portal do TAE, para que possamos enviar os documentos.
O Portal de Imóveis irá mostrar a tela de login assim que clicarmos na opção Contrato: Assinatura Eletrônica,
A visão de Contrato: Assinatura Eletrônica é uma visão que possibilitará ao corretor, gerenciar assinantes, documentos, bem como criar ou adicionar novas solicitações de assinaturas digitais ao TAE.
Solicitar Assinatura: Neste botão, iremos dar inicio ao processo da assinatura digital, como demonstrado abaixo:
A opção TOTVS Assinatura Eletrônica ficará evidente através da tag TAE em azul. Seguem os passos para a conclusão de uma assinatura no Portal de Imóveis.
Nesta etapa temos como informativo o número da proposta, a tag TAE que evidencia o processo de envio ao TOTVS Assinatura Eletrônica.
Além disso, selecionaremos as minutas que deverão ser enviadas ao TOTVS Assinatura Eletrônica. O envio da minuta é obrigatório.
Na etapa de documentos iremos fazer upload dos documentos que deverão ser enviados ao TAE.
Como mostra a imagem acima, além da minuta no primeiro passo, foram carregados dois documentos adicionais que serão enviados ao TAE.
Nesta etapa, deveremos incluir os assinantes responsáveis pelos documentos. Por padrão o Portal de Imóveis irá mostrar o nome e o e-mail do comprador principal da proposta. Podemos alterar ou excluir este e-mail, bem como adicionar novos.
Neste exemplo, adicionamos dois assinantes para os documentos.
Agora, devemos confirmar os documentos, dar um nome ao Envelope e clicar em concluir.
O conceito de Envelope, como o próprio nome diz, irá unir todos os documentos carregados na etapa anterior em apenas um documento e apenas um envio, facilitando e conferindo mais rapidez ao processo da Assinatura Eletrônica.
O nome para o envelope é obrigatório e o processo não poderá ser concluído sem este campo preenchido. |
Ao clicar em "Concluir", os documentos serão unificados através do Envelope e estarão prontos para o envio.
Ao clicar em "Enviar" os documentos serão enviados de forma definitiva ao TOTVS Assinatura Eletrônica e serão disparados e-mails a todos os assinantes, referentes a assinatura pendente.
O processo pode ainda ser interrompido ao clicar em "Cancelar".
Os assinantes ou validadores automáticos cadastrados no Empreendimento através do RM, também irão receber o e-mail com o documento para efetuar a assinatura. |
Para realizar a consulta do status das assinaturas, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Após o primeiro envio, o sistema irá automaticamente redirecionar para este menu. Portanto, devido a sincronia dos documentos com o TAE o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela.
Verifique que, para a proposta cujo documentos foram enviados, no menu de "Assinatura de documentos" os documentos serão listados como no exemplo abaixo:
Os campos desta região são:
Exemplo da tela de Assinantes, consultando o status do mesmo no TOTVS Assinatura Eletrônica:
Além de consultar o status dos assinantes na tela a cima, também é possível incluir um novo assinante informando o nome e o e-mail conforme imagem a seguir.
Também é possível excluir um assinante específico do documento. Através do botão de lixeira que é apresentado ao lado da situação. O sistema não permite excluir todos os assinantes de um documento. Ao menos um assinante deve permanecer.
Conforme é mostrado em Assinantes automáticos, quando estiver um usuário cadastrado no TAE- Assinantes Automáticos, será possível visualizar na tela da imagem acima os usuários que tiveram sua assinatura automática.
Para visualizar a assinatura digital, adicionada ao documento, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Os documentos enviados utilizando o processo Solicitar Assinatura, serão listados na seção Assinatura de Documentos.
Navegue até o botão Visualizar.
Finalizando o clique sobre o botão, é possível visualizar o documento com sua Assinatura Digital (Devido a sincronia dos documentos com o TAE, o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela).
Importante:
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