A partir da versão Home Center Gemco Implement SP 24, estará disponível o cadastro da funcionalidade Alçada de Aprovação Pedido de Compra.
A Funcionalidade Alçada Aprovação terá como objetivo controlar as despesas da empresa por grupo de aprovação. Através desta funcionalidade será possível garantir que a despesa seja validada, de acordo com a política interna da empresa, antes de ser efetivada.
Para utilizar a funcionalidade de Alçada de Aprovação Pedido de Compra será necessário realizar os seguintes cadastros:
a. Cadastro Usuário Acesso : Cadastro//Segurança//Usuário Através da flag " Aprovador Alçada Pedido de Compra" definirá que o usuário é um Aprovador de Alçada.
b. Cadastro de Alçada
Acesso : Cadastro//Segurança
Este acesso será liberado através do formulário no cadastro de segurança - Cadastro de Alçada e terá as operações de : Alteração, consulta, exclusão e inclusão habilitadas para seleção.
Cadastro de Alçada
Acesso : Cadastro//Compras//Cadastros Gerais de Compras - Operação: Cadastro de Alçada
Tem como objetivo criar as faixas de valores que serão utilizadas na alçada de aprovação. Também será vinculado em cada alçada cadastrada a quantidade de aprovadores necessários para liberar o pedido de compra.
Nesta tela teremos as opções de: consulta, inclusão, alteração e exclusão
Ao acessar a tela de Cadastro de Alçada temos o filtro "Alçada", onde pode ser informado o código da alçada cadastrada. Como resultado da consulta teremos as colunas: Alçada, Valor Inicial e Qtde Aprovadores.
Ao selecionar uma alçada cadastrada o sistema habilitará a Aba Principal onde teremos os campos abaixo:
Ao selecionar a opção de inclusão na barra de ferramenta, teremos que preencher os campos abaixo:
Ao acionar a opção Confirmação o sistema irá exibir a mensagem abaixo
c. Cadastro de Grupo de Aprovadores
Acesso : Cadastro//Segurança
Este cadastro será liberado através do formulário - Cadastro de Grupo de Alçada e terá as operações: alteração, consulta, exclusão e inclusão
Acesso : Cadastro//Compras//Cadastros Gerais de Compras - Operação: Cadastro de Grupo de Alçada
Tem como objetivo cadastrar os grupos de aprovadores e a sua respectiva alçada de aprovação. Um usuário aprovador pode pertencer há mais de um grupo de alçada.
Nesta tela teremos as opções de: consulta, inclusão, alteração e exclusão.
Na tela de Cadastro de Grupo de Alçada podemos utilizar os seguintes filtros de consulta: Código da Alçada, Grupo Aprovador (descrição do grupo) e usuário.
Ao realizar uma consulta teremos na Aba Consulta as colunas: Código do Grupo de Alçada e Descrição do Grupo de Alçada
Ao selecionar um grupo de alçada cadastrado, na Aba Principal teremos:
Ao selecionar a opção de Inclusão, será exibida na tela os campos para preenchimento:
Confirmando a inclusão
Consulta após inclusão
d. Cadastro de Tipo de Pedido de Compra
Acesso : Cadastro//Compras//Cadastros Gerais de Compras
A definição que um pedido de compra utilizará a Alçada de Aprovação será através da flag "Alçada de Aprovação" no cadastro de tipo de pedido de compra.
Ao utilizar um tipo de pedido de compra, onde esteja habilitada a flag "Alçada de Aprovação" o sistema prosseguirá com as solicitações de aprovação.
A partir da versão Home Center - Implement Gemco VS 123.0.0.0- SP25 podemos realizar a inclusão de um pedido de compra e utilizar o fluxo de alçada de aprovação.
Após realizar as configurações acima podemos seguir com a inclusão do pedido de compra e a sua aprovação de alçada.
Então vamos conhecer essa nova funcionalidade do Gemco.
a. Pedido de Compra - Inclusão
Acesso : Movimentos / Compras / Pedido de Compra
Para que o pedido de compra entre no fluxo de Aprovação de Alçada, teremos que utilizar um tipo de pedido de compra onde a flag "Alçada de Aprovação" esteja habilitada.
Inclusão de Pedido de Compra
Na aba complemento ao definir o tipo de pedido de compra, o sistema habilita nas operações a opção de "Alçada de Aprovação".
Ao utilizar um tipo de pedido de compra onde a flag de "Alçada de Aprovação" esteja habilitada, o sistema não permite seguir com a aprovação sem definir o grupo de alçada de aprovação.
Ao selecionar a operação de "Alçada de Aprovação" o sistema exibe a tela abaixo, onde será possível selecionar o grupo de aprovadores.
Onde trará as informações :
Ao selecionar uma alçada o sistema exibe a lista de aprovadores vinculada ao Grupo de Aprovadores de Alçada.
Ao confirmar a Alçada de Aprovação e acionar a opção de Confirmar o sistema irá enviar para os aprovadores listados um e-mail , comunicando que existem pedidos de compra para serem liberados
Exemplo de e-mail de confirmação
Utilizamos o e-mail cadastrado no cadastro de usuário para envio do Aviso de pendência aprovação. Caso este usuário não tenha o e-mail cadastrado, seguiremos com a inclusão do pedido de compra porém a situação da aprovação de alçada ficará como Pendencia Cadastro.
Após manutenção do cadastro de usuário informando o e-mail, podemos reenviar o aviso de pendência de aprovação através da tela de Consulta Alçada Aprovação.
b. Consulta Pedido de Compra
Acesso : Consulta / Compras / Pedido de Compra - Consulta Alçada de Aprovação
Após inclusão do pedido de compra, que tenha vinculo com o tipo de pedido parametrizado para aprovação de alçada, podemos consulta-lo e realizar as aprovações através da tela de Consulta Alçada de Aprovação.
Ao acionar a operação de Consulta de Alçada de Aprovação o sistema exibirá a tela abaixo:
Nesta tela temos os seguintes filtros:
Ao realizar uma consulta nesta, utilizando qualquer um dos filtros acima teremos como resultado da consulta as colunas abaixo :
Utilizando o exemplo do pedido gerado acima - 18025
Teremos as seguintes colunas na Aba Consulta :
Quando selecionado um pedido de compra na Aba Consulta o sistema habilita a Aba de Aprovadores. Nesta tela teremos listado todos os aprovadores vinculado ao pedido de compra.
Nesta tela teremos as seguintes colunas:
Como o pedido de compra esta com a situação de aprovação - Pendencias de Cadastro temos a opção de reenviar o e-mail para os aprovadores vinculado ao grupo de aprovação de alçada.
Esta manutenção é possível através da operação Reenvia e-mail
Após reenvio do e-mail de Aviso de Pendencia Aprovação a situação do pedido de compra foi alterado para aprovação pendente.
Para realizar a aprovação, o usuário aprovador deve logar no sistema, realizar a consulta e selecionar a linha correspondente ao seu usuário.
Caso o usuário selecione uma linha que não seja há do seu usuário o sistema irá exibir mensagem de alerta .
Ao selecionar a linha correspondente ao usuário Gemco, podemos selecionar a opção de Alçada de Aprovação.
Na tela de Aprovação o usuário deve informar a sua senha de acesso ao sistema e acionar a opção de confirmação. Após confirmar a linha correspondente ao usuário Gemco ficará com a cor verde - que corresponde aprovação realizada
Na tela de consulta na Aba Consulta o pedido ficará com a situação de Aprovação em Andamento
Aprovando a alçada para os usuários com a situação de pendente aprovação