Manual Operacional da customização - Integração SGE x SmartDocs - Matrícula e Rematrícula


Objetivo

Este documento foi elaborado para informar aos usuários chave da área Educacional do SESI, sobre a Integração com a SmartDocs . O SESI DN implementou o programa de Transformação Digital de Serviços de Documentação Escolar e a gestão digital dos documentos é de responsabilidade da SmartDocs. Para que a integração aconteça, os processo de Matrícula e Rematrícula foram customizados para atender a nova funcionalidade.

Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários chave do SESI.

Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa da customização para Integração SmartDocs.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectiva integração, relacionado com as os campos do Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.



Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Smart Docs.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Educacional | Sistema Indústria | Integradores | Integração Smart Docs | Parâmetros



Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários, acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.


O objetivo deste processo é detalhar como o TOTVS Educacional (SGE) realizará a integração com a Smart Docs.

Para isso foi criado um parâmetro customizado para essa integração, disponível no menu:

TOTVS Educacional | Sistema Industria | Integração Smart Docs | Parâmetros



Ao clicar no menu de acesso será aberta a tela de parâmetros que possui as abas Dados de conexão, Usuário aprovador, Configuração para débitos financeiros e Classificação Score Documento.


A tela traz os campos necessários para acesso às informações de autenticação com a API da Smart Docs



  • Endereço API Validação de documentos: Informar o endereço da API para validação dos documentos pela Smartdocs.
  • Endereço  API Assinatura de contratos: Informar o endereço da API para assinatura do contrato pela Smartdocs.
  • Endereço URL Token: Informar o endereço da url, disponibilizada pela SmartDocs, para geração do token de autenticação das APIs.  
  • API KEY: Informar a apikey fornecida. 

Esse registro será controlado por perfil de usuário e, sendo assim, o responsável pelo cadastro poderá incluir registros, desde que tenha acesso à funcionalidade. 

Será responsabilidade da equipe Smartdocs, disponibilizar os dados para preenchimento dos campos acima.


A tela traz um campo onde o usuário deve informar quem são os usuários do SGE,  responsáveis pela aprovação dos documentos enviados pelos alunos/inscritos.

Ao acessar esta interface o usuário conseguirá visualizar e vincular os usuários responsáveis pela aprovação




  • Usuário Aprovador: o campo do tipo lookup e ficará a cargo do usuário selecionar as pessoas (PPESSOA)  que poderão aprovar/validar os documentos. 



Nessa aba os dados são salvos por filial, isso significa que cada filial deve informar o seu usuário aprovador

Nesta tela existem dois grupos:

  • Alunos/candidatos em débito com a instituição
  • Responsável Financeiro em débito com a instituição:

Para cada um dos grupos, o usuário deverá determinar se o fluxo de operação de matrícula será bloqueado ou permitido.



Nessa aba os dados são salvos por filial, isso significa que cada filial deve informar o fluxo para aluno e responsável financeiro em caso de débito.

O Score no contexto de validação de documentos com IA, é um indicador numérico de confiança atribuído a um documento após a análise realizada por algoritmos ou modelos de inteligência artificial. Ele reflete o quão “confiável” ou “adequado” o documento é, com base em critérios específicos que serão configurados nesta aba.

Normalmente, o score varia de 0,00 (confiança mínima) a 1,00 (confiança máxima). Quanto mais próximo de 1,00, maior a probabilidade de o documento atender aos critérios de confiabilidade exigidos.



O SESI poderá definir o score de acordo com os grupos de documentos:

  • Documentos oficiais (ex.: RG,CPF.CNH,Carteira de Trabalho, Certidão de Nascimento).
  • Documentos não oficiais(ex. Declarações, Cartas, histórico escolar sem assinatura oficial).


A tela retorna uma lista de campos complementares que serão adicionados no processo de rematrícula do usuário.


Permitindo adicionar mais campos através do lookup de campos complementares. Estes que são configurados na aba de Configurações > Campos Complementares.


Disponível em: Educacional | Processo Seletivo | Cadastro | Processo Seletivo / Venda Online de Cursos

O checkbox "Utiliza Integração SmartDocs" é um campo customizado, disponível exclusivamente para a coligada SESI no sistema. O parâmetro estará disponível no formulário do processo seletivo conforme imagem abaixo. Este será responsável por definir se será utilizado o fluxo de matrícula customizado, para que os processos possam seguir a integração com a SmartDocs.

Este checkbox terá uma restrição e só poderá ser marcado caso o parâmetro "Utiliza venda online de cursos", localizado ao lado, esteja habilitado.

Disponível em: Educacional | Matricula e Avaliação | Rematricula

Na tela do processo de Rematricula no SGE foi adicionado um checkbox "Utiliza Integração SmartDocs", disponível exclusivamente para a coligada SESI no sistema. Ele será responsável por definir se será utilizado o fluxo de validação de documentos pela Smart Docs na rematricula do aluno, por padrão o campo sempre vai abrir na tela desmarcado, ficando a cargo do usuário marca-lo ou não.



Disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/contábil | Planos de pagamento |Anexos | Categoria

O objetivo é permitir que o usuário vincule uma categoria aos planos de pagamento no SGE, para que os candidatos possam selecionar o plano conforme sua categoria durante a matrícula. 


  • Somente uma categoria pode ser vinculada por plano de pagamento.
  • Caso o anexo não seja preenchido, o plano de pagamento do Processo Seletivo será apresentado na matrícula.
  • A edição e exclusão do anexo serão permitidas, mas não afetarão matrículas já realizadas. 
  • Este escopo se aplica a Processos Seletivos com integração SmartDocs.