Integração de Leads e Oportunidades do RD Station para o TOTVS CRM

Contexto

A integração entre o RD Station e o TOTVS CRM por meio do iPaaS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração iPaaS, você pode automatizar o processo de envio dos leads gerados no RD Station para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

Sistemas Envolvidos

  • RD Station
  • iPaaS
  • TOTVS CRM

Integração

O que esta integração faz?

A integração ocorre por meio de uma configuração de automação, que permite o envio automático e contínuo de leads capturados no RD Station para o TOTVS CRM. Em outras palavras, os dados dos potenciais clientes gerados por meio das ações de marketing no RD Station são enviados diretamente para TOTVS CRM. Esta funcionalidade de automação está disponível no RD Station a partir do plano de assinatura PRO.

Quais campos podem ser integrados entre RD Station e o TOTVS CRM?

É possível integrar uma variedade de campos, dependendo  das configurações  específicas realizadas durante o processo de integração. Entre as possibilidades do modelo padrão, incluem-se:

  • Cidade (limite de 255 caracteres)
  • Celular (limite de 255 caracteres)
  • Cargo (limite de 255 caracteres)
  • E-mail -  (limite de 255 caracteres)
  • Empresa -  (limite de 255 caracteres)
  • Estado - (limite de 255 caracteres)
  • Facebook -  (limite de 255 caracteres)
  • Linkedin - (limite de 255 caracteres)
  • Nome - (limite de 255 caracteres)
  • Telefone - (limite de 255 caracteres)
  • Website - (limite de 255 caracteres)

Além dos campos mencionados anteriormente, é importante destacar que o cadastro padrão também inclui variáveis que são preenchidas automaticamente. Essas variáveis incluem:

  • Situação do Lead: Ativo
  • Tipo de lead: Lead
  • Origem do Lead: RD Station
  • Tipo de e-mail: Principal
  • Tipo de telefone: Principal
  • Tipo de endereço principal
  • Usuário padrão caso não tenha responsável
  • Etapa
  • Tipo de Oportunidade
  • Pipeline


Observação: É importante ressaltar que os campos específicos podem variar conforme as configurações de entrada de dados, como Landing Pages e formulários, durante o processo de integração.

Em quais momentos específicos ocorre a integração entre o RD Station e o TOTVS CRM?

No pacote de integração entre a RD Station e o TOTVS CRM, existem quatro momentos específicos de envio de dados entre as plataformas via evento de Webhook. Esses momentos são:

  1. Envio de cadastro de leads para o TOTVS CRM: A integração se inicia por meio do fluxo de automação estabelecido no RD Station, que possibilita o envio dos dados cadastrais do lead diretamente para o TOTVS CRM.
  2. Marcação de leads como oportunidades no RD Station: Quando uma oportunidade de negócio é criada no TOTVS CRM, a RD Station é acionada para marcar o registro do lead correspondente como uma "Oportunidade". Essa integração é fundamental para acompanhar e identificar as oportunidades de negócio dentro do RD Station, simplificando a gestão e acompanhamento  dos leads.
  3. Atualização de oportunidades ganhas no RD Station: Quando uma oportunidade é atualizada como "Ganha" no TOTVS CRM, a RD Station recebe uma notificação e atualiza o registro do lead correspondente. Isso permite mostrar no RD Station que a negociação foi realizada com sucesso, além de possibilitar incluir o valor da venda. Com essas informações, é possível ter uma visão clara das conquistas e dos resultados financeiros alcançados
  4. Atualização de oportunidades perdidas no RD Station: Da mesma forma, quando uma oportunidade é atualizada como "Perdida" no TOTVS CRM, a RD Station é informada e atualiza o registro do lead correspondente. Essa sincronização é muito importante, pois indica que a oportunidade não foi concretizada, permitindo que o motivo da perda seja registrado na RD Station.

Observação: É importante destacar que a RD Station aceita valores de oportunidades ganhas com um limite de R$ 99.999.999,00. Valores acima desse limite serão rejeitados pela API padrão da plataforma.

Escopo


Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Do lado do cliente:

  • É necessário contratar o pacote Pro ou Advanced da RD Station, pois o recurso de automação avançada é necessário para a integração.

Na RD Station:

  • A exportação de LEADS deve ser configurada com um Webhook (Mais detalhes no tópico 5) 

Configuração do iPaaS:

  • É necessário realizar a configuração das variáveis específicas para esse pacote de integração. As variáveis e seus valores são os seguintes:


Variável

Valor

Descrição

totvs_crm_leadsituationid

1aa8633e-5ff3-4bc4-a7d5-1b63a879c4f2

ID situação LEAD equivalente a ATIVO

totvs_crm_leadoriginid

ac80e699-8a31-4f20-9833-d1d3656ee89d

ID origem equivalente a RD Station

totvs_crm_emailtypeid

7391c70e-aeb8-4c68-bd5c-7b5d30cf4d1d

ID tipo de e-mail.

totvs_crm_phonetypeid_main

d870427c-bbad-4eb8-9af5-5183b47f648f

ID tipo de telefone PRINCIPAL

totvs_crm_phonetypeid_mobile

67cd545a-cf05-441e-a0ec-635c44e60d41

ID tipo de telefone MÓVEL

totvs_crm_addresstypeid

b604f287-36bf-4e6d-ae83-c75c46a2fbeb

ID Tipo de endereço equivalente ao PRINCIPAL

totvs_crm_oportunity_stage

Abordagem e Investigação

Descrição da etapa (stage)

totvs_crm_oportunity_type

Integração RD Station

Descrição do tipo de oportunidade
totvs_crm_pipeline

MQL - Marketing Qualified Lead

Descrição da pipeline

totvs_crm_default_user

A critério do cliente

Informar um e-mail existe no CRM para caso não seja encontrado o usuário responsável.

OBS: este usuário deverá possuir um papel cadastrado, do contrário não será possível inserir o Lead


Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

Video demostração cadastro de variáveis:

https://drive.google.com/file/d/1CXaKP7uXS_SUseLEITpCXfyYU1VDVSht/view?usp=share_link

No TOTVS CRM:

  • É preciso criar um campo customizado chamado "statusRD". Esse campo é utilizado pelo iPaaS em caso de erro na integração com o RD Station. Se não for possível atualizar o cadastro do LEAD no RD Station com o status da oportunidade gerada no TOTVS CRM, o iPaaS irá se comunicar com o TOTVS CRM para atualizar o registro da oportunidade do LEAD em questão. Essa ação acionará um novo envio dos dados da oportunidade por meio de um evento Webhook do CRM, permitindo que o iPaaS faça uma nova tentativa de integração.