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Falando de tarefas em pool...

A opção tarefas em pool apresenta as tarefas que estão sob responsabilidade de um conjunto de usuários. Os números exibidos na parte superior da janela são referentes ao pool selecionado, ou seja, todas as tarefas que estão pendentes para esse pool e não apenas para o usuário autenticado ou que está sendo substituído.

As tarefas em pool permitem que as tarefas de uma atividade sejam atribuídas a um conjunto de usuários e não a um indivíduo específico, sendo que estas tarefas ficam sob responsabilidade de todo o grupo até que algum dos usuários assuma a atividade para execução. Neste momento, a tarefa deixa de ser do grupo e passa a ser apenas do usuário que assumiu a mesma.

Nessa aba também é possível atribuir várias tarefas para um mesmo usuário utilizando o recurso Assumir tarefas em bloco, onde várias tarefas passam a ser de responsabilidade do usuário que as assumiu.



Acessando Tarefas em Pool

01. No menu principal, acionar Central de Tarefas.

02. Acionar a aba Tarefas em pool: Grupo ou Tarefas em pool: Papel, de acordo com o que deseja visualizar.

Uma tarefa é considerada em pool quando a solicitação está localizada em uma atividade com um dos seguintes mecanismos de atribuição de pool: atribuição para um grupo ou atribuição para um papel.

03. Selecionar o grupo ou papel - de acordo com a aba acionada - do qual se deseja visualizar as tarefas.

04. Visualizar as tarefas pendentes do pool selecionado.

Quando uma tarefa é associada a um pool, ela é apresentada a todos os usuários daquele grupo ou papel. Nesse momento as tarefas não possuem um usuário responsável para executá-las. A tarefa só terá um executor efetivamente quando um usuário entrar na opção Tarefas em pool e assumir a tarefa em questão.

Quando a tarefa é exibida na cor preta, indica que ela não possui prazo definido ou não está atrasada. E quando está na cor vermelha, indica que a tarefa está atrasada em relação ao seu prazo previsto de execução.



Localizar tarefa do pool

01. Na aba Tarefas em pool: Grupo ou Tarefas em pool: Papel, acionar o ícone de configuração (engrenagem) localizado no canto direito do campo de busca que está logo abaixo dos totais de tarefas.

02. Selecionar uma das opções disponíveis para localização de tarefas.

As opções disponíveis são:

  • Todos os campos: quando selecionada, determina que a busca será realizada pelo conteúdo de qualquer campo da solicitação apenas entre as tarefas da página corrente;
  • Solicitação: quando selecionada, determina que a busca será realizada pelo número da solicitação considerando todas as tarefas pendentes para o pool;
  • Identificador: quando selecionada, determina que a busca será realizada pelo identificador da solicitação considerando todas as tarefas pendentes para o pool.

03. Inserir o valor pelo qual a busca será realizada, de acordo com a opção selecionada.

04. Acionar o ícone de localização de tarefa (lupa).

05. Visualizar a tarefa localizada.



Filtrar tarefas do pool

01. Acionar Filtrar, localizado na barra de ações.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível definir critérios a serem aplicados ao filtrar as tarefas. Mais informações podem ser obtidas em Filtros.



Visualizar detalhes da solicitação a qual a tarefa em pool pertence

01. Na listagem de tarefas em pool, selecionar e abrir a tarefa da qual se deseja visualizar os detalhes da solicitação a qual ela pertence.

Ao abrir a tarefa é possível visualizar os detalhes da solicitação a qual ela pertence, tais como o diagrama do processo, o formulário, os anexos dentre outros. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar detalhes da solicitação.



Assumir tarefa do pool

O botão 'Assumir tarefa' estará agora em destaque na tela, logo acima das abas da solicitação, juntamente com as opções Enviar, Salvar e Cancelar solicitação.
Uma forma mais fácil e ágil para o cliente encontrar e realizar o processo de assumir a tarefa.

01. Na listagem do pool selecionado, selecionar a tarefa a ser assumida clicando sobre ela.

02. Na aba Complementos, acionar Assumir tarefa.

Ao acionar essa opção o usuário se torna o responsável por executar essa tarefa e ela deixa de ser exibida no pool, passando a ser exibida nas tarefas a concluir do usuário que a assumiu.

Informações sobre como executar a tarefa assumida podem ser obtidas em Executar tarefa a concluir.



Exportar tarefas do pool

01. Acionar Exportar, localizado na barra de ações.

Ao acionar essa opção é gerada uma planilha contendo todas as tarefas pendentes do pool do qual as tarefas estão sendo visualizadas.



Atualizar lista de tarefas do pool

01. Acionar Atualizar, localizado na barra de ações.

Ao acionar essa opção a listagem de tarefas do pool selecionado é recarregada e atualizada.



Assumir tarefas do pool em bloco

01. Na listagem do pool selecionado, assinalar as tarefas a serem assumidas de uma única vez.

02. Acionar Assumir em bloco.

Esse recurso permite que mais de uma tarefa possa ser assumida ao mesmo tempo por um usuário, ficando ele assim, responsável pelas tarefas que assumiu.

03. Na janela exibida, visualizar as informações referentes às tarefas assumidas, tais como: a quantidade de tarefas assumidas, se foram assumidas com ou sem êxito ou se uma ou mais tarefas já foram assumidas por outro usuário.

O usuário se torna o responsável por executar as tarefas assumidas em bloco e elas deixam de ser exibidas no pool, passando a ser exibida nas tarefas a concluir do usuário que as assumiu.

Informações sobre como executar as tarefas assumidas podem ser obtidas em Executar tarefa a concluir.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.