Exibir origem

ÍNDICE

01. Visión General

El objetivo de este documento es definir la forma en que se deben registrar los conceptos fijos en Colombia. los cuales están ubicados en "Actualizaciones | Asientos | Asientos Fijos" (GPEA550).

02. Conceptos Fijos

Los conceptos estándar que se registran en la rutina de Asientos Fijos son los siguientes:

Concepto	Descripción	Tipo	Comentario
127	Medicina Pre Pagada Compañía	Base Haber	Valor de la medicina pre-pagada que aporta la empresa como prestación en cada periodo.
128	Medicina Pre pagada Empleado	Descuento	Valor de la medicina pre-pagada que se le descuenta al empleado cada periodo.
138	Zona Peligro	Haber	Valor adicional que se le paga al empleado por laborar en una zona de peligro, en cada periodo.
140	Sobresueldo	Haber	Valor del Sobresueldo que se le paga al empleado, cada periodo, por tener habilidades superiores a su perfil o realizar actividades adicionales a su puesto, en cada periodo.
141	Ayuda Escolar	Haber	Valor de la Ayuda Escolar que otorga la empresa como prestación, en cada periodo.
143	Ayuda Auto	Haber	Valor de la Ayuda para Automóvil que otorga la empresa como prestación, en cada periodo.
145	Ayuda Vivienda	Haber	Valor de la Ayuda para Vivienda que otorga la empresa como prestación, en cada periodo.
507	ReteFuente: Intereses Vivienda	Base Descuento	Valor de los Intereses de Vivienda pagados por el trabajador el año anterior, divididos entre el número de periodos que se pagan en el año.
508	ReteFuente: Medicina Pre pagada	Base Descuento	Valor de los Intereses de la Medicina Pre-Pagada por el trabajador el año anterior, divididos entre el número de periodos que se pagan en el año.
514	ReteFuente: Indemnización Accidente Trabajo	Base Descuento	Valor de la Indemnización por Accidente a considerar para la depuración de retención en la fuente, en cada periodo.
600	Deducción Educación	Descuento	Valor Deducción por Educación que se le cobra al empleado, en cada periodo.
602	Seguro de Vida Empleado	Descuento	Valor del Seguro de Vida que se le cobra al empleado, en cada periodo.
608	Aporte Cooperativa	Descuento	Valor del Aporte a la Cooperativa a que está afiliado el trabajador, que se le cobra al empleado, en cada periodo.
619	Aportación Voluntaria AFC	Descuento	Valor de la aportación voluntaria para el AFC que se de descuenta al empleado, en cada periodo.
620	Aportación Voluntaria AFP	Descuento	Valor de la aportación voluntaria para el AFP que se de descuenta al empleado, en cada periodo.
621	Aportación Voluntaria AVC	Descuento	Valor de la aportación voluntaria para el AVC que se de descuenta al empleado, en cada periodo.
622	Aportación Voluntaria AFP Obligatoria	Descuento	Valor de la aportación voluntaria para el AFP del Fondo Obligatorio que se de descuenta al empleado, en cada periodo.
624	UPC Adicional	Descuento	Valor de la UPC Adicional que se le descuenta al empleado en cada periodo.
631	Aportación Voluntaria RAIS	Descuento	Valor de la aportación voluntaria para el RAIS que se de descuenta al empleado, en cada periodo.

03. Adicionar Asientos Fijos

Una vez que se ingresó a la rutina de Asientos Fijos se deberá ubicar al empleado deseado:

Si se le da click sobre el botón de las 3 rallas. , se puede realizar la búsqueda utilizando diferentes índices, si se elige la columna de Clave. O si se elige la columna "Columna" se puede elegir el campo de búsqueda.

Linha Microsiga Protheus > Asientos Fijos GPEA550 COL > image2023-4-24_17-58-7.png

Se registra la información, de acuerdo a la siguiente definición:

Linha Microsiga Protheus > Asientos Fijos GPEA550 COL > image2023-4-24_18-47-43.png

Linha Microsiga Protheus > Asientos Fijos GPEA550 COL > image2023-4-24_18-49-15.png

Descripción	Comentarios
Sucursal	Sucursal del Empleado. Debe existir en Gestión de Empresas (Configurador).
Numero de Matricula	Matricula del Empleado. Debe existir en Empleados (SRA->RA_MAT), ubicada en "Actualizaciones \| Empleados \| Empleados".
Cálculo Automático	1=Si o 2=No. Poner siempre "1"
Orden de Cálculo	Es un consecutivo de registros por cada empleado. Indica el orden o prioridad en que se deben calcular los conceptos.
Tipo de procedimiento	Debe existir en Tipos de Procedimientos de Cálculo (SRY->RY_CALCUL), ubicada en "Actualizaciones \| Definici Calculo \| Tipo Procedimiento". Usualmente se coloca "LIQ". Indica el Procedimiento de cálculo en el que se aplicará este concepto. En caso de que se deje en blanco, significa que debe aplicar a todos los procedimientos de cálculo.
Tipo de Cálculo	1=Valor: si se elige esta opción se debe registrar el valor en Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR). 2=Días: si se elige esta opción se deben registrar los días en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 3=Horas: si se elige esta opción se deben registrar las horas en en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 4=Tabla: si se elige esta opción se debe registrar el código de la tabla (el cual se debe buscar en la tabla RCC donde RCC→RCC_CODIGO sea igual a RG1->RG_CODTAB) y se buscará el renglón (donde RG1_LINHA sea igual que RCC->RCC_SEQUEN) y la columna (se busca la columna en la definición de tablas (RGB donde RCB->RCB_CODIGO sea igual a RG1→RG_CODTAB y el RCB_ORDEM sea igual a RG1->RG1_COLUNA y se obtienen las posiciones de esta columna para buscar el contenido en la RCC). 6=% Salario: si se elige esta opción se deben registrar el % en en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 7=% SMMLV: si se elige esta opción se deben registrar el % en en la Referencia (RG1->RG1_REFER). 8=Anticipo Cesantía: si se elige esta opción se debe registrar el valor en Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR), el NIT de la Entidad de Cesantía en el campo de ID Entidad (RG1->RG1_TPBLEG), el número de resolución en el campo No Resoluc. (RG1->RG1_NUMRES), la fecha de la resolución en el campo Fch Rec. (RG1->RG1_DTRESO), el motivo de la resolución en el campo Motivo (RG1→RG1_MOTRET) que puede tener los valores 1=Estudios o 2=Vivienda y el estatus en el campo Estatus (RG1→RG1_STATUS) que puede ser 1=Solicitada; 2=En trámite; 3=Pagado al empleado; 4=Por legalizar (aguardando comprobante); 5=Legalizada (finalizada). 9=Aportación Voluntaria AFC: si se elige esta opción se debe registrar el valor en el campo Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR), y en el campo Ret Fte (RG1->RG1_RETFTE) se debe de indicar si aplica en la depuración de retención en la fuente (1=Si, 2=No). A=Aportación Voluntaria AFP: si se elige esta opción se debe registrar el valor en el campo Valor Fijo (RG1->RG1_VALOR, y en el campo Ret Fte (RG1->RG1_RETFTE se debe de indicar si aplica en la depuración de retención en la fuente (1=Si, 2=No). NOTA: en este tipo se registran las aportaciones voluntarias AFP, AFP al fondo obligatorio, AVC y RAIS.
Código del Concepto	Debe existir en Catálogo de Conceptos (SRV→RV_COD) y leer valores fijos (RV_LEEFIX='1' Si).
Referencia	Si se eligió el tipo de cálculo 2=Días, 3=Horas, 6=% Salario, 7=% SMMLV este campo debe de estar lleno. 2=Días: el valor ingresado deben ser días. 3=Horas: El valor ingresado deben ser horas. 6=% Salario: El valor ingresado debe ser un %. Por ejemplo si es 50% se debe ingresar 50. 7=% SMMLV: El valor ingresado debe ser un %. Por ejemplo si es 25% se debe ingresar 25.
Valor fijo	Si se eligió el tipo de cálculo 1=Valor, 8=Anticipo Cesantía, 9=Aportación Voluntaria AFC, A=Aportación Voluntaria AFP, este campo debe de tener un valor. NOTA 1: el valor registrado debe corresponder de acuerdo a la periodicidad de pago. Por ejemplo, si se debe de aplicar 800,000 en el mes y la periodicidad de pago es quincenal, se debe de registrar 400,000. Si la periodicidad de pago es mensual, se debe de registrar 800,000. NOTA 2: Si el tipo de cálculo es 9 o A, adicional al valor fijo se debe indicar si aplica en la depuración de retención en la fuente (1=Si, 2=No), en el campo Ret Fte (RG1→RG1_RETFTE). NOTA 3: Si es tipo de cálculo es 8 Anticipo Cesantía: adicional al valor fijo se debe indicar el NIT de la Entidad de Cesantía en forma obligatoria y el número de resolución , la fecha de la resolución , el motivo de la resolución y el estatus opcionalmente.
Proporcional	Si el empleado ingresó en el periodo o tiene ausencias y se indica 1=Si, se calculará proporcional a los días pagados. Si se indica que 2=No, se aplica el valor del periodo. Por ejemplo, si el empleado ingresó el día 5 y la periodicidad de pago es mensual, y se calculará proporcional, y el valor calculado es de 800,000, el valor proporcional sería 800,000 / 30 * 26 = 693,334. Si no es proporcional, el valor a aplicar sería 800,000.
Fecha Inicio de Pago	Fecha en que inicia el descuento o aportación, con formato dd/mm/aaaa donde dd es el día con 2 dígitos, mm es el mes con 2 dígitos y aaaa es al año con 4 dígitos.
Fecha Final de Pago	Fecha en que termina el descuento o aportación, con formato dd/mm/aaaa donde dd es el día con 2 dígitos, mm es el mes con 2 dígitos y aaaa es al año con 4 dígitos. Debe de ser mayor o igual que la fecha inicial.
Fecha Liberación de Pago	Fecha en que inicia el descuento o aportación. Este campo usualmente es ocupado cuando se tiene el portal del empleado, donde este registra el concepto, y este es liberado hasta que el área de recursos humanos lo autoriza, entonces se empieza a aplicar en nómina hasta que esta fecha de liberación es aplicada. Cuando no se cuenta con el módulo del portal del empleado. La fecha de liberación es la misma que la fecha inicio de pago. Tiene el formato dd/mm/aaaa donde dd es el día con 2 dígitos, mm es el mes con 2 dígitos y aaaa es al año con 4 dígitos
Tipo ID	Debe existir en la tabla S022 Tipo de Documento, ubicada en "Actualizaciones \| Definici Cálculo \| Mantenimiento Tab \| S022".Usualmente es "NI" NIT.
ID de entidad	NIT del Tercero. Debe existir en la Tabla S008 Entidades ubicada en "Actualizaciones \| Definici Cálculo \| Mantenimiento Tab \| S008".
Banco y agencia deposito	En caso de que se deposite al tercero, se deberá colocar el Banco/Agencia. Usualmente está vacío. Si no está vacío, tiene que existir en la SA6 Bancos \| Agencias, ubicada en "Actualizaciones \| Archivos \| Bancos / Agencias".
Cuenta de depósito	En caso de que se deposite al tercero, se deberá colocar la cuenta donde se depositará. Usualmente está vacío, excepto en las aportaciones voluntarias, donde se indicará la cuenta en dónde se hace la dispersión.
Número de la Resolución	Cuando es anticipo de cesantía se debe de llenar con el número de resolución en que la entidad dió la autorización del anticipo de cesantía
Fecha de la Resolución	Cuando es anticipo de cesantía se debe de llenar con la fecha en que la entidad dió la autorización del anticipo de cesantía
Motivo	Cuando es anticipo de cesantía, se debe de indicar el motivo por el que se solicitó el anticipo: 1=Estudios; 2=Vivienda
Estatus del Anticipo de Cesantía	Cuando es anticipo de cesantía se debe de llenar: 1=Solicitada; 2=En tramite; 3=Pagado (al empleado); 4=Por legalizar (aguardando comprobante); 5=Legalizada (finalizada)
Aplica Retención en la Fuente	Cuando es una aportación voluntaria de AFC o AFP o AVC o RAIS se tiene que indicar 1=Si;2=No. En caso contrario colocar "2"
Centro Costo	Debe existir en la Centro de Costos (CTT), ubicada en "Actualizaciones \| Archivos \| C. Costos". Usualmente es el centro de costos que trae el empleado. Este dato se ocupa para la contabilización de la nómina.
Ítem Contable	Dependiendo de la empresa, debe existir en la Ítem Contable (CTD), ubicada en "Actualizaciones \| Archivos \| Ítem Contable" o Dejar en blanco. Usualmente es el Ítem Contable que trae el empleado. Este dato se ocupa para la contabilización de la nómina.
Clase de Valor	Dependiendo de la empresa, debe existir en la Clase Valor (CTH), ubicada en "Actualizaciones \| Archivos \| Clase Valor" o Dejar en blanco. Usualmente es la Clase Valor que trae el empleado. Este dato se ocupa para la contabilización de la nómina.
Código de la Tabla	Dejar en blanco, o poner un código de tabla existente en la Definición de Tablas Alfanuméricas (RCB), rutina ubicada en "Actualizaciones \| Definici Cálculo \| Definición de Tablas".
Línea de la Tabla	Si el Código de la Tabla es diferente de vacío, entonces indicar el número de renglón del contenido de la tabla, rutina ubicada en "Actualizaciones \| Definici Cálculo \| Mantenimiento Tab".
Columna de la tabla	Si Código de la Tabla es diferente de vacío, entonces indicar el número de la columna de la tabla. Las columnas están configuradas en Definición de Tablas Alfanuméricas (RCB), rutina ubicada en "Actualizaciones \| Definici Cálculo \| Definición de Tablas".
Número Identificación	Es un número de identificación único para TODOS los registros de conceptos fijos, para todos los empleados. Este se arma de la siguiente forma. Las iniciales 'RG1'+ Sucursal del empleado + Matrícula del empleado + Código del Concepto + Consecutivo de NUMID.
No de Pago de Cálculo	Siempre "00"

05. Campos Obligatorios por Concepto

Descripción

Zona Peligro

Sobresueldo

Ayuda Escolar

Ayuda Auto

Ayuda Vivienda

Med Pre pagada Empl

Deducción Educación

Seguro Vida Empl

Aporte Cooperativa

Aport Vol AFC

Aport Vol AFP

Aport Vol AFP Oblig

UPC Adicional

Aport Vol RAIS

Med Pre pagada Cía

Ret Fte: Ded Viviend

Ret Fte: Ded Med Pre

Ret Fte: Indem AccTr

Aport Vol AVC

Sucursal

Obligatorio

Número de Matricula

Obligatorio

Calculo Automático

Obligatorio

Orden de Cálculo

Obligatorio

Tipo de procedimiento

Opcional

Tipo de Cálculo

1

9

A

1

A

1

A

Código del Concepto

138

140

141

143

145

128

600

602

608

619

620

622

624

631

127

507

508

514

621

Referencia

No aplica

Valor fijo

Obligatorio

Proporcional

1 o 2

Fecha Inicio de Pago

Obligatorio

Fecha Final de Pago

Obligatorio

Fecha Liberación de Pago

Opcional

Tipo ID

Opcional

Obligatorio

Opcional

Obligatorio

Opcional

Obligatorio

ID de entidad

Opcional

Obligatorio

Opcional

Obligatorio

Opcional

Obligatorio

Banco y agencia deposito

No aplica

Cuenta de deposito

No aplica

Obligatorio

No aplica

Obligatorio

No aplica

Obligatorio

Numero de la resolucion

No aplica

Fecha de la resolucion

No aplica

Motivo

No aplica

Estatus de la Retirada

No aplica

Aplica ret.en la fuente

No aplica

Obligatorio

No aplica

Obligatorio

No aplica

Obligatorio

Centro Costo

Obligatorio

Item Contable

Opcional

Clase de Valor

Opcional

Codigo de la Tabla

Opcional

Linea de la Tabla

Opcional

Columna de la tabla

Opcional

Numero Identificacion

Obligatorio

No de Pago de Cálculo

Obligatorio

07. Ejemplos

Ejemplos Aportaciones Voluntarias

Descripción	Aport Vol AFC	Aport Vol AFP	Aport Vol AFP Oblig	Aport Vol AVC	Aport Vol RAIS
Sucursal	D MG 01	D MG 01	D MG 01	D MG 01	D MG 01
Número de Matricula	000001	000001	000001	000001	000001
Cálculo Automático	1=Si	1=Si	1=Si	1=Si	1=Si
Orden de Cálculo	001	002	003	004	005
Tipo de procedimiento	LIQ	LIQ	LIQ	LIQ	LIQ
Tipo de Cálculo	9=	A	A	A	A
Código del Concepto	619	620	622	621	631
Referencia	0	0	0	0	0
Valor fijo	500,000	800,000	1,000,000	400,000	350,000
Proporcional	1=Si	1=Si	1=Si	1=Si	1=Si
Fecha Inicio de Pago	01/01/2023	01/01/2023	01/01/2023	01/01/2023	01/01/2023
Fecha Final de Pago	31/12/2023	31/12/2023	31/12/2023	31/12/2023	31/12/2023
Fecha Liberación de Pago	01/01/2023	01/01/2023	01/01/2023	01/01/2023	01/01/2023
Tipo ID	NI	NI	NI	NI	NI
ID de Entidad	860034594-1	800227940-6	800253055-2	800224808-8	800229739-0
Banco y agencia depósito
Cuenta de depósito	1234567890123456	0987655432D10987	384628364716341947	173529815671231	0192837465019283
Número de la resolución
Fecha de la resolución
Motivo de la resolución
Estatus de la resolución
Aplica Ret.en la fuente	1=Si	2=No	2=Si	2=Si	2=Si
Centro Costo	000000123	000000123	000000123	000000123	000000123
Item Contable
Clase de Valor
Código de la Tabla
Línea de la Tabla
Columna de la tabla
Número Identificación	RG1D 000001619000001	RG1D 000001620000001	RG1D 000001622000003	RG1D 000001621000004	RG1D 000001631000005
No de Pago de Cálculo	00	00	00	00	00

Ejemplo Anticipo Cesantía

Descripción	Anticipo Cesantía
Sucursal	D MG 01
Número de Matrícula	000001
Calculo Automático	1=Si
Orden de Calculo	006
Tipo de procedimiento	LIQ
Tipo de Calculo	8= Anticipo Cesantía
Código del Concepto	217
Referencia	No aplica
Valor fijo	2,500,000
Proporcional	2=No
Fecha Inicio de Pago	01/04/2023
Fecha Final de Pago	30/04/2023
Fecha Liberación de Pago	01/04/2023
Tipo ID	NI
ID de entidad	800227940-6
Banco y agencia deposito
Cuenta de deposito
Numero de la resolución	145634
Fecha de la resolución	45016
Motivo	2=Vivienda
Estatus de la Retirada	3=Pagado (al empleado)
Aplica Retención en la fuente
Centro Costo	000000123
Ítem Contable
Clase de Valor
Código de la Tabla
Línea de la Tabla
Columna de la tabla
Numero Identificación	RG1D 000001217000006
No de Pago de Cálculo	00

Ejemplo Asiento Fijo por Valor

Descripción	Ayuda Escolar
Sucursal	D MG 01
Número de Matrícula	000001
Calculo Automático	1=Si
Orden de Calculo	007
Tipo de procedimiento	LIQ
Tipo de Calculo	1=Valor Fijo
Código del Concepto	141
Referencia	No aplica
Valor fijo	250,000
Proporcional	2=No
Fecha Inicio de Pago	01/04/2023
Fecha Final de Pago	30/06/2023
Fecha Liberación de Pago	01/04/2023
Tipo ID
ID de entidad
Banco y agencia deposito
Cuenta de deposito
Numero de la resolución
Fecha de la resolución
Motivo
Estatus de la Retirada
Aplica Retención en la fuente
Centro Costo	000000123
Ítem Contable
Clase de Valor
Código de la Tabla
Línea de la Tabla
Columna de la tabla
Numero Identificación	RG1D 000001141000007
No de Pago de Cálculo	00

Ejemplo por % sobre sueldo

NOTA: En este caso el campo de Referencia significa 10% del sueldo base del empleado.

Descripción	Sobresueldo
Sucursal	D MG 01
Número de Matrícula	000001
Calculo Automático	1=Si
Orden de Calculo	008
Tipo de procedimiento	LIQ
Tipo de Calculo	6=% Salario
Código del Concepto	140
Referencia	10
Valor fijo	0.00
Proporcional	2=No
Fecha Inicio de Pago	01/01/2023
Fecha Final de Pago	31/12/2023
Fecha Liberación de Pago	01/04/2023
Tipo ID
ID de entidad
Banco y agencia deposito
Cuenta de deposito
Numero de la resolución
Fecha de la resolución
Motivo
Estatus de la Retirada
Aplica Retención en la fuente
Centro Costo	000000123
Ítem Contable
Clase de Valor
Código de la Tabla
Línea de la Tabla
Columna de la tabla
Numero Identificación	RG1D 000001140000008
No de Pago de Cálculo	00

06. Tablas Utilizadas

CTD Ítem Contable
CTH Clase Valor
CTT Centros de Costos
RCB Definición de Tablas Alfanuméricas
RCC Contenido de Tablas Alfanuméricas
RG1 Asientos Fijos
SA6 Bancos / Agencias
SRA Maestro de Empleados
SRV Conceptos
SRY Tipos de Procedimientos