É importante iniciar este documento conceituando ambos os registros eletrônicos de ponto mencionados na pergunta inicial:

Registro Eletrônico de Ponto (A)
Trata-se de um conjunto de equipamentos e programas de computador cuja funcionalidade é registrar a jornada do empregado. Esse sistema só pode ser utilizado quando autorizado por convenção sindical ou acordo coletivo de trabalho.

Registro Eletrônico de Ponto (P)
Consiste em um sistema composto por coletores de marcações, armazenamento de registros de ponto e um programa de tratamento desses registros. O REP-P é o software utilizado exclusivamente para o registro da jornada de trabalho, possuindo a capacidade de emitir documentos decorrentes da relação trabalhista e realizar controles de natureza fiscal e trabalhista, referentes à entrada e saída dos empregados nos locais de trabalho.

Ambos os sistemas apresentados devem registrar fielmente as marcações efetuadas pelo trabalhador, sem permitir qualquer tipo de alteração nos registros coletados. Além disso, não podem impor restrições de horário para a marcação do ponto.

A legislação trabalhista e previdenciária não estabelece um prazo único e específico para a guarda das informações de registro de ponto eletrônico. No entanto, existem normas gerais que orientam a retenção desses documentos para fins de fiscalização e comprovação de direitos trabalhistas.

Prazos recomendados para a guarda de documentos trabalhistas e previdenciários

• Registro de ponto eletrônico → Embora a Portaria MTP nº 671/2021 regulamente o uso dos sistemas de ponto eletrônico, ela não define um prazo específico para a guarda dos registros. No entanto, por segurança jurídica, recomenda-se seguir o prazo aplicável a documentos trabalhistas.
• Documentos trabalhistas em geral → O artigo 11 da CLT estabelece que o trabalhador tem até 5 anos para reivindicar direitos não pagos, limitado a 2 anos após o término do contrato. Assim, manter registros de jornada por pelo menos 5 anos é uma prática recomendada para evitar problemas em ações trabalhistas.
• Documentos previdenciários → O artigo 225, §5º, do Decreto nº 3.048/1999 exige que documentos relativos a contribuições previdenciárias sejam guardados por 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.
• FGTS → Conforme o artigo 23, §5º, da Lei nº 8.036/1990, os documentos relativos ao FGTS deveriam ser mantidos por 30 anos, mas decisões recentes do STF reduziram esse prazo para 5 anos.
• Auditorias fiscais e previdenciárias → Embora a Lei nº 8.212/1991 estabeleça prazos de prescrição para lançamentos fiscais, ela não determina expressamente que documentos trabalhistas devem ser mantidos por 10 anos. Contudo, algumas empresas adotam esse prazo como medida de precaução contra possíveis fiscalizações ou revisões tributárias.