Los formularios se utilizan para publicar la información de una manera simplificada y estandarizada, con el uso de campos y archivos adjuntos se almacenan en una base de datos.
Para publicar un formulario, es necesario realizar su upload, relacionar los adjuntos y completar la información general, entre otra información.
Un formulario puede ser un documento HTLM, creado en un editor de HTLM, o puede ser elaborado en Studio y exportado para ser publicado en la plataforma.
01. Después de activar la opción Nuevo formulario en el lugar en donde se creará, introduzca una descripción del mismo.
02. En la pestaña Archivos de publicación, active Seleccionar archivo, para seleccionar un formulario de la estación de trabajo, o Copiar archivo del ECM, para seleccionar un formulario ya publicado en otro lugar de la plataforma.
El formulario puede ser elaborado en Studio y exportado para su posterior publicación en la navegación de documentos.
03. Busque y seleccione el formulario deseado.
04. Defina cuál será el archivo principal del formulario y cuáles serán sus adjuntos.
Para borrar los archivos del área de upload después de publicarlos, es necesario marcar la opción "Limpiar directorio de upload" cuando se difundan.
05. Active la pestaña Información general.
06. Introduzca la información solicitada.
La información requerida es:
Autor
Usuario autor del formulario que está siendo publicado.
Nombre dataset
Nombre que se le va a asignar al dataset que se convertirá en el formulario.
Almacenar en
Forma de almacenamiento de los datos del dataset. Las opciones disponibles son:
- Tabla de banco de datos.
- En una sola tabla.
Enumerar solo registros activos
Cuando está marcado, determina que solo se presentarán los registros de formulario de la versión activa del formulario en el dataset. Este campo solo se habilita cuando se completa el campo "Nombre dataset".
¿El documento caduca?
Cuando se marca, determina que el formulario caducará en la fecha informada en el campo "Válido hasta". En caso contrario, el formulario no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no se considera. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de caducidad
Tiempo – en días – dentro del que el formulario caducará.
Válido desde
Fecha a partir de la que el formulario estará disponible para que los usuarios lo respondan – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha permite al autor del formulario agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que sólo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el formulario es válido sólo a partir de una fecha futura, para el autor él se muestra identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la que el formulario será considerado como caducado cuando la opción "¿Documento caduca?" esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del formulario que está siendo publicado. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un formulario y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía de control en el Panel de control. Cuando el campo del Panel de Control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1.000" para el formulario y no es posible alterarla. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión/revisión.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el formulario.
Permitir más de un registro de formulario por usuario
Cuando está marcado, determina que el formulario puede ser respondido más de una vez por el mismo usuario.
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del formulario.
Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el formulario.
Tags
Etiquetas atribuidas al formulario para facilitar la búsqueda posteriormente.
07. Active la pestaña Descripción principal de los registros de formulario.
08. Defina la información solicitada.
La información requerida es:
Utilizar descripción estándar
Cuando está marcado, determina que la descripción de los registros del formulario será la estándar, o sea, la fecha en que se respondió y el nombre del usuario que lo respondió.
Modificar todos los registros de formulario activos para la última fecha de actualización
Cuando está marcado, determina que la descripción de los registros del formulario activos será alterada para la descripción estándar (fecha + usuario que respondió el formulario) considerando la fecha de la última actualización realizada en el registro del formulario. Esta opción sólo se muestra al marcar la opción "Utilizar descripción estándar" al editar las propiedades de un formulario que hasta entonces utilizaba un campo como descripción de sus registros.
Modificar descripción en todos los registros de formulario activos
Cuando está marcado, determina que la descripción de todos los registros de formulario activos será alterada para contener el valor del campo seleccionado, sustituyendo a la descripción estándar. Esta opción sólo se muestra al desmarcar la opción "Utilizar descripción estándar" al editar las propiedades de un formulario que hasta entonces utilizaba la descripción estándar en sus registros.
Seleccione el campo para la descripción del registro de formulario
Campo que será la descripción de los registros del formulario. Los campos del formulario sólo son habilitados para selección cuando el campo "Utilizar descripción estándar" no esté marcado.
09. Active la pestaña Aprobación.
10. Defina los criterios para la aprobación del formulario.
Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.
11. Active la pestaña Seguridad.
12. Defina los criterios de seguridad para el formulario.
Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.
13. Active la pestaña Datasets del formulario.
14. ActiveAsociar dataset como offline.
15. En el campo que aparece, seleccione el dataset que se relacionará con el formulario como offline.
Para eliminar un dataset introducido, basta con que presione el icono representado por un cesto de basura y que se encuentra a la derecha del nombre del dataset.
16. Active Confirmar.
01. Localice y active el nombre del formulario al cual desea acceder.
02. Visualice los registros del formulario.
01. Localice el formulario para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre del formulario.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del formulario.
Al activar esta opción aparece la ventana en la cual se puede solicitar permisos adicionales en el formulario. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento.
01. Localice el formulario del cual desea visualizar los adjuntos.
02. Accione Visualizar adjuntos, localizado a la derecha del nombre del formulario y representado por un clip.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del formulario. Puede obtener más información en Visualización de adjuntos de documento.
01. Localice el formulario para el cual desea definir prioridad.
02. Introduzca la prioridad deseada para el formulario en la columna Prioridad.
Puede obtener más información sobre la prioridad para formularios en Definir prioridad para carpeta o para documento.
Si la columna Prioridad no aparece en la carpeta en donde está el formulario, puede habilitarla siguiendo los pasos de la ruta de acceso alternativa Visualizar prioridad del contenido de la carpeta en Carpeta..
01. Localice el formulario que desea definir como favorito.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del formulario.
Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito.
01. Localice el formulario que desea renombrar.
Se necesita tener permiso de modificación en el formulario para renombrarlo.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del formulario.
03. Active Renombrar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el formulario. Puede obtener más información en Renombrar carpeta o documento.
01. Localice el formulario que desea editar.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del formulario.
03. Active Propiedades.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede editar el formulario. Puede obtener más información en Editar propiedades de carpeta o de documento.
01. Localice el formulario del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del formulario.
03. Active Propiedades.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del formulario. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.
01. Localice y seleccione el formulario del cual desea crear un documento replicado.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Replicar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del formulario. Puede obtener más información en Replicar documento.
01. Localice y acceda al formulario en donde están publicados los registros que desea cambiar por única vez.
02. Seleccione los registros del formulario que se cambiarán por única vez.
03. Active Modificación en bloque, que se encuentra en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden modificar las propiedades comunes de varios registros del formulario, por única vez. Puede obtener más información en Modificar documentos en bloque.
01. Localice y acceda al formulario del que desea filtrar sus registros.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Filtrar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden definir los datos a través de los cuales se filtran los registros del formulario. Puede encontrar más información en Filtrar contenido de la carpeta o del formulario.
01. Localice y acceda al formulario del que desea visualizar la prioridad de los registros.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Mostrar prioridad.
Cuando se activa esta opción, aparece la columna Prioridad, al lado de la columna Código, a través de la cual se puede visualizar y definir una prioridad numérica para los registros del formulario y, también, visualizarlos ordenados por prioridad. Para esto, solo se necesita hacer un clic sobre la columna para ordenar el contenido.
01. Localice y acceda al formulario del que desea ocultar la prioridad del contenido.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Ocultar prioridad.
Cuando se activa esta opción, la columna Prioridad deja de aparecer para los registros del formulario.
01. Localice y acceda al formulario al que desea introducirle un registro.
02. Active Nuevo registro de formulario, que se encuentra en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un registro para el formulario. Se puede obtener más información en Registro de formulario.
01. Localice y seleccione el formulario que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.
Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el formulario. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el formulario en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Puede encontrar más información a cerca de cómo restaurar o eliminar definitivamente el formulario de la plataforma en Papelera de reciclaje.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.5.10. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
