El objetivo de este documento es definir la forma en que se deben registrar los conceptos fijos en Colombia. los cuales están ubicados en "Actualizaciones | Asientos | Asientos Fijos" (GPEA550).
Los conceptos estándar que se registran en la rutina de Asientos Fijos son los siguientes:
| Concepto | Descripción | Tipo | Comentario |
| 127 | Medicina Pre Pagada Compañía | Base Haber | Valor de la medicina pre-pagada que aporta la empresa como prestación en cada periodo. |
| 128 | Medicina Pre pagada Empleado | Descuento | Valor de la medicina pre-pagada que se le descuenta al empleado cada periodo. |
| 138 | Zona Peligro | Haber | Valor adicional que se le paga al empleado por laborar en una zona de peligro, en cada periodo. |
| 140 | Sobresueldo | Haber | Valor del Sobresueldo que se le paga al empleado, cada periodo, por tener habilidades superiores a su perfil o realizar actividades adicionales a su puesto, en cada periodo. |
| 141 | Ayuda Escolar | Haber | Valor de la Ayuda Escolar que otorga la empresa como prestación, en cada periodo. |
| 143 | Ayuda Auto | Haber | Valor de la Ayuda para Automóvil que otorga la empresa como prestación, en cada periodo. |
| 145 | Ayuda Vivienda | Haber | Valor de la Ayuda para Vivienda que otorga la empresa como prestación, en cada periodo. |
| 507 | ReteFuente: Intereses Vivienda | Base Descuento | Valor de los Intereses de Vivienda pagados por el trabajador el año anterior, divididos entre el número de periodos que se pagan en el año. |
| 508 | ReteFuente: Medicina Pre pagada | Base Descuento | Valor de los Intereses de la Medicina Pre-Pagada por el trabajador el año anterior, divididos entre el número de periodos que se pagan en el año. |
| 514 | ReteFuente: Indemnización Accidente Trabajo | Base Descuento | Valor de la Indemnización por Accidente a considerar para la depuración de retención en la fuente, en cada periodo. |
| 600 | Deducción Educación | Descuento | Valor Deducción por Educación que se le cobra al empleado, en cada periodo. |
| 602 | Seguro de Vida Empleado | Descuento | Valor del Seguro de Vida que se le cobra al empleado, en cada periodo. |
| 608 | Aporte Cooperativa | Descuento | Valor del Aporte a la Cooperativa a que está afiliado el trabajador, que se le cobra al empleado, en cada periodo. |
| 619 | Aportación Voluntaria AFC | Descuento | Valor de la aportación voluntaria para el AFC que se de descuenta al empleado, en cada periodo. |
| 620 | Aportación Voluntaria AFP | Descuento | Valor de la aportación voluntaria para el AFP que se de descuenta al empleado, en cada periodo. |
| 621 | Aportación Voluntaria AVC | Descuento | Valor de la aportación voluntaria para el AVC que se de descuenta al empleado, en cada periodo. |
| 622 | Aportación Voluntaria AFP Obligatoria | Descuento | Valor de la aportación voluntaria para el AFP del Fondo Obligatorio que se de descuenta al empleado, en cada periodo. |
| 624 | UPC Adicional | Descuento | Valor de la UPC Adicional que se le descuenta al empleado en cada periodo. |
| 631 | Aportación Voluntaria RAIS | Descuento | Valor de la aportación voluntaria para el RAIS que se de descuenta al empleado, en cada periodo. |
Una vez que se ingresó a la rutina de Asientos Fijos se deberá ubicar al empleado deseado:
Si se le da click sobre el botón de las 3 rallas. 
, se puede realizar la búsqueda utilizando diferentes índices, si se elige la columna de Clave. O si se elige la columna "Columna" se puede elegir el campo de búsqueda.
Se registra la información, de acuerdo a la siguiente definición:
| Descripción | Comentarios |
| Sucursal | Sucursal del Empleado. Debe existir en Gestión de Empresas (Configurador). |
| Numero de Matricula | Matricula del Empleado. Debe existir en Empleados (SRA->RA_MAT), ubicada en "Actualizaciones | Empleados | Empleados". |
| Cálculo Automático | 1=Si o 2=No. Poner siempre "1" |
| Orden de Cálculo | Es un consecutivo de registros por cada empleado. Indica el orden o prioridad en que se deben calcular los conceptos. |
| Tipo de procedimiento | Debe existir en Tipos de Procedimientos de Cálculo (SRY->RY_CALCUL), ubicada en "Actualizaciones | Definici Calculo | Tipo Procedimiento". Usualmente se coloca "LIQ". Indica el Procedimiento de cálculo en el que se aplicará este concepto. En caso de que se deje en blanco, significa que debe aplicar a todos los procedimientos de cálculo. |
| Tipo de Cálculo | 1=Valor: si se elige esta opción se debe registrar el valor en Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR). 2=Días: si se elige esta opción se deben registrar los días en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 3=Horas: si se elige esta opción se deben registrar las horas en en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 4=Tabla: si se elige esta opción se debe registrar el código de la tabla (el cual se debe buscar en la tabla RCC donde RCC→RCC_CODIGO sea igual a RG1->RG_CODTAB) y se buscará el renglón (donde RG1_LINHA sea igual que RCC->RCC_SEQUEN) y la columna (se busca la columna en la definición de tablas (RGB donde RCB->RCB_CODIGO sea igual a RG1→RG_CODTAB y el RCB_ORDEM sea igual a RG1->RG1_COLUNA y se obtienen las posiciones de esta columna para buscar el contenido en la RCC). 6=% Salario: si se elige esta opción se deben registrar el % en en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 7=% SMMLV: si se elige esta opción se deben registrar el % en en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 8=Anticipo Cesantía: si se elige esta opción se debe registrar el valor en Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR), el NIT de la Entidad de Cesantía en el campo de ID Entidad (RG1->RG1_TPBLEG), el número de resolución en el campo No Resoluc. (RG1->RG1_NUMRES), la fecha de la resolución en el campo Fch Rec. (RG1->RG1_DTRESO), el motivo de la resolución en el campo Motivo (RG1→RG1_MOTRET) que puede tener los valores 1=Estudios o 2=Vivienda y el estatus en el campo Estatus (RG1→RG1_STATUS) que puede ser 1=Solicitada; 2=En trámite; 3=Pagado al empleado; 4=Por legalizar (aguardando comprobante); 5=Legalizada (finalizada). 9=Aportación Voluntaria AFC: si se elige esta opción se debe registrar el valor en el campo Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR), y en el campo Ret Fte (RG1->RG1_RETFTE) se debe de indicar si aplica en la depuración de retención en la fuente (1=Si, 2=No). A=Aportación Voluntaria AFP: si se elige esta opción se debe registrar el valor en el campo Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR, y en el campo Ret Fte (RG1->RG1_RETFTE se debe de indicar si aplica en la depuración de retención en la fuente (1=Si, 2=No). NOTA: en este tipo se registran las aportaciones voluntarias AFP, AFP al fondo obligatorio, AVC y RAIS. |
| Código del Concepto | Debe existir en Catálogo de Conceptos (SRV→RV_COD) y leer valores fijos (RV_LEEFIX='1' Si). |
| Referencia | Si se eligió el tipo de cálculo 2=Días, 3=Horas, 6=% Salario, 7=% SMMLV este campo debe de estar lleno. 2=Días: el valor ingresado deben ser días. 3=Horas: El valor ingresado deben ser horas. 6=% Salario: El valor ingresado debe ser un %. Por ejemplo si es 50% se debe ingresar 50. 7=% SMMLV: El valor ingresado debe ser un %. Por ejemplo si es 25% se debe ingresar 25. |
| Valor fijo | Si se eligió el tipo de cálculo 1=Valor, 8=Anticipo Cesantía, 9=Aportación Voluntaria AFC, A=Aportación Voluntaria AFP, este campo debe de tener un valor. NOTA 1: el valor registrado debe corresponder de acuerdo a la periodicidad de pago. Por ejemplo, si se debe de aplicar 800,000 en el mes y la periodicidad de pago es quincenal, se debe de registrar 400,000. Si la periodicidad de pago es mensual, se debe de registrar 800,000. NOTA 2: Si el tipo de cálculo es 9 o A, adicional al valor fijo se debe indicar si aplica en la depuración de retención en la fuente (1=Si, 2=No), en el campo Ret Fte (RG1→RG1_RETFTE). NOTA 3: Si es tipo de cálculo es 8 Anticipo Cesantía: adicional al valor fijo se debe indicar el NIT de la Entidad de Cesantía en forma obligatoria y el número de resolución , la fecha de la resolución , el motivo de la resolución y el estatus opcionalmente. |
| Proporcional | Si el empleado ingresó en el periodo o tiene ausencias y se indica 1=Si, se calculará proporcional a los días pagados. Si se indica que 2=No, se aplica el valor del periodo. Por ejemplo, si el empleado ingresó el día 5 y la periodicidad de pago es mensual, y se calculará proporcional, y el valor calculado es de 800,000, el valor proporcional sería 800,000 / 30 * 26 = 693,334. Si no es proporcional, el valor a aplicar sería 800,000. |
| Fecha Inicio de Pago | Fecha en que inicia el descuento o aportación, con formato dd/mm/aaaa donde dd es el día con 2 dígitos, mm es el mes con 2 dígitos y aaaa es al año con 4 dígitos. |
| Fecha Final de Pago | Fecha en que termina el descuento o aportación, con formato dd/mm/aaaa donde dd es el día con 2 dígitos, mm es el mes con 2 dígitos y aaaa es al año con 4 dígitos. Debe de ser mayor o igual que la fecha inicial. |
| Fecha Liberación de Pago | Fecha en que inicia el descuento o aportación. Este campo usualmente es ocupado cuando se tiene el portal del empleado, donde este registra el concepto, y este es liberado hasta que el área de recursos humanos lo autoriza, entonces se empieza a aplicar en nómina hasta que esta fecha de liberación es aplicada. Cuando no se cuenta con el módulo del portal del empleado. La fecha de liberación es la misma que la fecha inicio de pago. Tiene el formato dd/mm/aaaa donde dd es el día con 2 dígitos, mm es el mes con 2 dígitos y aaaa es al año con 4 dígitos |
| Tipo ID | Debe existir en la tabla S022 Tipo de Documento, ubicada en "Actualizaciones | Definici Cálculo | Mantenimiento Tab | S022".Usualmente es "NI" NIT. |
| ID de entidad | NIT del Tercero. Debe existir en la Tabla S008 Entidades ubicada en "Actualizaciones | Definici Cálculo | Mantenimiento Tab | S008". |
| Banco y agencia deposito | En caso de que se deposite al tercero, se deberá colocar el Banco/Agencia. Usualmente está vacío. Si no está vacío, tiene que existir en la SA6 Bancos | Agencias, ubicada en "Actualizaciones | Archivos | Bancos / Agencias". |
| Cuenta de depósito | En caso de que se deposite al tercero, se deberá colocar la cuenta donde se depositará. Usualmente está vacío, excepto en las aportaciones voluntarias, donde se indicará la cuenta en dónde se hace la dispersión. |
| Número de la Resolución | Cuando es anticipo de cesantía se debe de llenar con el número de resolución en que la entidad dió la autorización del anticipo de cesantía |
| Fecha de la Resolución | Cuando es anticipo de cesantía se debe de llenar con la fecha en que la entidad dió la autorización del anticipo de cesantía |
| Motivo | Cuando es anticipo de cesantía, se debe de indicar el motivo por el que se solicitó el anticipo: 1=Estudios; 2=Vivienda |
| Estatus del Anticipo de Cesantía | Cuando es anticipo de cesantía se debe de llenar: 1=Solicitada; 2=En tramite; 3=Pagado (al empleado); 4=Por legalizar (aguardando comprobante); 5=Legalizada (finalizada) |
| Aplica Retención en la Fuente | Cuando es una aportación voluntaria de AFC o AFP o AVC o RAIS se tiene que indicar 1=Si;2=No. En caso contrario colocar "2" |
| Centro Costo | Debe existir en la Centro de Costos (CTT), ubicada en "Actualizaciones | Archivos | C. Costos". Usualmente es el centro de costos que trae el empleado. Este dato se ocupa para la contabilización de la nómina. |
| Ítem Contable | Dependiendo de la empresa, debe existir en la Ítem Contable (CTD), ubicada en "Actualizaciones | Archivos | Ítem Contable" o Dejar en blanco. Usualmente es el Ítem Contable que trae el empleado. Este dato se ocupa para la contabilización de la nómina. |
| Clase de Valor | Dependiendo de la empresa, debe existir en la Clase Valor (CTH), ubicada en "Actualizaciones | Archivos | Clase Valor" o Dejar en blanco. Usualmente es la Clase Valor que trae el empleado. Este dato se ocupa para la contabilización de la nómina. |
| Código de la Tabla | Dejar en blanco, o poner un código de tabla existente en la Definición de Tablas Alfanuméricas (RCB). |
| Línea de la Tabla | Si el Código de la Tabla es diferente de vacío, entonces indicar el número de renglón de la tabla. |
| Columna de la tabla | Si Código de la Tabla es diferente de vacío, entonces indicar el número de la columna de la tabla. |
| Número Identificación | Es un número de identificación único para TODOS los registros de conceptos fijos, para todos los empleados. Este se arma de la siguiente forma. Las iniciales 'RG1'+ Sucursal del empleado + Matrícula del empleado + Código del Concepto + Consecutivo de NUMID. |
| No de Pago de Cálculo | Siempre "00" |
Principales campos y controles
| Campo | Descripción |
|---|---|
| IIncluya el campo | Incluya la descripción relacionada |
| Incluya el campo | Incluya la descripción relacionada |
| Incluya el campo | Incluya la descripción relacionada |