Introdução

O Controle de Despesas foi criado para ser um cadastro único, que visa atender ao módulo de Incorporação, tanto no que tange a parte de vendas, quanto a parte de alugueis e controle de seguros.

O objetivo foi criar uma ferramenta que permita o agendamento do pagamento de despesas (através da geração de movimento) e quando necessária, a consequente solicitação de reembolso (através da geração de lançamentos a receber), ou seja, permita que seja cadastrada uma despesa que irá gerar um movimento a pagar, e também permita gerar lançamentos a receber, para que seja cobrado o reembolso do que foi pago (quando necessário).

Atualmente, a despesa é utilizada para:

• Despesas de aluguel
• Controle de Seguro

Utilização

Para utilizar o controle de despesas, existem dois cadastros diretamente ligados à despesa que precisam ser feitos:

• Cadastro de Tipo de Despesa: O tipo de despesa é utilizado para agrupar e para definir a natureza financeira a pagar e receber. Para conhecer mais sobre Tipo de Despesa, clique aqui. 
• Cadastro de Regra de Reembolso: Este cadastro possui as definições que serão usadas para se gerar os lançamentos de reembolso (quando houver), como por exemplo a ordem de prioridade de cobrança. Para conhecer mais sobre Regra de Reembolso, clique aqui. 

Para realizar a criação das despesas, é possível cadastrar de forma individual, através do cadastro de despesas.

Para o módulo de alugueis, é possível criar despesas em lote, para vários imóveis simultaneamente. Para isto, é possível criar uma definição de despesa, onde são informados os parâmetros a serem utilizados para o processamento que irá gerar uma despesa para cada imóvel associado. Para conhecer melhor a Definição de Despesa, clique aqui.

A criação das despesas é feita através de um cadastro simples, que possui particularidades conforme o tipo de despesa.

Campos referentes à Despesa:

• Origem: Este campo é definido internamente pelo sistema, de acordo com o local que é feita sua chamada, podendo ser Aluguel ou Seguro.
• Status: Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema. Os status utilizados são:

• • Não Integrado: É o status inicial, que é definido por default quando a despesa é criada.
  • Integrado: Ao gerar os movimentos e os lançamentos financeiros da despesa, esta tem seu status alterado para "Integrado".
  • Parcialmente Integrado: Ao gerar apenas os movimentos ou os lançamentos financeiros da despesa, esta tem seu status alterado para "Parcialmente Integrado".

• Ano base: Ano de referência da cobrança da despesa. Utilizado para ajudar nos filtros do usuário.
• Competência: Define a competência da despesa. Por exemplo, uma despesa pode ter vencimento em julho, mas ser referente à competência de junho.
• Código: Campo chave do cadastro, que não pode ser repetido. É definido automaticamente pelo sistema de forma incremental.
• Descrição: Campo de texto livre, com tamanho máximo de 50 caracteres, para que o usuário defina a descrição da forma que lhe facilite as consultas e busca de despesas. Exemplo: Despesa de IPTU. 
• Número documento: Número da guia a ser paga como despesa, a mesma deve ser informada nesse campo. Geralmente é informada o mesmo número da guia que consta no documento de cobrança. 
• Tipo de despesa: Define o Tipo de Despesa da Despesa cadastrada. O tipo de despesa é utilizado para agrupar e para definir a natureza financeira a pagar e receber. Para saber mais sobre Tipo de Despesa clique aqui. 
• Tipo de Pagamento: Define o Tipo de Pagamento que será utilizado para o processo de geração das parcelas integradas ao movimento que será gerado ou ao lançamento financeiro diretamente.
  • Parâmetros de movimento: Define o Tipo de movimento da Despesa. Ele é quem definirá as configurações a serem consideradas no movimento que será gerado pela despesa. Para saber mais sobre Parâmetro de tipo de movimento clique aqui. 
  • Parâmetros financeiros:  Define os parâmetros que foram configurados a serem considerados na geração dos lançamentos financeiros que será gerado pela despesa.  Para saber mais sobre parâmetros financeiros clique aqui.
• Imóvel: Imóvel para o qual a despesa será gerada. Uma despesa pode ter apenas um imóvel associado. Este campo apenas é utilizado quando a Origem da despesa está definida como "Aluguel".
  • Observação: Caso seja feito o encerramento ou rescisão no contrato de locação vinculado ao imóvel da despesa, os lançamentos financeiros de reembolso com data de vencimento posterior ao encerramento ou rescisão serão cancelados. 
• Empreendimento/Unidade/Subunidade: Define a associação da Subunidade para a qual a despesa será gerada. Uma despesa pode ter apenas uma Subunidade associada. Este campo apenas é utilizado quando a Origem da despesa está definida como "Venda".
  • Observação: Caso a Subunidade esteja vendida e exista a necessidade de realizar Distrato, ou Aditivos de Troca de Subunidade ou Troca de Comprador no contrato, estes só poderão ser efetivados se não existir nenhum lançamento de Reembolso da Despesa aberto. 
• Inscrição municipal: Define a associação da despesa com a Inscrição municipal do imóvel selecionado.
• Cliente/Fornecedor: Neste campo é definido o fornecedor para o qual será gerado o movimento da despesa. Caso o Tipo de Despesa informado seja de IPTU ou ITBI o Cliente/Fornecedor será buscado do cadastro da Subunidade no campo código da prefeitura que é informado em Controle de IPTU/Registro.

Campos do Responsável pela Despesa:

• Responsável pela Despesa: Define o Responsável como Cliente ou Empresa.
• Responsável a Partir: Caso seja definido que o responsável é o cliente o sistema permite a seleção de datas para informar em qual momento a obrigação passou a ser do cliente 

Campos de Valor Despesa:

• Tipo valor despesa: Este campo possuí duas opções, são elas: Valor à vista e Valor à prazo. Quando for marcada a opção Valor à vista os campos Nº de parcela(s) e Intervalo em dias ficarão desabilitados impossibilitando a edição dos mesmos. Já marcando a opção Valor à prazo, os campos de Nº de parcela(s) e Intervalo em dias ficarão habilitados, permitindo que as informações seja inseridas. 

• • Valor a vista: Campo usado para informar o valor a vista para a despesa a ser gerada. 
  • Valor a prazo: Campo usado para informar o valor a prazo para a despesa a ser gerada. 

• Primeiro vencimento: Neste campo o usuário deve informar o primeiro vencimento da despesa a ser gerada. 
• N° de parcela(s): Permite ao usuário informar o número de parcelas que serão geradas para o despesa. 
• Periodicidade: Define a periodicidade das parcelas a partir da data de Primeiro vencimento
  • Mensal : As parcelas serão mensais, ou seja, vencerão todas no mesmo dia variando apenas os meses entre elas
  • Personalizada: As parcelas terão um intervalo de dias fixo entre elas
• Intervalo em dias: Permite ao usuário informar o intervalo em dias de uma parcela de despesa para outra quando a Periodicidade é definida como Personalizada. 

Campos referentes ao Reembolso:

• Permite reembolso: Marcando este parâmetro todos os outros campos da tela serão habilitados para preenchimento. 
• Regra de reembolso: Campo usado para armazenar a regra de reembolso da despesa. Para maiores detalhes sobre Regra de Reembolso clique aqui. 
• Tipo valor reembolso: Assim como o campo Tipo Valor Despesa, este campo possuí duas opções, são elas: Valor à vista e Valor à prazo. Quando for marcada a opção Valor à vista os campos Nº de parcela(s) e Intervalo em dias reembolso ficarão desabilitados impossibilitando a edição dos mesmos. Já a opção Valor à prazo, quando estiver marcada, os campos de Nº de parcela(s) e Intervalo em dias reembolso ficarão habilitados, permitindo que as informações seja inseridas. 
• Primeiro vencimento reembolso: Neste campo o usuário deve informar o primeiro vencimento da parcela de reembolso a ser gerada. 
• Nº de parcela(s): Permite ao usuário informar o número de parcelas que serão geradas para o Reembolso. 
• Periodicidade reembolso: Define a periodicidade das parcelas de reembolso a partir da data de Primeiro vencimento reembolso
  • Mensal : As parcelas serão mensais, ou seja, vencerão todas no mesmo dia variando apenas os meses entre elas
  • Personalizada: As parcelas terão um intervalo de dias fixo entre elas
• Intervalo em dias reembolso: Permite ao usuário informar o intervalo em dias de uma parcela de reembolso para outra. quando a Periodicidade de reembolso é definida como Personalizada
• Código parâmetro integração financeiro: Este campo é usado para armazenar o parâmetro de integração financeira de aluguel que será para a geração dos lançamentos de reembolso. Para saber mais sobre Parâmetros de Integração Financeira clique aqui. 

Importante!

• Na geração de lançamentos de reembolso, caso o parâmetro integração financeira não estiver configurado com algum valor para o campo "Centro de Custo" o sistema irá automaticamente buscar o centro de custo cadastrado no imóvel associado a despesa;
• Caso o imóvel possua áreas fracionadas, o sistema irá utilizar os centros de custo cadastrados na área do imóvel para realizar os rateios dos lançamentos de reembolso.
• Caso o imóvel possua áreas fracionadas mas sem a informação de centro de custo, o sistema continuará buscando o centro de custo cadastrado no imóvel ou nos parâmetros de integração financeira da despesa para compor os devidos rateios.

Abaixo temos a tela de despesas aba Identificação:

Figura 1 - Tela do Cadastro de Despesas de Aluguel

Figura 2 - Tela do Cadastro de Despesas de Venda

Clicando no botão Salvar, o sistema irá gravar as parcelas vinculadas à despesa.

Importante: Não será possível integrar uma despesa, isto é, gerar movimentos de despesa ou lançamentos de reembolso, caso o seguro associado não esteja com o status de "Efetivado".