Manual Operacional da customização - Integração SGE x SmartDocs - Matrícula e Rematrícula


Objetivo

Este documento foi elaborado para informar aos usuários chave da área Educacional do SESI, sobre a Integração com a SmartDocs . O SESI DN implementou o programa de Transformação Digital de Serviços de Documentação Escolar e a gestão digital dos documentos é de responsabilidade da SmartDocs. Para que a integração aconteça, os processo de Matrícula e Rematrícula foram customizados para atender a nova funcionalidade.

Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários chave do SESI.

Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa da customização para Integração SmartDocs.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectiva integração, relacionado com as os campos do Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.




Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Smart Docs.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Educacional | Sistema Indústria | Integradores | Integração Smart Docs | Parâmetros



Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários, acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.


O objetivo deste processo é detalhar como o TOTVS Educacional (SGE) realizará a integração com a Smart Docs.

Para isso foi criado um parâmetro customizado para essa integração, disponível no menu:

TOTVS Educacional | Sistema Industria | Integração Smart Docs | Parâmetros



Ao clicar no menu de acesso será aberta a tela de parâmetros que possui as abas Dados de conexão, Usuário aprovador, Configuração para débitos financeiros e Classificação Score Documento.


A tela traz os campos necessários para acesso às informações de autenticação com a API da Smart Docs



  • Endereço API Validação de documentos: Informar o endereço da API para validação dos documentos pela Smartdocs.
  • Endereço  API Assinatura de contratos: Informar o endereço da API para assinatura do contrato pela Smartdocs.
  • Endereço URL Token: Informar o endereço da url, disponibilizada pela SmartDocs, para geração do token de autenticação das APIs.  
  • API KEY: Informar a apikey fornecida. 

Esse registro será controlado por perfil de usuário e, sendo assim, o responsável pelo cadastro poderá incluir registros, desde que tenha acesso à funcionalidade. 

Será responsabilidade da equipe Smartdocs, disponibilizar os dados para preenchimento dos campos acima.


A tela traz um campo onde o usuário deve informar quem são os usuários do SGE,  responsáveis pela aprovação dos documentos enviados pelos alunos/inscritos.

Ao acessar esta interface o usuário conseguirá visualizar e vincular os usuários responsáveis pela aprovação




  • Usuário Aprovador: o campo do tipo lookup e ficará a cargo do usuário selecionar as pessoas (PPESSOA)  que poderão aprovar/validar os documentos. 



Nessa aba os dados são salvos por filial, isso significa que cada filial deve informar o seu usuário aprovador

Nesta tela existem dois grupos:

  • Alunos/candidatos em débito com a instituição
  • Responsável Financeiro em débito com a instituição:

Para cada um dos grupos, o usuário deverá determinar se o fluxo de operação de matrícula será bloqueado ou permitido.



Nessa aba os dados são salvos por filial, isso significa que cada filial deve informar o fluxo para aluno e responsável financeiro em caso de débito.

O Score no contexto de validação de documentos com IA, é um indicador numérico de confiança atribuído a um documento após a análise realizada por algoritmos ou modelos de inteligência artificial. Ele reflete o quão “confiável” ou “adequado” o documento é, com base em critérios específicos que serão configurados nesta aba.

Normalmente, o score varia de 0,00 (confiança mínima) a 1,00 (confiança máxima). Quanto mais próximo de 1,00, maior a probabilidade de o documento atender aos critérios de confiabilidade exigidos.



O SESI poderá definir o score de acordo com os grupos de documentos:

  • Documentos oficiais (ex.: RG,CPF.CNH,Carteira de Trabalho, Certidão de Nascimento).
  • Documentos não oficiais(ex. Declarações, Cartas, histórico escolar sem assinatura oficial).


A tela retorna uma lista de campos complementares que serão adicionados no processo de rematrícula do usuário.


Permitindo adicionar mais campos através do lookup de campos complementares. Estes que são configurados na aba de Configurações > Campos Complementares.


Disponível em: Educacional | Processo Seletivo | Cadastro | Processo Seletivo / Venda Online de Cursos

O checkbox "Utiliza Integração SmartDocs" é um campo customizado, disponível exclusivamente para a coligada SESI no sistema. O parâmetro estará disponível no formulário do processo seletivo conforme imagem abaixo. Este será responsável por definir se será utilizado o fluxo de matrícula customizado, para que os processos possam seguir a integração com a SmartDocs.


Ao criar um novo processo seletivo, os campos "Utiliza venda online de cursos" e "Utiliza integração SmartDocs" vem marcados como padrão


Este checkbox terá uma restrição e só poderá ser marcado caso o parâmetro "Utiliza venda online de cursos", localizado ao lado, esteja habilitado.

Disponível em: Educacional | Matricula e Avaliação | Rematricula

Na tela do processo de Rematricula no SGE foi adicionado um checkbox "Utiliza Integração SmartDocs", disponível exclusivamente para a coligada SESI no sistema. Ele será responsável por definir se será utilizado o fluxo de validação de documentos pela Smart Docs na rematricula do aluno, por padrão o campo sempre vai abrir na tela desmarcado, ficando a cargo do usuário marca-lo ou não.



Disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/contábil | Planos de pagamento |Anexos | Categoria

O objetivo é permitir que o usuário vincule uma categoria aos planos de pagamento no SGE, para que os candidatos possam selecionar o plano conforme sua categoria durante a matrícula. 


  • Somente uma categoria pode ser vinculada por plano de pagamento.
  • Caso o anexo não seja preenchido, o plano de pagamento do Processo Seletivo será apresentado na matrícula.
  • A edição e exclusão do anexo serão permitidas, mas não afetarão matrículas já realizadas. 
  • Este escopo se aplica a Processos Seletivos com integração SmartDocs.

Disponível em: Portal do Processo Seletivo TOTVS

Será disponibilizado na etapa de inclusão de dados do candidato novos componentes em tela para ser preenchidos ou informados. Nesta tela será apresentado os campos complementares e os documentos definidos no anexo customizado.

O candidato preencherá responderá os campos complementares diretamente, assim como realizará o upload de documentos. Os documentos anexados na tela serão enviados a Smartdocs para validação do mesmo. O tamanho do arquivo e tipo de extensões permitidas, será considerado conforme definido na tela nativa do processo seletivo: Aba Parâmetros l Sub aba: Arquivos.

Validação de extensão de arquivo

Tela anexo utilizada para geração dos componentes de arquivos no processo seletivo


Envio de validação dos arquivos informa para SmartDocs (Mensagem de retorno)


Será exigido que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos antes de finalizar esta etapa.



A aba Documento exigido, do cadastro da área de interesse, será desabilitada, quando utilizada a integração com a Smartdocs, para evitar a duplicidade no envio de documentos. O campo para upload dos documentos, não terá possibilidade de download, para segurança de dados do usuário.

Retirado Aba de Documentos Exigidos

Para garantir o funcionamento adequado da customização, é necessário configurar o processo seletivo e informar os campos obrigatórios na tela inicial de inscrição do candidato:

  • Nome do Candidato
  • Data nascimento do Candidato
  • Pais Natal do Candidato
  • Estado Natal do Candidato
  • Naturalidade do Candidato
  • Tipo de Documento do Candidato (CPF)
  • E-mail Candidato

Disponível em: Portal Educacional TOTVS


Um menu customizado denominado “Validação de Documentos” no Portal do Aluno para que o aluno/responsável possa informar os dados e anexar os documentos necessários para a rematrícula. A exibição do menu deve estar condicionada à parametrização "Utiliza SmartDocs"  realizada na tela de rematrícula

Neste menu, o aluno e/ou responsável terá acesso a duas etapas:

A primeira etapa apresentará os campos complementares da matrícula no Período Letivo, vinculados nos parâmetros da integração.

O aluno e/ou responsável deverá informar os dados conforme solicitado.

O preenchimento dos dados é obrigatório

 

As respostas do aluno/responsável nos campos serão espelhos do campos complementares.


O aluno/responsável deve preencher todos os campos obrigatórios e clicar no botão “Enviar para Validação”. Ao clicar em enviar para validação, os dados são enviados para validação realizada pela SmartDocs e usuário do SGE. O usuário do SGE receberá um email com as informações do RA, Nome do Aluno e Código da turma para validar os dados e documentos enviados.  

Ao clicar no processo de Rematrícula, é feita uma validação automática, onde é feita uma validação automática dos débitos financeiros anteriores do aluno e do responsável financeiro, alertando ou bloqueando a continuidade do processo.

Como acessar: Durante a rematrícula do aluno/responsável, ao selecionar o plano de pagamento no Portal do Aluno.

Durante o fluxo de Validação de Dados e Documentos no Portal do Aluno, será exibido o campo “Categoria”, onde o aluno deverá informar a qual categoria pertence. Com base na categoria informada, será apresentado ao aluno o plano de pagamento no anexo de vinculo a categoria. Apenas os planos de pagamento compatíveis com a categoria informada serão exibidos ao aluno, garantindo que ele visualize apenas as opções disponíveis para seu perfil.