Projeto: FS008769 -Melhorias na Integração SGE x Meu SENAI - Notas de Etapas e Avaliações

Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SENAI

Objetivo

Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI, a funcionalidade que permita realizar a integração de Notas de Etapas e Avaliações das Turmas/Disciplinas registradas no TOTVS Educacional (SGE).

A partir da integração, serão enviadas ao MeuSENAI (Classroom) os registros de Avaliações, Etapas e Resultado Final dos alunos por Turma/Disciplina.

Esse documento tem como base o Projeto: TOTVS Educacional x Extração de dados para o Google (FS007919 (950629 -972069)), contemplando o escopo: FS008769 - Melhorias na Integração SGE x Meu SENAI - Notas de Etapas e Avaliações.

Para isso, será apresentada uma visão prática das soluções desenvolvidas, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema.


Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave do SENAI.


Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização Melhorias na Integração SGE x Meu SENAI - Notas e Etapas de Avaliações.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.


O manual apresenta melhorias na integração Google - Meu SENAI, que proporcionou a automação do processo de integração de notas dos alunos em cada turma e disciplina, a partir da Integração das Etapas de Notas e Avaliações das Turmas/Disciplinas, com a importação de Notas dos Alunos do MeuSENAI (Classroom) para o TOTVS Educacional (SGE).

Além disso, considerando a etapa final de curso, a customização permite que seja realizada também a exportação do Resultado Final (obtido através do processo de Apuração de Resultados), para que o resultado final aplicado aos alunos no TOTVS Educacional (SGE) sejam relacionados ao MeuSENAI (Classroom).

Antes de realizar a exportação para o Google, das Etapas de notas e das Avalições, é necessário garantir que os cadastros estejam dentro das regras da exportação, conforme descrito abaixo.


  • Turmas/disciplinas exportadas: As turmas/disciplinas já devem ter sido exportadas ao MeuSENAI (Classroom) para que as Etapas de Notas e Avaliações sejam vinculadas a Turma pertencem.
  •  Vigência da turma: Só serão exportadas Epatas e avaliações cuja Turma na qual as Turmas/Disciplinas estão associadas esteja com a data Final superior a data de envio.

O processo de importação de notas (descrito neste manual), considera como turma vigente, aquelas cuja a data final da turma (STURMA.DTFINAL) + 30 dias corridos, seja posterior a data da execução.

  • Cadastro de Turmas/Disciplinas:  As Turmas/Disciplinas devem conter Etapas de Notas associadas ao cadastro de Etapas, mesmo que não tenham avaliações vinculadas às mesmas.


Etapas de Notas Numéricas

Pontuação da Etapa de Notas: A pontuação deverá estar associada ao cadastro de etapa e às avaliações, conforme os  critérios de avaliação (Nota/Conceito) de cada DR SENAI.

No cadastro da Etapa, é  necessário que os campos: Descrição, Pontos Distribuídos e Média sejam preenchidos.

Pontuação de Avaliações: No cadastro da Avaliação, é  necessário que os campos: Descrição, Valor e Média sejam preenchidos.


Etapas de Notas Conceituais

Pontuação da Etapa de Notas: A pontuação deverá estar associada ao cadastro de etapa e às avaliações, conforme os  critérios de avaliação (Nota/Conceito) de cada DR SENAI.

No cadastro da Etapa, é  necessário que os campos: Descrição e Grupo de Conceitos sejam preenchidos.


Pontuação de Avaliações: No cadastro da Avaliação, é  necessário que os campos: Descrição, Valor e Média sejam preenchidos.

Realizados os cadastros/vínculos necessários, o usuário poderá executar a Exportação das Etapas de Notas e Avaliações.

O processo foi adicionada a Exportação de Dados da interação Google, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria l Integração Google l Exportação de Dados 

O processo pode ser executado manualmente ou agendado, conforme a necessidade de cada DR SENAI.

Uma vez selecionado, enviará os registros de Notas e Avaliações associados às Turmas/Disciplinas já exportadas ao MeuSENAI(Classroom).


Para as Etapas de Notas que, após a exportação de dados tenham a necessidade de atualização de dados ou de inserção de registro de Avaliação, o usuário poderá executar a alteração/vínculo, a partir dos cadastros nativos, disponíveis em:

  • Parametrização por Curso: TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Parametrização por Curso l Anexos l Modelo de Etapas da Matriz Aplicada l Etapa de Notas l Anexos l Modelo de Avaliações por Curso e, em seguida, atualizar o cadastro para as Turmas/Disciplinas;
  • Turmas/Disciplinas: TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Turmas l Anexos l Turmas/Disciplinas l Anexos l Avaliações ou TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Turmas/Disciplinas l Anexos l Avaliações.

Após realizar o(s) cadastro(s) necessário(s), deve-se executar novamente a exportação de dados, para que o(s) novo(s) registro(s) seja(m) enviado(s) ao MeuSENAI(Classroom).

Assim, ao executar um novo processo Exportação de Dados l Etapas de Notas e Avaliações, os ajustes serão aplicados aos registros enviados ao MeuSENAI (Classroom) e também registradas no Monitor de Log.

O processo considera as atualizações:

Etapa de Notas

  • Descrição;
  • Pontos Distribuídos.


Avaliação

  • Descrição;
  • Valor.


Caso haja a necessidade de excluir uma Etapa de Notas ou uma Avaliação, ao clicar no botão "Excluir", a integração executará o processo apenas para as Etapas de Notas e Avaliações que não possuíam registros de Notas lançadas no Meu SENAI e importadas ao SGE.

Caso sejam encontrados registros de lançamentos de Notas nas Etapas de Notas ou em Avaliações vinculadas a elas, o processo de exclusão não será executado e será apresentado uma mensagem ao usuário.



Quando ocorre a exclusão de uma Etapa de notas ou de uma avalição no SGE, essa exclusão não é replicada ao Meu SENAI. Sendo de responsabilidade do Regional, faz a exclusão na plataforma.

O registro de Notas Conceituais e/ou Numéricas de avaliações aplicadas aos alunos no MeuSENAI (Classroom), considera o Tipo de Nota vinculado ao cadastro da Disciplina, tais como:

  • Notas Conceituais: O cadastro da Disciplina deve estar associado ao Tipo: Conceitual;
  • Notas Numéricas: O cadastro da Disciplina deve estar associado ao Tipo: Numérica.

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O lançamento das notas dos alunos no Meu SENAI, segue regra definida e já executada pelo SENAI, sem alteração da Customização.

Considerando o lançamento das notas de avaliações e etapas dos alunos, a partir das avaliações executadas via MeuSENAI (Classroom), essas notas serão enviadas para o TOTVS Educacional (SGE), através do processo de Importação de Notas -Meu SENAI, descrito no próximo tópico.

O processo de Importação de notas - Meu SENAI poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, ou via agendamento de job.

Ele está disponível em 2 menus:

  • Tela Turma/disciplina l Processos l Importação de notas - Meu SENAI

Menu da Integração Google: TOTVS Educacional l Sistema Indústria l Integração Google l Importação de Notas

As notas importadas serão gravadas no SGE, para cada aluno,  na avalição correspondente .



O processo de importação de notas do MeuSENAI (Classroom) para o TOTVS Educacional (SGE) considera as seguintes premissas:

  • O somatório de pontos das atividades avaliativas, atribuídos a uma determinada avaliação não poderá ultrapassar os pontos registrados na avaliação cadastrada no TOTVS Educacional (SGE);
  • As atividades no MeuSENAI (Classroom) devem estar vinculadas à uma avaliação exportada do TOTVS Educacional (SGE).

Após importar os dados do Meu SENAI (Classroom) para o TOTVS Educacional (SGE), caso ocorra atualizações ou alterações nos registros de Notas da Etapa ou Notas de Avaliação no MeuSENAI (Classroom), é necessário realizar novamente o processo de Importação de Notas (descrito no tópico anterior). Isso garante que as alterações feitas no MeuSENAI (Classroom) sejam corretamente refletidas no TOTVS Educacional (SGE).

Algumas etapas de notas podem não considerar o vínculo de Avaliações, tais como:

  • Conselho de Classe;
  • Recuperação.

Sendo assim, para que as notas obtidas pelos alunos e registradas no Meu SENAI(Classroom) a importação de notas relacionadas a essas etapas são aplicadas diretamente na etapa.

No entanto, para que seja possível a execução do processo, as etapas que possuem esta característica/finalidade deverão ter associado aos seus cadastros o parâmetro:

  • Permite Digitação Diretamente na Etapa.


Após a importação de dados do MeuSENAI (Classroom) ao TOTVS Educacional (SGE), sempre que forem aplicadas atualizações/alterações aos registros de Notas da Etapa e/ou Notas de Avaliação no MeuSENAI (Classroom), é necessário realizar um novo processo de Importação de Notas, para que os dados alterados no MeuSENAI (Classroom) sejam apropriados ao TOTVS Educacional (SGE).

Desta forma, a customização executará uma nova importação, a partir da identificação da alteração aplicada ao registro de nota e será gravada no monitor de log o processo executado.


Quando da necessidade de alteração de registro de nota da Etapa o período de registro, será de responsabilidade do DR alterar a data limite de digitação no cadastro da etapa da Turma/Disciplina no TOTVS Educacional (SGE), para que a nota ajustada pelo Professor (ou o responsável pela alteração) no Meu SENAI (Classroom), seja gravada.

A Nota Final do Aluno é aplicada considerando o Processo de Apuração de Resultados.

Assim, para que o Resultado Final seja obtido e exportado ao MeuSENAI (Classroom), é necessário que o DR SENAI realize o processo de Apuração de Resultados, conforme  as regras, fórmulas e consultas definidas pelo DR SENAI, com atenção à atribuição do resultado (Nota/Conceito) gravados para os alunos, incluindo o resultado final associado à matrícula do aluno.


Apuração - Nota Numérica:


Apuração - Nota Conceitual:


Considerando a execução prévia do processo de Apuração de Resultados, o Resultado Final do Aluno poderá ser Exportado ao MeuSENAI (Classroom).

O processo está disponível em: TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Turmas l Anexos l Turmas/Disciplinas l Anexos l Exportação de Resultado Final - MeuSENAI ou TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Turmas/Disciplinas l Anexos l Exportação de Resultado Final - MeuSENAI.



Considerando o processo de Apuração de Resultados e a Exportação do Resultado Final dos alunos ao MeuSENAI (Classroom), quando da necessidade de se aplicar uma alteração/atualização aos registros do aluno após a execução deste, a fim de garantir a validade dos registros no TOTVS Educacional (SGE) e MeuSENAI (Classroom), o usuário responsável poderá executá-lo com atenção aos seguintes processos:

  1. Importação de Notas: Realizada a alteração necessária, o processo Importação de Notas deverá ser reexecutado de forma manual;
  2. Apuração de Resultados: Considerando a execução do processo de Importação de Notas, deverá ser realizado o Processo de Apuração de Resultados;
  3. Exportação de Resultado Final - MeuSENAI: Após executar as etapas anteriores, o Resultado Final poderá ser exportado aoMeuSENAI (Classroom). O processo está disponível em: TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Turmas l Anexos l Turmas/Disciplinas l Anexos l Exportação de Resultado Final - MeuSENAI ou TOTVS Educacional l Currículo e Oferta l Turmas/Disciplinas l Anexos l Exportação de Resultado Final - MeuSENAI.

Realizado o envio, os dados relacionados à Integração de Notas de Etapas e Avaliações serão apresentados no Monitor de Log, disponível em: TOTVS Educacional l Sistema Indústria l Integração Google l Monitor de Log, que comtempla as demais informações adicionais à Integração Google:

  • Exportação de Etapas de Notas e Avaliações;
  • Importação de Notas;
  • Exportação de Notas;
  • Atualização de Etapas, Avaliações e Notas.


Os logs que apresentarem status: Erro, poderão ser reenviados, através do recurso disponível em: Processos l Reenviar.