Falando de inclusão de contratos...

O flow de inclusão de contratos permite o registro de dados cadastrais de um contrato, tais como: Nome, Fornecedor/Cliente, Itens e data de validade.

Depois de adquirido, instalado e configurado, ele cria um processo igual a qualquer outro processo padrão da plataforma, ou seja, a abertura de solicitações é a partir do recurso Iniciar solicitação.

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			<p class="flows-callout-text"><b>NOTA:</b><br>Esse <i>flow</i> não está integrado a nenhum ERP</i>. Também não contempla a Gestão do Contrato: medições, cronograma financeiro, cláusulas, aditivo, paralisação ou suspensão.</p>
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	</div>
</div>

IMAGEM

Como adquirir

O flow de inclusão de contrato é listado como uma solução paga no recurso Store do TOTVS Fluig Plataforma a partir da atualização Mist - 1.8.0-230523.

Para adquiri-lo, é necessário entrar em contato com o executivo de soluções de negócio responsável por sua conta.

Com o processo de aquisição finalizado, o acesso à instalação do flow é liberado, sendo necessário instalá-lo para utilizar. Neste caso, basta seguir os passos descritos em Instalar e configurar flow.

Instalação

Depois de adquirir esse flow, ele estará liberado para instalação a partir do recurso Store.

Requisito para uso

Para instalar e utilizar esse flow, é necessário:

ter o TOTVS Fluig Plataforma instalado e parametrizado a partir da versão Mist - 1.8.0-230523;

utilização de processo padrão.

Links externos (precisa incluir?)

Esse flow faz uso do seguinte link externo:

https://servicodados.ibge.gov.br/api/v1/localidades/estados: de onde são obtidos os estados e as cidades para seleção durante a abertura da solicitação.

Parametrizações

Durante a instalação desse flow, é necessário definir algumas parametrizações, que são divididas em quatro etapas:

Geral: onde são definidos os dados gerais do processo, como gestor e prazos de expiração e de aviso;

Responsáveis: onde são definidos os responsáveis e o SLA de cada atividade;

Cadastros: onde são definidas as opções que serão selecionadas durante o preenchimento da solicitação: cadastro de centro de custo e tipo de contrato;

Revisão: onde são listados os principais dados do processo que será criado para conferência.

Instalar e configurar flow

VÌDEO

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

03. Na área Flows do recurso Store, localize e clique no flow Inclusão de contrato.

04. Clique em Configurar – localizado no quadro do flow.

06. Na etapa Geral, em Dados gerais, defina as informações de apresentação e comportamento geral deste processo.

Código identificador do processo
Exibe o código de identificação do processo. Não é possível alterá-lo.

Nome do processo
Nome que visa facilitar o reconhecimento do processo e do seu objetivo. Esse nome será exibido posteriormente no recurso Iniciar solicitação.

Descrição
Breve descrição sobre os detalhes do processo e instruções para os solicitantes utilizarem.

Categoria
Categoria na qual o processo se enquadra. Ele será exibido dentro dessa categoria no recurso Iniciar solicitação.

Pessoa gestora do processo
Pessoa que será definida como gestora do processo, ou seja, na ausência do responsável por alguma atividade, essa pessoa pode substitui-lo e continuar com a movimentação da solicitação. Se não for definida uma pessoa gestora, apenas os responsáveis pelas atividades poderão movimentar a solicitação, ou seja, na ausência de algum responsável, a solicitação permanecerá parada. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode ser gestor da solicitação;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que os gestores serão as pessoas que fazem parte de um determinado grupo;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que os gestores serão as pessoas que fazem parte de um determinado papel;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que o gestor será uma pessoa específica.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que será definida como gestora do processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Pessoa gestora do processo.

Prazo de expiração (em horas)
Tempo máximo acordado, em horas, durante o qual a solicitação ficará disponível. Ao atingir o tempo máximo, uma notificação é emitida informando que a solicitação expirou. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser menor que o prazo de notificação.

Prazo de aviso (em horas)
Tempo acordado, em horas, para que uma notificação seja enviada antes do prazo de expiração da solicitação. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser maior que o prazo de expiração.

07. Clique em Avançar.

08. Na etapa Responsáveis, em Solicitante, defina o perfil responsável por abrir a solicitação e configure suas atividades.

1 - ABRIR SOLICITAÇÃO

Quem poderá abrir uma solicitação
Pessoas que podem abrir solicitação no processo criado por esse flow. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode abrir solicitação;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem abrir solicitação;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado papel podem abrir solicitação;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica pode abrir solicitação.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que pode abrir solicitações nesse processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Quem poderá abrir uma solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da solicitação para as pessoas envolvidas. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao responsável pela primeira atividade;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao gestor do processo.

2 - AJUSTAR DADOS DO CONTRATO
A responsabilidade por ajustar dados do contrato é atribuída à pessoa que abriu a solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da atividade de ajuste da solicitação. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade de ajuste da solicitação será enviada ao responsável por ela, que neste caso, é o próprio solicitante;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade de ajuste da solicitação será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade de ajuste da solicitação será enviada ao gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo, em horas, dentro do qual a atividade de ajuste da solicitação deve ser concluída. Após esse tempo, ela será considerada atrasada. Se configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma e o momento em que o solicitante recebeu ou assumiu a atividade.

09. Ainda na etapa Responsáveis, em Contratos,, defina o perfil responsável pelo setor de contratos e configure sua atividade

1 - ANALISAR CONTRATO

Quem poderá analisar o contrato.
Pessoas que podem analisar o contrato neste flow. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa poderá analisar o contrato;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem analisar o contrato;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado papel podem analisar o contrato;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica poderão analisar o contrato.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da atividade de análise do contrato. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade de análise do contrato será enviada ao responsável por ela, que neste caso, é o próprio solicitante;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade de análise do contrato será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade de análise do contrato será enviada ao gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo, em horas, dentro do qual a atividade de análise do contrato deve ser concluída. Após esse tempo, ela será considerada atrasada. Se configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma e o momento em que o solicitante recebeu ou assumiu a atividade.

10. Para visualizar o fluxo da solicitação, clique em Visualizar fluxo.

11. Clique em Avançar.

12. Na etapa Cadastros, em Centro de custo, determine os centros de custos e seus responsáveis.

Código
Código do centro de custo do contrato. Não é possível gerar códigos repetidos. Após ser salvo, ele não poderá ser editado ou excluído.

Nome do centro de custo
Definir um nome para o centro de custo.

Gestor do centro de custo
Definir um gestor responsável pelo centro de custo.

Para adicionar mais centros de custo, clique em Adicionar novo centro de custo e preencha as informações necessárias. Para excluir um centro de custo adicionado, basta clicar em Excluir.

13. Ainda na etapa Cadastros, em Estabelecimento, insira o nome dos estabelecimentos e filiais de sua empresa ou organização.

Nome do estabelecimento
Insira um nome para o estabelecimento.

Para adicionar mais estabelecimentos, clique em Adicionar novo estabelecimento e informe o nome do estabelecimento. Para excluir um estabelecimento adicionado, basta clicar em Excluir.

14. Ainda na etapa Cadastros, em Tipo de contrato, insira o nome dos contratos que poderão ser adicionados na abertura da solicitação.

Nome do tipo
Insira um nome para o tipo de contrato.

Para adicionar mais tipos de contrato, clique em Adicionar novo tipo de contrato e informe o nome do novo tipo. Para excluir um tipo de contrato já adicionado, basta clicar em Excluir.

15. Clique em Avançar.

16. Na etapa Revisão, em Dados do processo, confira as principais informações do processo que será criado.

Se necessário, clique em Voltar até a etapa desejada para ajustar alguma configuração.

17. Clique em Instalar .

Ao finalizar a instalação, um processo com o nome e na categoria definidos na configuração é listado no recurso Iniciar solicitações.

Editar flow

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

03. Na área Flows do recurso Store, localize o flow Inclusão de contrato.

04. Clique em Configurar – localizado no quadro do flow.

05. Altere as informações desejadas em cada etapa e avance até a última.

06. Clique em Atualizar .

Uma nova versão do processo será criada. As solicitações que estão em andamento continuam com os dados da versão antiga. Apenas as novas solicitações que forem abertas terão as informações que foram alteradas na nova versão.

Atualizar flow

^{Quando houver atualizações disponíveis, o indicativo será exibido no flow para informar que ele pode ser atualizado.}

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

03. No recurso Store, localize e clique no flow de Inclusão de contrato.

04. Clique em Atualizar.

As novidades e correções liberadas para o flow serão aplicadas na sua instalação.

Processo criado

Ao finalizar a configuração do flow, o processo criado é listado juntamente com os demais processos existentes na plataforma, tanto no recurso Configurar processos quanto no Iniciar solicitações.

<div class="flows">
	<div class="flows-callout">
		<div class="flows-callout-image">
			<img class="flows-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="flows-callout-body">
			<p class="flows-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Como esse <i>flow</i> se torna um processo igual a qualquer outro dentro da plataforma, é possível alterá-lo ou até mesmo excluir seus artefatos. Porém, se for feita qualquer alteração no processo, diagrama, formulário ou outro artefato, o direito ao suporte padrão é automaticamente perdido.</p>
		</div>
	</div>
</div>

As características do processo criado por esse flow são detalhadas a seguir.

Diagrama

O diagrama define como o processo funciona, quais atividades o compõem e qual o caminho que a solicitação segue até a sua conclusão.

Este é o diagrama do flow de Inclusão de contratos:

TOTVS Fluig > Flows | Inclusão de contratos > inclusao_contratos.png

Atividades

As atividades que compõem o processo são:

O processo é iniciado.

O Responsável pelos contratos analisa as informações do contrato e o contrato anexado. Podendo aprovar, reprovar ou devolver para o solicitante ajustar os dados do contrato.

Executa o cancelamento do processo.

O solicitante recebe notificação informando que é necessário dados adicionais ou ajustes das informações para atender a análise da solicitação.

O solicitante precisará colocar informações adicionais no campo Justificativa para poder complementar o entendimento acerca de sua demanda.

Esse complemento poderá ser com informações adicionais em texto ou anexo de documentos e imagens, conforme a informação recebida do gestor do centro de custo.

O processo é finalizado com sucesso.

Restrições

O flow de Inclusão de contratos possui as seguintes restrições:

não possui integrações com outros sistemas;

não é customizável.

<div class="flows">
	<div class="flows-callout">
		<div class="flows-callout-image">
			<img class="flows-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="flows-callout-body">
			<p class="flows-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Como esse <i>flow</i> se torna um processo igual a qualquer outro dentro da plataforma, é possível alterá-lo ou até mesmo excluir seus artefatos. Porém, se for feita qualquer alteração no processo, diagrama, formulário ou outro artefato, o direito ao suporte padrão é automaticamente perdido.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Abrir solicitação

^{É necessário que o flow Inclusão de contratos esteja instalado e devidamente parametrizado para abrir uma solicitação. Os usuários que podem abrir solicitação são os que foram definidos na configuração do flow, no campo "revisar".}

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Processos.

02. Clique em Iniciar solicitações.

03. Localize e clique no processo de Inclusão de contratos.

O nome do processo e a categoria na qual ele se encontra são os que foram definidos durante a instalação e configuração.

04. Em Dados gerais, preencha os dados referentes aos responsáveis pela abertura e pela solicitação do atual processo.

Usuário de abertura
Usuário que está autenticado na plataforma. Não é possível alterá-lo.

Data
Data na qual a solicitação está sendo aberta. Não é possível alterá-la.

Usuário solicitante
Nome do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. O usuário solicitante pode ser diferente do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.

E-mail do solicitante
E-mail do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. Pode ser diferente do e-mail do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.

Estabelecimento/Filial
Nome da unidade, franquia ou filial à qual o usuário solicitante pertence.

Centro de custo
Centro de custo da área à qual o usuário solicitante pertence. Esse é o centro de custo no qual as despesas com a viagem serão alocadas.

05. Em Dados do contrato, insira os dados referentes ao contrato que será incluído.

Início do contrato
Inserir data de início do contrato.

Fim do contrato
Inserir data de fim do contrato.

Tipo de Contrato
Digite ou busque por um tipo de contrato.

Nome ou razão social do fornecedor
Inserir o nome ou razão social do fornecedor

CNPJ
Inserir CNPJ do fornecedor

Objeto do contrato
Inserir objeto do contrato

Índice de reajuste do contrato
Inserir índice de reajuste.

Pasta no GED para armazenar o contrato
Selecione uma pasta no GED para armazenas o contrato. Acione o botão Selecionar pasta.

Item do contrato
Inserir item do contrato.
Para adicionar um novo item, basta acionar Adicionar novo item. Para excluir um item já adicionado, basta clicar em Excluir.

Quantidade
Inserir a quantidade de itens.

Unidade de medida
Definir a unidade de medida do item, dentre as já pré-definidas.

Valor unitário
Inserir o valor unitário do item.

Total
Total da quantidade de itens definidos. Valor definido automaticamente.

Anexar contrato
Utilize a aba anexos para anexar o contrato ou acione o botão Anexar contrato. O Anexo é obrigatório.

Notificar expiração da validade do contrato
Defina quantos dias antes da data de expiração do contrato você deseja receber uma notificação em Dias antes da expiração.

06. Em Justificativa, no campo Qual o motivo da solicitação?, insira os motivos para a inclusão do contrato e as possíveis informações complementares.

07. Clique em Enviar.

08. Em Análise do contrato, insira as informações complementares sobre a análise do contrato pelo setor responsável por contratos.

Responsável por contratos
Nome do responsável por contratos.

Data
Data da análise do contrato.

Justificativa
insira os motivos para a análise do contrato e as possíveis informações complementares.

09. Se necessário, acesse as abas Histórico e Anexos – localizadas na parte superior – para complementar a solicitação com comentários ou documentos.

10. Clique em Enviar.

Informações mais detalhadas sobre as demais opções existentes podem ser obtidas em Iniciar solicitações.

Sua solicitação será aberta e pode ser acompanhada pela Central de tarefas → Minhas solicitações.

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