01. DADOS GERAIS

02. SITUAÇÃO/REQUISITO

Empresas que utilizam o módulo TOTVS RENTAL (SIGALOC) frequentemente necessitam formalizar contratos, propostas, orçamentos, e outros documentos associados ao processo de locação.
Os desafios incluem:

1. Processos Manuais de Assinatura: Consumo de tempo e custos operacionais para envio físico de documentos.
2. Riscos Jurídicos: Falta de rastreabilidade e garantia legal nos documentos assinados manualmente.
3. Dificuldade em Centralizar Documentos: Perda de tempo na busca e gerenciamento de versões físicas e digitais.

Requisito:
Uma integração que permita o envio de documentos diretamente do orçamento no TOTVS RENTAL para serem assinados digitalmente pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, garantindo praticidade, segurança jurídica e rastreabilidade.

03. SOLUÇÃO

Foi criada uma nova funcionalidade no TOTVS RENTAL (SIGALOC) que permite, a partir da aba "Assinatura Digital" no orçamento, o envio direto de documentos para o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Funcionalidades Implementadas:

1. Envio Automático de Documentos para Assinatura:

   • A partir do orçamento no SIGALOC, os usuários podem selecionar documentos como propostas, contratos e termos de serviço, enviando-os diretamente para a plataforma de assinatura.

2. Rastreabilidade do Processo de Assinatura:

   • O sistema permite acompanhar o status do documento em tempo real:
     • Enviado, Pendente, Assinado, ou Rejeitado.

3. Segurança e Validação Jurídica:

   • Os documentos enviados pelo TOTVS Assinatura Eletrônica atendem a todas as regulamentações legais aplicáveis, garantindo validade jurídica.

4. Centralização de Documentos:

   • Após assinados, os documentos ficam armazenados digitalmente, vinculados ao contrato ou orçamento original.

Etapas para Utilização da Ferramenta:

1. Adicionar o Documento a Ser Assinado:

   • Dentro do orçamento, na aba "Documentos", clique em "Outras Ações" > "Banco de Conhecimento" e adicione o arquivo a ser assinado.

2. Selecionar os Aprovadores:

   • Insira as informações de cada assinante nos campos obrigatórios, como E-mail e CPF.

3. Enviar o Documento ao TAE:

   • Confirme o orçamento.
   • Na tela inicial do orçamento, clique em "Outras Ações" > "Ass. Digital".
   • Realize o login no TOTVS Assinatura Eletrônica, selecione o documento e clique em "Confirmar".
   • Nesse momento, o documento será disponibilizado para assinatura, e os assinantes receberão um e-mail com instruções para aprovação.

4. Acompanhamento e Conclusão:

   • Após todos os assinantes concluírem a assinatura, o status será atualizado automaticamente na linha do documento do contrato. Será exibida a mensagem indicando que o documento foi "Finalizado".

Abaixo temos um vídeo pratico indicando como proceder com cada etapa informada:

04. PRÉ CONDIÇÕES