Falando de lançamento de documento...

O flow de Lançamento de documento permite o lançamento dos dados referentes a um documento, seja uma nota, recibo, boleto ou outro que a empresa possua, com a obrigatoriedade de anexar o documento citado.

Depois de adquirido, instalado e configurado, ele cria um processo igual a qualquer outro processo padrão da plataforma, ou seja, a abertura de solicitações é a partir do recurso Iniciar solicitação.

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			<p class="flows-callout-text"><b>NOTA:</b><br>Esse <i>flow</i> não envia o documento ou as informações do documento para o ERP. Também não efetua controle ou geração de pagamentos.</p>
		</div>
	</div>
</div>

***IMAGEM***

Como adquirir

O flow de solicitação de viagem é listado como uma solução paga no recurso Store do TOTVS Fluig Plataforma a partir da atualização Mist - 1.8.0-230523.

Para adquiri-lo, é necessário entrar em contato com o executivo de soluções de negócio responsável por sua conta.

Com o processo de aquisição finalizado, o acesso à instalação do flow é liberado, sendo necessário instalá-lo para utilizar. Neste caso, basta seguir os passos descritos em Instalar e configurar flow.

Instalação

Depois de adquirir esse flow, ele estará liberado para instalação a partir do recurso Store.

Requisito para uso

Para instalar e utilizar esse flow, é necessário:

ter o TOTVS Fluig Plataforma instalado e parametrizado a partir da atualização Mist - 1.8.0-230523;

utilização de processo padrão.

Links externos

Esse flow faz uso do seguinte link externo:

https://servicodados.ibge.gov.br/api/v1/localidades/estados: de onde são obtidos os estados e as cidades para seleção durante a abertura da solicitação.

Parametrizações (revisar)

Durante a instalação desse flow, é necessário definir algumas parametrizações, que são divididas em quatro etapas:

Geral: Criação de tipos de documentos e pastas para armazenamento dos documentos anexados;

Responsáveis: Atribuição de responsáveis por atividade;

Cadastros: Personalização de SLA por atividade e definição de um gestor do processo;

Revisão: onde são listados os principais dados do processo que será criado para conferência.

Configurar flow

Vídeo*

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

03. Na área Flows do recurso Store, localize e clique no flow Lançamento de documento.

04. Clique em Configurar – localizado no quadro do flow.

06. Na etapa Geral, em Dados gerais, defina as informações de apresentação e comportamento geral.

Código identificador do processo
Exibe o código de identificação do processo. Não é possível alterá-lo.

Nome do processo
Nome que visa facilitar o reconhecimento do processo e do seu objetivo. Esse nome será exibido posteriormente no recurso Iniciar solicitação.

Descrição
Breve descrição sobre os detalhes do processo e instruções para os solicitantes utilizarem.

Categoria
Categoria na qual o processo se enquadra. Ele será exibido dentro dessa categoria no recurso Iniciar solicitação.

Perfil gestor do processo
Pessoa que será definida como gestora do processo, ou seja, na ausência do responsável por alguma atividade, essa pessoa pode substitui-lo e continuar com a movimentação da solicitação. Se não for definida uma pessoa gestora, apenas os responsáveis pelas atividades poderão movimentar a solicitação, ou seja, na ausência de algum responsável, a solicitação permanecerá parada. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode ser gestor da solicitação;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que os gestores serão as pessoas que fazem parte de um determinado grupo;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que os gestores serão as pessoas que fazem parte de um determinado papel;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que o gestor será uma pessoa específica.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que será definida como gestora do processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Perfil gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo máximo acordado, em horas, durante o qual a solicitação ficará disponível. Ao atingir o tempo máximo, uma notificação é emitida informando que a solicitação expirou. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser menor que o prazo de notificação.

Prazo para notificar (em horas)
Tempo acordado, em horas, para que uma notificação seja enviada antes do prazo de expiração da solicitação. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser maior que o prazo de expiração.

07. Clique em Avançar.

08. Na etapa Responsáveis, em Solicitante, defina o perfil responsável por abrir a solicitação e configure suas atividades.

1 - ABRIR SOLICITAÇÃO

Quem poderá abrir uma solicitação
Pessoas que podem abrir solicitação no processo criado por esse flow. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode abrir solicitação;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem abrir solicitação;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado papel podem abrir solicitação;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica pode abrir solicitação.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que pode abrir solicitações nesse processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Quem poderá abrir uma solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da solicitação para as pessoas envolvidas. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao responsável pela primeira atividade;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao gestor do processo.

2 - AJUSTAR DADOS DO DOCUMENTO
A responsabilidade por ajustar dados dos documentos é atribuída à pessoa que abriu a solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da atividade. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao responsável por ela, que neste caso, é o próprio solicitante;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo, em horas, dentro do qual a atividade de ajuste da solicitação deve ser concluída. Após esse tempo, ela será considerada atrasada. Se configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma e o momento em que o solicitante recebeu ou assumiu a atividade.

09. Em Documentos, defina o perfil responsável pelo setor de documentos e configure sua atividade.

01. Quem poderá analisar o documento?
Pessoas que podem analisar o documento no processo criado por esse flow. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode analisar o documento;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem analisar o documento;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado papel podem analisar o documento;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica pode analisar o documento.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que pode abrir solicitações nesse processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Quem poderá abrir uma solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início das atividades para as pessoas envolvidas. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao responsável pela primeira atividade;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo, em horas, dentro do qual a análise da solicitação deve ser concluída. Após esse tempo, ela será considerada atrasada. Se configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma e o momento em que o responsável recebeu ou assumiu a atividade.

10. Para visualizar o fluxo da solicitação, clique em Visualizar fluxo.

11. Na etapa Cadastros, em Centro de custo defina os centros de custo e seus responsáveis.

Código
Informe o código do centro de custo.

Nome do centro de custo
Informe o nome do centro de custo.

Gestor do centro de custo
Informe o gestor responsável pelo centro de custo.

Para adicionar mais centros de custo, clique em Adicionar novo centro de custo. Para excluir um centro de custo adicionado, basta clicar em Excluir.

12. Ainda na etapa Cadastros, em Estabelecimento, insira o nome dos estabelecimentos (Matriz, franquias e filiais) de sua empresa ou organização.

Nome do estabelecimento
Nome do estabelecimento da sua empresa como matriz, filial, franquia etc.

Para adicionar mais estabelecimentos, clique em Adicionar novo estabelecimento e preencha seu nome. Para excluir um estabelecimento adicionado, basta clicar em Excluir.

13. Clique em Avançar.

14. Na etapa Revisão, em Dados do processo, confira as principais informações do processo que será criado.

Se necessário, clique em Voltar até a etapa desejada para ajustar alguma configuração.

15. Clique em Criar processo (validar ícone)

Ao finalizar a instalação, um processo com o nome e na categoria definidos na configuração é listado no recurso Iniciar solicitações.

Editar flow

vídeo*

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

03. Na área Flows do recurso Store, localize o flow Lançamento de documento.

04. Clique em Configurar – localizado no quadro do flow.

05. Altere as informações desejadas em cada etapa e avance até a última.

06. Clique em Atualizar .

Uma nova versão do processo será criada. As solicitações que estão em andamento continuam com os dados da versão antiga. Apenas as novas solicitações que forem abertas terão as informações que foram alteradas na nova versão.

Atualizar flow

^{Quando houver atualizações disponíveis, o indicativo será exibido no flow para informar que ele pode ser atualizado.}

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

03. No recurso Store, localize e clique no flow de Lançamento de documento.

04. Clique em Atualizar.

As novidades e correções liberadas para o flow serão aplicadas na sua instalação.

Processo criado

Ao finalizar a configuração do flow, o processo criado é listado juntamente com os demais processos existentes na plataforma, tanto no recurso Configurar processos quanto no Iniciar solicitações.

<div class="flows">
	<div class="flows-callout">
		<div class="flows-callout-image">
			<img class="flows-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="flows-callout-body">
			<p class="flows-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Como esse <i>flow</i> se torna um processo igual a qualquer outro dentro da plataforma, é possível alterá-lo ou até mesmo excluir seus artefatos. Porém, se for feita qualquer alteração no processo, diagrama, formulário ou outro artefato, o direito ao suporte padrão é automaticamente perdido.</p>
		</div>
	</div>
</div>

As características do processo criado por esse flow são detalhadas a seguir.

Diagrama

O diagrama define como o processo funciona, quais atividades o compõem e qual o caminho que a solicitação segue até a sua conclusão.

Este é o diagrama do flow de Lançamento de documento:

TOTVS Fluig > Flows | Lançamento de documento > lancamento_documento of.png

Atividades (revisar)

As atividades que compõem o processo são:

O processo é finalizado com sucesso.

Restrições

O flow de Solicitação de viagem possui as seguintes restrições:

não permite ser integrado a outros sistemas;

não permite personalização, tais como, adicionar campos ao formulário, alterar o diagrama, adicionar ou remover atividades;

não integra com Self booking;

<div class="flows">
	<div class="flows-callout">
		<div class="flows-callout-image">
			<img class="flows-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="flows-callout-body">
			<p class="flows-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Como esse <i>flow</i> se torna um processo igual a qualquer outro dentro da plataforma, é possível alterá-lo ou até mesmo excluir seus artefatos. Porém, se for feita qualquer alteração no processo, diagrama, formulário ou outro artefato, o direito ao suporte padrão é automaticamente perdido.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Abrir solicitação

^{É necessário que o flow Solicitação de viagem esteja instalado e devidamente parametrizado para abrir uma solicitação. Os usuários que podem abrir solicitação são os que foram definidos na configuração do flow, no campo "Quem poderá abrir uma solicitação?".}

Vídeo

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Processos.

02. Clique em Iniciar solicitações.

03. Localize e clique no processo de Lançamento de documentos.

O nome do processo e a categoria na qual ele se encontra são os que foram definidos durante a instalação e configuração.

04. Em Dados gerais, preencha os dados referente aos responsáveis pela abertura e pela solicitação do atual processo.

Usuário de abertura
Usuário que está autenticado na plataforma. Não é possível alterá-lo.

Data
Data na qual a solicitação está sendo aberta. Não é possível alterá-la.

Usuário solicitante
Nome do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. O usuário solicitante pode ser diferente do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.

E-mail do solicitante
E-mail do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. Pode ser diferente do e-mail do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.

Estabelecimento/Filial
Nome da unidade, franquia ou filial à qual o usuário solicitante pertence.

Centro de custo
Centro de custo da área à qual o usuário solicitante pertence. Esse é o centro de custo no qual as despesas com a viagem serão alocadas.

05. Em Dados do documento, preencha os dados referentes ao documento que será lançado.

Emitido por
Selecione o setor de emissão do documento.

Entidade responsável pela emissão
Insira o nome da empresa, cliente ou colaborador.

Tipo de cadastro
Selecione o tipo de cadastro: CPF ou CNPJ.

Tipo de cadastro - CPF ou CNPJ
Selecione o tipo de cadastro e insira o número.

Tipo de documento
Selecionar o tipo de documento a ser incluído. Tipos de documentos que podem ser visualizados em: Painel de controle - Tipos de documento.

Número do documento
Insira o número do documento.

Valor do documento (se houver)
Insira o valor do documento.

Anexar documento
Utilize a aba anexos para anexar o documento ou clique diretamente no botão Anexar documento.

Gestão eletrônica de documentos (GED)
Selecione se deseja ou não, publicar este documento no GED.

Pasta no GED para publicar o documento
Caso tenha optado por publicar no GED, selecione a pasta onde o documento será publicado. Clique em Selecionar pasta.

Validade do documento
Defina se o documento possuirá ou não uma data de validade. Caso escolha incluir uma data de validade, insira a data de início e de expiração da validade.

Notificar expiração da validade do documento
Defina quantos dias antes da data de expiração do documento você deseja receber uma notificação.

06. Em Justificativa, preencha quais os motivos para o lançamento do documento e as possíveis informações complementares.

07. Se necessário, acesse as abas Histórico e Anexos – localizadas na parte superior – para complementar a solicitação com comentários ou documentos.

Informações mais detalhadas sobre as demais opções existentes podem ser obtidas em Iniciar solicitações.

08. Clique em Enviar.

Sua solicitação será aberta e pode ser acompanhada pela Central de tarefas → Minhas solicitações.

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