Essa funcionalidade está em construção e será liberada a partir do release 12.1.2410 |
A nova rotina automatizada de correção de saldos foi desenvolvida para otimizar e garantir a precisão dos saldos contábeis, eliminando a necessidade de intervenção manual constante. Integrada ao schedule do Protheus, essa ferramenta é configurada para analisar e corrigir automaticamente quaisquer discrepâncias nos saldos contábeis, assegurando que os dados contábeis estejam sempre consistentes e atualizados.
Para garantir a integridade dos seus saldos contábeis, utilizaremos as procedures 01 e 29.
Portanto antes de configurar a rotina CTBA980 no Schedule, acesse a rotina de Gestão de Procedures no menu do configurador e instale as procedures 01 (Reprocessamento Contábil) e 29 (Gravar as inconsistências de saldos na tabela QLJ).
A rotina de correção automática de saldos utiliza a tabela QLJ do projeto de fechamento contábil, confira se o dicionário de dados de seu ambiente já possuí essa tabela antes de iniciar a configuração.
Também é necessário possuir o grupo CTB980 no cadastro SX1.
Caso esteja utilizando banco de dados Postgres confira se sua fonte de dados ODBC está configurada corretamente conforme a documentação:
É necessário habilitar a chave chave MemoInQuery no DBAccess.ini
Essas configurações são essenciais para o correto funcionamento do Fechamento Contábil em ambientes que utilizam banco de dados PostgreSQL.
Cadastre no Schedule a rotina CTBA980 e escolha a opção de periodicidade: Sempre ativo
Escolha para quais Empresas e Filiais deseja configurar a rotina e qual período e moeda deseja utilizar.
Parâmetro "Quantos anos checar ?"
Essa rotina sempre faz a verificação de saldos do dia anterior à data atual (D-1) para trás.
Isso é feito para evitar concorrência com os trabalhos de integração e manutenção de lançamentos contábeis do dia atual de trabalho.
Caso seja informado 1 nesse parâmetro no SCHEDULE, ele fará a verificação da base do dia D-1 até o primeiro dia do ano.
Caso seja informado 2, fará a verificação da base do dia D-1 até o primeiro dia do ano e mais o ano anterior completo.
Exemplo funcional com a data atual = 19/06/2024
Quantos anos checar ? = 1
O período considerado pelo sistema será de 01/01/2024 até 18/06/2024 (D-1)
Quantos anos checar ? = 2
O período considerado pelo sistema será de 01/01/2023 até 18/06/2024 (D-1) Parâmetro "Moeda ?"
Esse parâmetro define para qual moeda serão verifcadas as divergências no período.
Se o campo for deixado em branco, o processo será realizado para todas as moedas configuradas.
O fechamento contábil possui uma etapa de conferência de integrações com a contabilidade, onde é possível ver o progresso de integração dos lançamentos contábeis e até mesmo a notificar por e-mail os responsáveis pelas áreas quando há alguma pendência. Caso deseje utilizar esta funcionalidade, configure o servidor de e-mails para o correto funcionamento desta funcionalidade.
Caso queira adicionar uma imagem ao e-mail enviado, basta incluir uma imagem em formato .bmp no diretório "Protheus_data/system/" de seu ambiente com o nome "fechamento" + código do Grupo Empresa utilizado no fechamento.
Por exemplo:
Em um ambiente onde o código de grupo empresa é "T1", a imagem deve estar nomeada como "fechamentoT1.bmp", conforme o exemplo abaixo:
Sugerimos que utilizem a imagem abaixo, salve-a em seu diretório /system/
Imagem padrão para envio de e-mail:
No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.
Na primeira fase das definições de fechamento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.
Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.
É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.
Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.
Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
Após configurar suas definições, acessando a funcionalidade de Fechamento Contábil, será exibida a tela abaixo caso este seja seu primeiro fechamento com a ferramenta.
Caso você já possua fechamentos contábeis realizados com a ferramenta, será exibida uma tabela com a listagem dos fechamentos já realizados.
De qualquer forma, selecione a opção 'Iniciar Fechamento Contábil' para dar inicio ao processo.
Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado.
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas Definições de Fechamento, considerando o período informado no passo anterior.
Os dados serão disponibilizados em um gráfico com três legendas:
Desprezados - Registros que já passaram por contabilização mas não serão contabilizados por conta da regra de lançamento padrão configurada.
Para uma contabilização ser considerada desprezada, é necessário que exista um lançamento padrão configurado para esta movimentação e que a movimentação tenha passado por alguma contabilização (Online ou Offline). Se houverem movimentações que não possuam uma configuração de lançamento padrão, serão considerados como 'Não contabilizados'. |
Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.
Selecione os módulos que deverão receber a sinalização, se necessário altere a mensagem e clique em enviar.
*Se e-mail configurado para receber o e-mail for o mesmo para mais de um módulo, ao selecionar um destes módulos, todos serão selecionados.
Exemplo de e-mail de sinalização recebido:
Para o correto funcionamento desta funcionalidade, é necessária a configuração de um servidor de e-mails por meio do Configurador. |
A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento será possível acessar o conciliador sem a necessidade de sair da rotina de Fechamento. Para facilitar a navegação, o botão 'Acessar Conciliador' irá redirecionar o usuário para a rotina Conciliador Backoffice, para que as conciliações sejam realizadas.
Ao sair do Conciliador, o fluxo retorna para o fechamento contábil
É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
Caso seja identificado alguma divergência, serão exibidas as divergências para que seus saldos sejam reprocessados.
Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período que já foi fechado. Neste passo o usuário terá duas opções, bloquear por processo ou bloquear por calendário.
No modo de bloqueio por processo, serão listados todos os calendários por processo encontrados no período a ser fechado, que pertencem aos módulos que foram selecionados para monitorar nas definições de fechamento. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam fechar cada modulo individualmente.
Para realizar o bloqueio, selecione os processos e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
No modo de bloqueio por calendário, serão listados todos os calendários contábeis encontrados no período a ser fechado. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam bloquear todo período em uma única ação.
Para realizar o bloqueio, selecione os períodos que serão bloqueados e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
Após bloquear os calendários/processos, só resta finalizar o processo clicando em 'Avançar'.
Os dados dos fechamentos realizados ficarão salvos na tabela QLK.
Após a conclusão do primeiro fechamento contábil, ao acessar o menu Fechamento, a tela exibida será a tabela de fechamentos contábeis já realizados. O botão 'Iniciar fechamentos contábeis' será movido para a parte superior da tela.
A esquerda de cada linha da tabela há um ícone de expansão, ao clicar neste ícone serão exibidos os bloqueios de calendários e processos realizados no fechamento.
