INFORMAÇÕES IMPORTANTES:
VHF – Sistema de Front Office do hotel (PMS).
HOTVWeb – Extranet onde é feita a transmissão da disponibilidade das tarifas, uhs e contratos cadastrados no sistema PMS do hotel para os sistemas das agências/empresas.
Todos os cadastros são realizados no sistema VHF, por isso no HOTV só é possível fazer consultas, o mesmo é o espelho do que está cadastro no sistema VHF. Exceto gerenciamento da disponibilidade (abertura e fechamento de UH) que é feito direto no HOTV Web e cadastro de informações da unidade, como fotos, localização, descrição de quartos, serviços, salas, politicas e etc.
O que migra do VHF para o HOTV Web?
- Cadastro de UH, Tarifas, Contratos, Pacotes, Disponibilidade de tarifas, Disponibilidade de aptos, Alteração de Status de Reservas.
O que migra do HOTV Web para o VHF?
- Reservas, Cadastro de Cliente.
Quanto tempo leva para que os dados sejam transmitidos entre o VHF x HOTV e vice e versa?
- Existe um integrador instalado no servidor que se chama iCMNet e este é responsável por fazer a integração entre as duas plataformas. O integrador está configurado para fazer conexão de 30 em 30 minutos, ou seja, este é o tempo que leva para que os dados sejam transmitidos de um lado para o outro.
UH – Para o cadastro de uma UH migrar para o CMNet Reservas (HOTV) é necessário que dentro do cadastro da UH a Sigla ICMNet seja preenchida. (Cadastro → UH → Tipo de UH)
CADASTRO CLIENTE – O cadastro de cliente para o CMNet Reservas pode ser feito de duas formas:
1. Enviando o Cadastro do Cliente do HOTV Web para o VHF.
Guia Cadastro → Empresa → Buscar a Empresa → Clicar em Enviar no final da página.
Após a próxima conexão (Pode levar até 30 minutos) vá ao VHF na guia CMNet → Cadastro de Agente → Busque a empresa e clique em Importar.
Ao clicar em importar o cadastro será redirecionado para a tela de cadastro de cliente, onde será necessário apenas conferir os dados e preencher o Tipo de Cliente na guia Dados do cliente e crédito.
2. Cadastrando Manualmente.
No VHF Guia: Cadastros → Cliente → Cliente→ Incluir → É necessário preencher todos os campos obrigatórios.
Depois do cadastro realizado é necessário correlacionar o código CMNet ao cadastro do cliente:
No VHF Guia: CMNet → Correlacionamento → Buscar a Empresa → No Campo Código do Cliente no CMNet deve ser inserido o código da agência (o código que termina com SB).
ATENÇÃO: O procedimento de Correlacionamento de Agente só é necessário realizar quando o cadastro do cliente é realizado manualmente.
No VHF em Cadastros → Rate Management → Tarifa
Campos Obrigatórios:
ATENÇÃO: Dentro da mesma categoria não podem haver duas ou mais tarifas passando pelo mesmo período. Dentro da categoria de Tarifa as tarifas devem se completar, ou, se houver mais de uma tarifa para o mesmo período, deve ser feito o gerenciamento da disponibilidade destas tarifas no calendario de tarifas do VHF em Cadastros --
Exemplo:
CATEGORIA DE TARIFA ABCD
TARIFA A (01/01/2017 à 31/03/2017)
TARIFA B (01/04/2017 à 31/05/2017)
TARIFA C (01/06/2017 à 31/09/2017)...
No VHF em Cadastros → Rate Management → Contrato Normal
Campos Obrigatórios:
ATENÇÃO: O contrato deve ser atrelado à uma tarifa específica OU à uma categoria de Tarifas.
No VHF em Cadastros → Rate Management → Pacote
Nº DE DIAS: Informe o número de dias do pacote. Este número de dias é o mínimo de pernoites que o cliente precisará utilizar, para que possa fazer uso do pacote. Além disso, ele não deve ultrapassar a quantidade de dias do período de vigência do pacote.
FIXO: Indique Fixo, caso deseje que seja mantido o preço do pacote após o término do mesmo.
Exemplo:
Características do Pacote:
Mínimo de noites: 3.
Máximo de noites: 4.
Sendo este pacote Fixo.
Tarifa: R$ 450,00 por noite.
Total do Pacote de 4 noites: R$ 1.800,00.
Um pacote com total de 4 noites (Reveillon), iniciando-se em uma quarta-feira (data de chegada) e finalizando (data de partida) em um domingo.
Neste exemplo, caso uma reserva atenda ou não o número de noites do pacote, neste caso 4 noites, o VHF sempre calculará o valor total da reserva com base no mínimo de 3 noites, ou seja, multiplica 3 (mínimo de noites) por R$ 450,00 e, em seguida, divide pelo total de noites da reserva.
Logo:
Em uma reserva de 3 noites, a diária será R$ 450,00, total: R$ 1.350,00.
Em uma reserva de 2 noites, a diária será R$ 675,00, total: R$ 1.350,00.
Em uma reserva de 1 noite, a diária será R$ 1.350,00, total: R$1.350,00.
O sistema sempre respeitará o valor mínimo de noites para gerar o valor total do pacote. Em seguida, dividirá o total do pacote gerado pelo total de noites da reserva.
Para cobrar o valor total do pacote, basta colocar no número mínimo de noites o total de noites do pacote.
VARIÁVEL: Indique Variável, caso não deseje cobrar o valor total do pacote, e sim, o valor diário, indiferente do número de noites. Seguindo o exemplo acima, quando esta opção estiver marcada, o VHF desconsiderará o número mínimo de noites e cobrará o valor de R$ 450,00 de diária.
Portanto:
Em uma reserva de 3 noites, a diária será R$ 450,00, total: R$ 1.350,00.
Em uma reserva de 2 noites, a diária será R$ 450,00, total: R$ 900,00.
Em uma reserva de 1 noite, a diária será R$ 450,00, total: R$ 450,00.
OBRIGATÓRIO NO VHF: Selecione este campo, para que seja obrigatório o uso da tarifa associada ao pacote em uma reserva, que atenda às condições de período, número de dias e número máximo de dias, existentes no pacote.
CANCELAMENTO: O preenchimento da Política de Cancelamento é Obrigatório para migração do pacote.
TRANSMITE PARA O CMNET: Transmite para o CMNet Reservas (Hotv Web) para vendas online.
OBRIGATÓRIO NO CMNET: Pacote obrigatório sobrepõe todos os outros produtos e o não obrigatório é disponibilizado junto com outros produtos cadastrados.
Guia: Disponibilidade por Período
No Grid da disponibilidade por período é possível verificar a porcentagem disponibilizada da disponibilidade física de cada UH para venda no CMNET.
Exemplo:
Existem 10 UHS LUXO DUPLO CASAL no hotel, porém para venda será disponibilizado apenas 50%, ou seja, somente 5 UHs estarão disponibilizadas para venda no CMNet Reservas.
PRÉ CADASTRO:
Definir quais canais serão mapeados.
Definir quais tarifas da Omnibees serão mapeadas.
No VHF:
1 – Cadastrar Cliente. (Se ainda não tiver cadastrado)
2 – Cadastrar Tarifa. (Se ainda não tiver cadastrado)
3 – Cadastrar Contrato. (Se ainda não tiver cadastrado)
APÓS O CONTRATO MIGRAR PARA O HOTV:
4 – Mapeamentos de Rateplan e RoomType no Hotv Web (Guia: Cadastro → Integrações API)
Rateplan:
1 – Escreva o nome do Integrador/Canal que deseja efetuar o mapeamento
2 – Selecione o contrato Padrão.
3 – Na parte Cadastro de Rateplan crie um RatePlan Code, na descrição deve ser inserido a nomenclatura do tarifário conforme está na Omnibees que é direcionado para o canal selecionado acima,
no campo Comissionamento informe se é um contrato Comissionado, Net ou Indiferente, no campo Contrato no CMNet Reservas, selecione o contrato pelo qual a reserva será migrada.
ATENÇÃO: Para correlacionar os Planos Tarifários nos outros canais use os mesmos códigos criados no primeiro correlacionamento. Exemplo: Se foi criado o code TRF01 para o tarifário Omnibees com a nomenclatura TARIFAS no
correlacionamento da BOOKING.COM, então, no correlacionamento da EXPEDIA, por exemplo, o código será o mesmo. Uma vez criados os códigos basta replicar para os outros canais.
RoomType:
1 – Escreva o nome do Integrador/Canal que deseja efetuar o mapeamento
2 – Na parte de Inclusão de RoomTypes crie um RoomType Code, no campo Descrição deve ser inserido a nomenclatura da UH conforme está na Omnibees e no campo Tipo de Acomodação selecione a UH cadastrada no CM.
Exemplo de correlacionamento:
ATENÇÃO: Para correlacionar as UHS nos outros canais use os mesmos códigos criados no primeiro correlacionamento. Exemplo: Se foi criado o code UH01 para a UH LUXO CASAL no correlacionamento da BOOKING.COM, então, no correlacionamento da EXPEDIA, por exemplo, o código será o mesmo.
ATENÇÃO: Se o canal já estiver cadastrado, correlacionado com o código SB correto e possui contrato e tarifa válida, basta efetuar o mapeamento de Rate Plan e Room Type no Hotv Web.
3 – Preencher Planilha da Omnibees.
Após todos os procedimentos realizados, basta informar à OMNIBEES quais foram os códigos criados referentes a cada tarifário e UH.
Exemplo:
