Quando implementado o Controle de alçadas no Fluxo de compras da empresa, os Pedidos de Compras, Contratos de Parceria, Autorizações de Entrega e Documentos de Entrada com divergência, gerados durante os Processos de Compra serão automaticamente encaminhados para aprovação pelos aprovadores responsáveis, conforme Cadastros do Grupo de Aprovação pertinente ao Tipo de Documento. O processo de Liberação de Documentos é realizado com o objetivo de controlar e gerenciar os gastos da empresa e eventuais problemas durante o Processo de Compra.

A transação de liberação somente está disponível aos usuários cadastrados como Aprovadores e que sejam responsáveis pela aprovação do documento, conforme fluxo determinado pelo Cadastros de Aprovadores.

Ao acessar a rotina Liberação de Documentos, configure os parâmetros da rotina com os dados a seguir:

• Exibir documentos: Filtra os documentos exibidos de acordo com o status de aprovação.

Após a definição dos Parâmetros, os documentos são apresentados. Os documentos pendentes de aprovação são identificados pela legenda na cor vermelha. Além dos documentos retidos pelo Controle de Alçadas, ficam disponíveis as seguintes opções:

• Visualizar -> Documento emitido: Permite visualizar o documento posicionado na interface de liberação de documentos, permitindo assim a análise do documento a liberar.
• Visualizar -> Saldo para aprovação: Permite consultar o saldo de aprovação do aprovador conectado ao sistema.
• Outras Ações -> Aprovar pelo Superior -> Aprovar pelo superior: Esta opção permite liberar documentos pela senha do Aprovador superior (quando houver), em situações na qual, por exemplo, esteja esgotado o limite do aprovador conectado ao sistema. Ao acionar esta opção abre-se a interface de Liberação do Documento posicionado e para liberá-lo é necessário informar a senha do Aprovador Superior.
• Outras Ações -> Aprovar pelo Superior -> Transferir para superior: Transfere a aprovação do documento posicionado para o Aprovador Superior, caso este exista.
• Pendências de Subordinados: Utiliza-se esta opção quando na ausência de um aprovador com documentos pendentes, o seu superior tenha acesso aos documentos e efetue as liberações, dando continuidade ao processo de liberação, sem que seja necessário usar a Senha do Aprovador Ausente. Para isso, o seu superior, utiliza a opção Ausência Temporária para ter acesso a todas as liberações dos usuários aprovadores, que estão sob sua supervisão. Vale ressaltar que para utilizar essa função, é necessário que o aprovador superior esteja cadastrado como superior do aprovador subordinado na rotina cadastro de aprovadores.

Para aprovar um documento, Posicione o cursor no registro desejado e acione a opção Aprovar. Na sequência visualize a interface com os detalhes do documento disponível para aprovação, para que o aprovador possa analisá-lo e decidir por sua aprovação ou não.

Após Confirmar a liberação registra-se no documento o nome do usuário Aprovador (essa informação é listada na parte inferior do documento, na forma de assinatura com o respectivo nome) e o documento passa a ter o status Atualizado para que possa prosseguir no fluxo de Compra. 

O processo Liberação de documento deve ser realizado com frequência pelos usuários aprovadores para garantir a agilidade dos processos de compra da empresa.

No processo de de Liberação de documento, é demonstrado em tela o número do documento, data de liberação, valor total, fornecedor, data de emissão, moeda e o campo observações. Os Campos moeda  tanto referente ao documento quanto referente aos dados do aprovador, são preenchidos conforme o cadastro do aprovador. Ou seja, ao acessar a rotina para liberar um documento, o campo moeda em tela vai ser sempre preenchido baseado na moeda informada no cadastro do aprovador, mesmo sendo aprovado um documento que tenha sido gerado com outra moeda Em casos de liberação de documentos de outra moeda, a conversão é feita no valor total e o campo moeda mantém o valor baseado no que foi informado no cadastro do aprovador.