A integração TOTVS Educacional com o aplicativo Saída Inteligente tem por objetivo avisar a portaria que o responsável do aluno esta próximo ao colégio, trazendo mas segurança e organizando o transito nas mediações da instituição de ensino.
TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.
Aplicativo Saída Inteligente - Com este aplicativo, pais de alunos podem, com seus smartphones, avisar à portaria que estão próximos ao Colégio. Os sistemas suportados iOS, Android e Windows Phone.
Foi implementado no TOTVS Educacional o cadastro de unidade de ponto para definição dos locais de saída da instituição de ensino. Desta forma quando a integração estiver ativa cada turma poderá definir por qual unidade de ponto o aluno sairá.
As seguintes funcionalidades do sistema passam a interagir com esta nova entidade:
O processo de sincronismo dos dados tem como objetivo identificar as alterações no TOTVS Educacional que estabelecem a necessidade de atualização dos dados no Aplicativo Saída Inteligente e exportá-los. Tais como a definição de uma unidade de ponto na turma, alterações na situação de matrícula do aluno no período letivo corrente ou alterações no cadastro do aluno. Para facilitar a operação da instituição de ensino este processo poderá agendar a execução para um determinado horário.
As informações enviadas dizem respeito aos alunos e seus respectivos responsáveis. Em determinados cenários um aluno poderá não ser enviado quando:
Menu: Integração | Saída Inteligente | Sincronizar aluno/responsável para a aplicação Saída Inteligente.
O processo de exportação dos dados do aluno para aplicação saída inteligente enviará os mesmo dados do processo anterior, no entanto, o usuário poderá selecionar quais os alunos e responsáveis devem ser exportados para o aplicativo Saída Inteligente.
Menu: Integração | Saída Inteligente | Exporta aluno/responsável para aplicação Saída Inteligente.
Importante
Para a exportação de um responsável, é obrigatório que ele tenha um endereço de e-mail cadastrado. Caso contrário, será apresentada uma mensagem durante a exportação de dados e ele não será enviado ou, simplesmente, não será sincronizado.
O processo de exclusão enviará os alunos selecionados pelo usuário para serem excluídos no aplicativo Saída Inteligente.
Menu: Integração | Saída Inteligente | Excluir aluno da aplicação Saída Inteligente.
Importante
O processo apenas envia os alunos selecionados. Cabe à aplicação Saída Inteligente verificar se o aluno existe em sua base e fazer sua exclusão e de seus responsáveis, caso existam.
Após a exclusão da matrícula de um aluno, caso esteja parametrizado, o sistema irá solicitar a desativação do mesmo na aplicação Saída Inteligente. Essa comunicação é automática e ocorrerá logo após a conclusão da exclusão da matrícula no TOTVS Educacional.
Caso o aluno tenha uma ou mais matrículas ativas, essa solicitação só ocorrerá após a exclusão de todas as matrículas.
As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração, são:
Entidade | Pontos de Integração |
Turma |
|
| Matricula no período letivo |
|
Para usufruir a integração, deve-se utilizar o aplicativo do Saída Inteligente e possuir a integração configurada.
Utilizar a versão RM 12.1.14 ou superior / Utilizar a versão do aplicativo do Saída Inteligente deve ser V6.05.0 ou superior.
A utilização do parâmetro para configuração da chave de integração, está disponível a partir da versão 12.1.17.125.
Nos Parâmetros (TOTVS Educacional) acesse: Integração | Saída Inteligente | Saída Inteligente - Geral
Para que a integração possa funcionar, deve-se preencher todos os parâmetros da integração.
Onde:
Importante
Quando a chave de integração definida na parametrização da integração for "Código do Usuário" a autenticação dos usuários no aplicativo Saída Inteligente é realizada pelo TOTVS Educacional. Caso contrário, o próprio aplicativo de Saída Inteligente gerencia a autenticação.
O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.
Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.
O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.
Os passos para viabilizar a integração, são:
1º Passo:
Preencher todos parâmetros conforme a imagem abaixo.
2 º Passo:
Cadastrar as unidades de ponto da instituição de ensino, para que a mesma seja vinculada a turma. (Menu: Integração - Saída Inteligente - Cadastro Unidade de Ponto.)
3 º Passo:
Vincular a Unidade de Ponto cadastrada através do campo Unidade de Ponto(Saída Inteligente). (Menu: Currículo e Oferta - Turmas. Campo: Unidade de Ponto.)
Ou através do processo de cadastro rápido de turmas. (Menu: Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas. Campo: Unidade de Ponto.)
4 º Passo:
Acessar o processo de sincronismo de dados do aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Sincronizar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)
Nesta tela é possível definir a hierarquia para a apuração do responsável principal do aluno, quais os responsáveis serão enviados e os usuários poderão optar pelo envio das fotos do aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente.
O log da exportação será apresentado na tela final do processo.
No FTP do Saída Inteligente será criada uma pasta no padrão (Ano/Mês/Dia) que conterá as imagens dos alunos e responsáveis.
Acessando a página do Aplicativo Saída Inteligente o usuário poderá visualizar o Log detalhado da importação dos dados encaminhados pelo TOTVS Educacional.
5 º Passo:
Acessar o processo de exportação de dados de aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Exportar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)
Nesta tela é possível filtrar os alunos e responsáveis que serão enviados para aplicação, definir o usuário com qual papel será o responsável principal bem como determinar o envio das fotos dos alunos/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente.
Importante
Caso o aluno já tenha sido exportado com responsáveis para o Saída Inteligente, ao realizar a exportação novamente, o sistema exclui os registros antigos de responsáveis e inclui os novos registros.
Vale à pena lembrar também que o check box de responsável do aluno NÃO pode ser considerado responsável principal e que, caso o responsável principal seja responsável(pai ou mãe) e responsável financeiro, apenas o pai ou mãe será enviado.
Após a execução do processo, será exibido um LOG detalhado da operação realizada:
Itens para conferência no TOTVS Educacional | |
1º | Instalação da Biblioteca RM versão 12.1.14 ou superior. |
2° | Integração TOTVS Educacional x Saída Inteligente ativa. |
3º | Configura o Usuário/Projeto - Senha. |
4º | Configuração do endereço do Webservice do Saída Inteligente. |
5º | Configuração do endereço do FTP do para envio das fotos do aluno/responsável para o Saída Inteligente. |
