Manual Operacional da customização - Integração SGE x SmartDocs - Matrícula e Rematrícula


Objetivo

Este documento foi elaborado para informar aos usuários chave da área Educacional do SESI, sobre a Integração com a SmartDocs . O SESI DN implementou o programa de Transformação Digital de Serviços de Documentação Escolar e a gestão digital dos documentos é de responsabilidade da SmartDocs. Para que a integração aconteça, os processo de Matrícula e Rematrícula foram customizados para atender a nova funcionalidade.

Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários chave do SESI.

Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa da customização para Integração SmartDocs.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectiva integração, relacionado com as os campos do Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.



Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Smart Docs.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Educacional | Sistema Indústria | Integradores | Integração Smart Docs | Parâmetros



Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários, acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.


O objetivo deste processo é detalhar como o TOTVS Educacional (SGE) realizará a integração com a Smart Docs.

Para isso foi criado um parâmetro customizado para essa integração, disponível no menu:

TOTVS Educacional | Sistema Industria | Integração Smart Docs | Parâmetros



Ao clicar no menu de acesso será aberta a tela de parâmetros que possui as abas Dados de conexão, Usuário aprovador, Configuração para débitos financeiros e Classificação Score Documento.


A tela traz os campos necessários para acesso às informações de autenticação com a API da Smart Docs



  • Endereço API Validação de documentos: Informar o endereço da API para validação dos documentos pela Smartdocs.
  • Endereço  API Assinatura de contratos: Informar o endereço da API para assinatura do contrato pela Smartdocs.
  • Endereço URL Token: Informar o endereço da url, disponibilizada pela SmartDocs, para geração do token de autenticação das APIs.  
  • API KEY: Informar a apikey fornecida. 

Esse registro será controlado por perfil de usuário e, sendo assim, o responsável pelo cadastro poderá incluir registros, desde que tenha acesso à funcionalidade. 

Será responsabilidade da equipe Smartdocs, disponibilizar os dados para preenchimento dos campos acima.


A tela traz um campo onde o usuário deve informar quem são os usuários do SGE,  responsáveis pela aprovação dos documentos enviados pelos alunos/inscritos.

Ao acessar esta interface o usuário conseguirá visualizar e vincular os usuários responsáveis pela aprovação



  • Usuário Aprovador: o campo do tipo lookup e ficará a cargo do usuário selecionar as pessoas (PPESSOA)  que poderão aprovar/validar os documentos. 



Nessa aba os dados são salvos por filial, isso significa que cada filial deve informar o seu usuário aprovador

Nesta tela existem dois grupos:

  • Alunos/candidatos em débito com a instituição
  • Responsável Financeiro em débito com a instituição:

Para cada um dos grupos, o usuário deverá determinar se o fluxo de operação de matrícula será bloqueado ou permitido.



Nessa aba os dados são salvos por filial, isso significa que cada filial deve informar o fluxo para aluno e responsável financeiro em caso de débito.

O Score no contexto de validação de documentos com IA, é um indicador numérico de confiança atribuído a um documento após a análise realizada por algoritmos ou modelos de inteligência artificial. Ele reflete o quão “confiável” ou “adequado” o documento é, com base em critérios específicos que serão configurados nesta aba.

Normalmente, o score varia de 0,00 (confiança mínima) a 1,00 (confiança máxima). Quanto mais próximo de 1,00, maior a probabilidade de o documento atender aos critérios de confiabilidade exigidos.



O SESI poderá definir o score de acordo com os grupos de documentos:

  • Documentos oficiais (ex.: RG,CPF.CNH,Carteira de Trabalho, Certidão de Nascimento).
  • Documentos não oficiais(ex. Declarações, Cartas, histórico escolar sem assinatura oficial).