O controle de documentos é um processo que influencia a operação das viagens, seja qual for sua origem (proveniente de fretamento contínuo ou turismo ou mesmo uma viagem comum). Caso o documento necessário não esteja vinculado a viagem ou vencido, a operação da viagem não poderá confirmá-la.
Através do cadastro de Órgãos Concedentes é possível realizar a amarração de documentos que são obrigatórios para a operação das viagens que ocorrem pelos serviços desses órgãos. A obrigatoriedade pode ser definida com período de vigência para determinados documentos, ou simplesmente, deixar sempre obrigatório.
Fluxo
É possível incluir um novo documento na própria consulta padrão através do botão Incluir na consulta padrão Ao clicar no botão Incluir será exibida a tela do formulário abaixo:
Preencha os campos :
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Ao definir a Obrigatoriedade de um documento em um processo ele será acionado durante a alocação de recursos, alocação de veículo ou confirmação do processo de fretamento )
Nesse processo foi utilizado como exemplo a seleção :
Indicando que a Vigência é de Data Inicial 20/12/2022 á 28/12/2022 todo documento do tipo CNH vinculado a um colaborador que estiver dentro de sua regra de vigência vencidos será validado.
Exemplo: Se o documento tipo CNH associado ao colaborador ( Amarração do Colaborador x Documento - GTPA316COL ) estiver vencido durante a abrangência desse período será validado, caso contrario não será validado.
Colaborador X Documento - GTPA316COL :
Em Monitor Operacional GTPA290 ao alocar o recurso em uma Viagem com data diferente da Abrangência será possível utilizar o recurso com habilitação Vencida pois a validação será só feita para Viagens que estiverem no intervalo definido no Orgão Concedente.
Modificando o Intervalo de Validação para abranger a data da viagem:
Ao tentar novamente selecionar o Recurso
Assim como na inclusão de recursos do Monitor Operacional (GTPA290)
a validação ocorre na Escala do Recurso diretamente na Viagem (GTPA300)
Acessando :
Incluindo ou alterando uma viagem selecionando o mesmo recurso filtrado durante a inclusão no Monitor Operacional temos a validação ativa
No processo de controle de documentos para Fretamento contínuo a exigência de documentação em Colaboradores, Veículos e/ou Órgão Concedente devem ter o campo Apl. Fretam. selecionado.
Abaixo um exemplo de como é o processo de obrigatoriedade para o fretamento contínuo
Acessando :
Existem 3 possibilidades de exigência
Toda obrigatoriedade sempre é relacionada a um único cliente, ou seja, cada cliente tem sua própria regra de exigências.
Lembrando que se o Órgão Concedente vinculado possuir exigências, estas serão acumulativas as exigências relacionadas no processo de Parâmetro de Cliente de Fretamento Contínuo
Os campos a serem preenchidos são:
No cabeçalho:
Na Grid Inferior:
É Possível vincular os documentos enviados ao contrato acessando Outras Ações > Documentos Operacionais
Ao Gerar o Contrato será exibida a validação CheckList dos Documentos Operacionais ,que também pode ser acessado por Outras Ações ,será apenas para validar que os documentos foram analisados e associados
As validações relacionadas ao tipo de Documento ocorrerão durante a alocação de recursos.Os documentos adicionados em cada uma das interfaces permite o armazenamento dos documentos utilizando a estrutura de Banco de Conhecimento.
Os arquivos serão armazenados na pasta definida no parâmetro MV_DIRDOC ( Diretório destino onde serão armazenados os arquivos do banco de conhecimentos.) por padrão \DIRDOC, ou seja pasta DIRDOC dentro de Protheus_Data.
Para Armazenar arquivos a um registro clique duas vezes sobre o ícone pasta
na coluna Anexo de cada uma das entidades de controle de documentos
Irá carregar a rotina de Banco de Conhecimento, onde será possível incluir novos arquivos clicando em Outras Ações > Wizard
Clique em Selecionar >
Localize o arquivo e clique em Avançar
Digite uma Descrição e defina Palavras Chaves para o arquivo caso necessário e clique em Finalizar >
Clique em Salvar >
Apartir desse momento não é necessário ações
O ícone da pasta estará como a marcação verde 
indicando que existe Anexo para aquela exigência documental.
Principais Campos e Parâmetros
| Campo | Descrição |
| H68_CODG6U | Código do Documento |
| H68_CODGI0 | Código do Órgão |
| H68_DSCG6U | Descrição do Documento |
| H68_DTFIM | Data Final |
| H68_DTINI | Data Inicial |
| H68_DTMAX | Data Máxima |
| H68_FILIAL | Filial do Sistema |
| H68_STATUS | Status do Registro |
| H68_VIAFRT | Aplica Fret. Contínuo |
| H68_VIAREG | Aplica Viagens Reg. ? |
| H68_VIATUR | Aplica Contr. Turismo ? |
Principais Campos e Parâmetros
| Campo | Descrição |
| H69_FILIAL | Filial do Sistema |
| H69_NUMERO | Nr. Orcamento do Contrato |
| H69_REVISA | Revisão do Orc. Contrato |
| H69_CODG6U | Codigo Docto. Operacional |
| H69_DSCG6U | Descrição do Documento |
| H69_TPPERI | Periodicidade |
| H69_QTDPER | Quantidade do Periodo |
| H69_DATAUL | Dt. Último Período |
| H69_EXPIRA | Data de Expiração |
| H69_EXIGEN | Exigência |
| H69_CHKLST | Status do Checklist |
| H69_USUCHK | Usuáro do Checklist |
| H69_DTCHK | Data/Hora do Checklist |
