As informações referente aos documentos integrados com TOTVS Assinatura Eletrônica.


Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui.



É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.


Caso, os parâmetros acima não tenha sido preenchido, o sistema irá emitir uma mensagem de alerta ao abrir a tela, informando a necessidade desta configuração para o correto funcionamento da integração

 



Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.


O sistema possui as seguintes colunas:

  • Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.

  • Status: Exibirá o status do documento/relatório.

  • Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
  • Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
  • Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
  • Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
  • Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
  • Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
  • Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
  • Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios, caso seja relacionado a um processo principal.
  • Criado por: Usuário de criação do processo.
  • Criado em: Data de criação do processo.
  • Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
  • Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.



Caso o parâmetro "Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão" esteja marcado, o sistema irá atualizar todos os status de todos os documento que forem aberto na visão inicial. Para acessar em  Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:


Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.


Data limite para validação/assinatura do documento. Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data, ao ser executado o processo de atualização de status o documento será cancelado.

Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica. O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.


O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos


Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento Pendente de assinatura ou Assinado parcialmente teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura Eletrônica e atualizará a informação no registro de monitoramento.

Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.

Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.


Através desse processo será possível excluir os documentos integrados pendentes e finalizados com erro.


Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente |  Excluindo um documento


Através desse processo será possível excluir o vínculo entre o documento do diário de classe e o TOTVS Assinatura Eletrônica que já foi assinados. Apenas os documento do tipo de "Diário de Classe" e que já está com o status de "Finalizado", ou seja todos os destinatário assinaram, pode ser possível a remoção do vínculo


A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele.

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.

Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.

No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:


Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo:

jose@integração.com - prioridade 0

[email protected] - prioridade 1


A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.