Questão:

A dúvida é sobre a emissão de nota para baixa no ativo, em SP, é válida apenas na situação de venda, transferência, conserto ou outra situação prevista no RICMS/SP. A saída de bem para descarte não é uma situação prevista, portanto, é vedada a emissão de nota conforme Art. 204 do RICMS/SP. Nas situações de descarte como proceder a baixa do ativo?

Resposta:

De acordo com o Art. 125, inciso IV do RICMS/SP, deverá ser emitida nota fiscal, nos casos em que mercadorias recebidas no estabelecimento para industrialização ou comercialização vier: a deteriorar-se ou for objeto de roubo, furto ou extravio, ou a ser utilizada em fim alheio à atividade do estabelecimento, ou nos casos a serem utilizadas ou consumidas no próprio estabelecimento.

A Resposta de consulta nº 13094/2016 que questiona a emissão de nota fiscal de mercadoria deteriorada, reforça esse posicionamento no item 7, conforme transcrito abaixo:

7. Por fim, adotaremos a premissa de que quando a Consulente menciona o “descarte” da mercadoria deteriorada (questionamento do subitem 3.4), está tratando-a como lixo. Nesse caso, tal mercadoria estará destituída de valor econômico, não mais se caracterizará como mercadoria e sua saída do estabelecimento (descarte do material) não configurará fato gerador do imposto. Entretanto, mesmo que tal saída não enseje a emissão de documento fiscal, aplica-se o disposto no inciso VI do artigo 125 do RICMS/2000, devendo ser emitida a Nota Fiscal nos termos do § 8º do mesmo artigo. 

E conforme Decreto 3000/ 1999 Art. 291 e 923 deverá ser comprovada a operação por documentos hábeis:

[...]

Art. 291. Integrará também o custo o valor: 

I - das quebras e perdas razoáveis, de acordo com a natureza do bem e da atividade, ocorridas na fabricação, no transporte e manuseio;

II - das quebras ou perdas de estoque por deterioração, obsolescência ou pela ocorrência de riscos não cobertos por seguros, desde que comprovadas:

a) por laudo ou certificado de autoridade sanitária ou de segurança, que especifique e identifique as quantidades destruídas ou inutilizadas e as razões da providência; 

b) por certificado de autoridade competente, nos casos de incêndios, inundações ou outros eventos semelhantes;

c) mediante laudo de autoridade fiscal chamada a certificar a destruição de bens obsoletos, invendáveis ou danificados, quando não houver valor residual apurável. 

Subseção IV

[...]

Art. 923 — A escrituração mantida com observância das disposições legais faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, segundo sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais.

[...]

O posicionamento desta consultoria é conservador, e recomendamos para maior transparência fiscal, a emissão da nota fiscal para baixa da mercadoria ou documento hábil de baixa como Boletim de ocorrência, Nota de Doação, Sucata, Dação em Pagamento entre outros.

No caso de obsolescência, sucateamento (quando não existir um documento de saída) deve estar suportado por laudo interno com aprovações por pessoas competentes apontando os motivos e os danos que justifiquem a baixa do bem e se possível com fotos para prova posterior junto ao Fisco se necessário.

Embora a lei não imponha formalidade especial para eliminação do ativo, em qualquer caso fica o contribuinte sujeito a comprovar pela forma estabelecida nas leis comerciais e fiscais o ato ou fato econômico que serviu de base aos lançamentos contábeis efetuados.