Introdução
Quando o usuário necessita incluir documentos digitais do TOTVS Assinatura Eletrônica em determinado módulo, ele poderá utilizar este ícone e realizar a sua associação diretamente ao TOTVS Assinatura Eletrônica.
Desta forma, o RM está preparado, de forma global e customizada a receber a integração das assinaturas digitais através deste anexo.
Para consultar a documentação do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta ir diretamente na visão e clicar no ícone TOTVS Assinatura Eletrônica como mostra a imagem abaixo:
Os arquivos incluídos são associados ao DataServer e a Chave do registro no qual foi aberto o Anexo.
| Importante: Caso o usuário não possua parametrização global preenchida com os endpoints do portal TOTVS Assinatura Eletrônica, será apresentado um banner informativo quando clicar no ícone. |
Quando o usuário ainda não possui cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica, o RM irá validar este usuário quando o mesmo tentar inserir o documento. Caso este usuário já exista o TOTVS Assinatura Eletrônica irá prosseguir com as etapas abaixo, para inclusão dos documentos, destinatários e validadores.
Quando o usuário não existe, ou seja o e-mail cadastrado do usuário logado no RM não existe no TOTVS Assinatura Eletrônica, o RM irá cadastrá-lo automaticamente na tela de inclusão de documentos como mostrado abaixo:
Neste momento o RM valida o usuário logado no RM. Caso o e-mail não seja encontrado no ambiente TOTVS Assinatura Eletrônica, será proposta a sua criação na etapa seguinte:
Será necessário inserir o Nome Completo, o CPF/CNPJ, o E-mail, e a Senha do usuário, além de aceitar a Política de Privacidade e o Termo de Uso, para que o cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ocorra com sucesso.
Terminando esta etapa o usuário já pode inserir seus documentos no portal TOTVS Assinatura Eletrônica.
Ao cadastrar um envelope novo utilizando o anexo na barra de ferramentas, poderemos cadastrar os documentos, os destinatários e o seu papel.
Em um envelope, o sistema permite que sejam anexados um ou mais documentos em formato pdf e/ou anexar um relatório.
Na aba identificação, temos as seguintes informações:
Os seguintes status poderão ser visualizados:
Nesta aba pode-se incluir os arquivos, em formato pdf e/ou os relatórios que serão envelopados e enviados para os destinatários do envelope.
Pode-se incluir arquivos que atendam o tamanho máximo exibido na informação Arquivo (limite máximo de ##Mb), de forma que é possível de se enviar mais de um arquivo para validação mesclando com um ou mais relatórios do TCGI.
Após selecionar o arquivo e ou o relatório, acione o botão "+" para incluir cada um deles.
Também é possível utilizar o botão para excluir os arquivos, caso necessário.
Nesta aba deveremos selecionar os e-mails dos usuários que deverão receber o documento para assinatura no TOTVS Assinatura Eletrônica.
O RM permite um usuário ser assinante ou validador.
O RM não irá permitir a inclusão do documento caso não tenha definido os destinatários.
Da mesma forma, não é possível cadastrar um destinatário sem que se defina que o mesmo é validador ou assinante do documento.
Na imagem abaixo, temos três e-mails, dois destes são assinantes e um está cadastrado como validador.
Para cadastrar um destinatário, devemos clicar no botão "Novo".
Nesta etapa, podemos inserir um ou vários e-mails separados por ponto e vírgula.
Podemos também fazer uma pesquisa por Cliente/Fornecedor. Somente clientes / fornecedores que possuem e-mail aparecerão nesta listagem. Sendo assim, basta selecionar o cliente /fornecedor e adicioná-lo à lista de destinatários.
O e-mail do cliente/fornecedor que será utilizado no TAE é o que estará registrado no campo E-Mail da aba Principal do contato:
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Existem duas formas de atualizar o status destes documentos que foram enviados ao TOTVS Assinatura Eletrônica. O parâmetro Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão disponível em Parâmetros / Parâmetros Globais / Integração TOTVS Assinatura Eletrônica irá controlar esse comportamento:
Independente do parâmetro, os status dos documentos sempre serão atualizados ao efetivar os contratos.
Para remover os documentos do RM e do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta o usuário acessar o processo "Exclusão de documentos".
Este processo irá consultar o documento associado à action em específico e com isso, realizará sua exclusão nos dois sistemas.
| Importante: Quando o documento é excluído via processo, o sistema irá disparar e-mails para todas as partes envolvidas neste documento, alertando que o mesmo foi excluído. |
Para visualizar um documento do TOTVS Assinatura Eletrônica e consultar seu status, basta clicar no link "Visualizar", na aba identificação:
Desta forma o sistema irá mostrar o documento e o seu status atual, se está pendente, finalizado ou rejeitado. Possibilitando salvar o mesmo em .PDF ou realizar uma impressão. Além de outros controles.
