El Messaging es el comunicador instantáneo de la plataforma y permite la comunicación en tiempo real entre usuarios, además de compartir archivos y documentos en las conversaciones. Los participantes pueden visualizar o bajar los archivos enviados en las conversaciones.
En entornos con el componente Reuniones instalado, se pueden realizar llamadas de video entre los participantes de una conversación del Messaging. La opción "Iniciar reunión" se habilitará solo para cuentas sincronizadas entre la plataforma y el servicio WebEx, pero cualquier usuario puede ser invitado a participar de una reunión después de haber sido creada.
01. Activar Messaging.
La ubicación de Messaging varía según el Tema seleccionado por el administrador. En el tema clásico, se accede a Messaging a través del ícono de notificaciones de mensajes, ubicado en la parte superior de la ventana, entre el campo de búsqueda y las notificaciones de la plataforma. En el tema liquid, se accede a través del logotipo de Messaging ubicado en la esquina superior derecha de la página, al lado del ícono de notificaciones.
02. Visualizar el historial de conversaciones y las otras opciones de messaging.
Es posible alternar entre las carpetas de conversación en la caja de selección ubicada en la esquina superior izquierda de la ventana.
Para agregar una conversación a los favoritos, basta activar el ícono de estrella ubicado en la esquina inferior derecha de la tabla correspondiente a la conversación.
01. Activar Nueva conversación, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.
02. Insertar el usuario con el que se desea iniciar una conversación.
03. Si la conversación es con más de un usuario, insertar un título para ella.
04. Activar Iniciar.
05. En la caja de texto ubicada en la parte inferior de la ventana, insertar el mensaje a ser enviado y presionar Enter.
Es posible excluir un mensaje enviado accionando el ícono de exclusión que se presenta al mover el mousesobre él.
Para visualizar todos los usuarios que están participando en la conversación, activar Más opciones - representado por tres puntos - ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. Se puede acceder al perfil de un usuario o iniciar una conversación con él a partir de esta ventana. Solo debe activar el menú de contexto, que se encuentra a la derecha del nombre, y luego activar Ver perfil o Mensaje. El creador de la conversación también puede eliminar un participante a partir de este menú, activando Eliminar participante.
01. En la ventana de la conversación que ya fue iniciada, activar el símbolo +, localizado en la esquina superior derecha de la ventana, inmediatamente arriba de la lista de usuarios de la conversación.
02. Insertar el usuario que debe ser agregado a la conversación.
03. Activar Incluir.
Al activar esta opción, el usuario es agregado a la conversación. Si la conversación es de creación de nota en documento, el usuario agregado tendrá acceso al contenido del documento.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación en grupo de la que se desea modificar la imagen.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. En la ventana de conversación, activar Modificar imagen de la conversación, que se muestra al colocar el cursor del ratón sobre la imagen actual.
03. Localizar y seleccionar la imagen deseada para la conversación.
04. Editar la imagen según lo desee.
05. Activar Guardar.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación en grupo de la que se desea modificar el nombre.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. En la ventana de conversación, activar Modificar imagen de la conversación, que se muestra al colocar el cursor del ratón sobre el nombre actual.
03. Modificar el nombre de la conversación según lo desee.
04. Activar Guardar.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación de la que se desea visualizar los archivos compartidos.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. Activar Páginas.
03. Visualizar los archivos que fueron compartidos en la conversación seleccionada.
Es posible realizar diversas acciones en un archivo que fue compartido, como realizar el download, renombrar, mover, compartir en la plataforma, eliminar, entre otras.
01. En la conversación para la que la carpeta se creará, activar Páginas.
02. Activar Nueva carpeta, que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
03. Insertar el nombre de la nueva carpeta.
04. Activar Crear.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación de la que se desea visualizar el historial.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. Visualizar el historial de la conversación seleccionada.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación que se desea guardar.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. Activar Más opciones – representado por tres puntos – ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
03. Activar Guardar conversación.
04. Definir cómo debe ser exportada la conversación.
Las opciones disponibles son:
• Exportar sólo texto de la conversación;
• Exportar texto y adjuntos de la conversación.
05. Activar Avanzado para definir más información para la exportación de la conversación, si se desea.
06. Ingresar la información solicitada.
La información solicitada es:
Nombre del documento
Nombre del documento que será creado con el historial de la conversación.
Período
Fecha inicial y final que establecen el período que debe ser considerado al exportar el historial de la conversación.
Tags de identificación
Palabras clave para facilitar la búsqueda del historial de la conversación posteriormente.
Guardar en la carpeta
Lugar donde se guardará el documento generado con el historial de la conversación. Predeterminadamente, el documento será guardado en la carpeta Mis documentos, pero es posible modificar el lugar de destino accionando Modificar, ubicado al lado del campo, que permite seleccionar un lugar de la Navegación de Documentos como destino del documento generado.
07. Accionar Exportar.
Al activar esta opción, se genera un archivo PDF que contiene el historial de la conversación conforme a los parámetros definidos en el lugar seleccionado para almacenamiento.
Cuando es definido para la exportación, considerar los archivos compartidos en la conversación, ellos se incluyen como links (adjuntos) en el documento generado.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación de la que se desea desactivar la recepción de notificaciones.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. Activar Más opciones - representado por tres puntos - ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
03. Activar Parar de notificar.
Al activar esta opción, no se recibirán las notificaciones push y en el área de trabajo referidas a esta conversación. Se muestra un ícono que identifica que las notificaciones están desactivadas en la tabla de la conversación que está en el lado izquierdo de la ventana.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación de la que se desea activar la recepción de notificaciones.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. Activar Más opciones - representado por tres puntos - ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
03. Activar Notificar.
Al activar esta opción, se activa la recepción de notificaciones push y en el área de trabajo referentes a esta conversación.
Cabe destacar que para recibir estas notificaciones, el envío de notificaciones push debe estar activado y el envío de notificaciones en el área de trabajo debe estar activado en la configuración del Messaging.
01. En la tabla a la izquierda de la ventana, seleccionar la conversación de la que se desea salir.
Es posible seleccionar la carpeta en la que se encuentra la conversación mediante el campo ubicado en la parte superior de la tabla.
02. Activar Más opciones – representado por tres puntos – ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
03. Activar Salir de esta conversación.
Esta opción no se muestra al usuario que inició la conversación.
04. En el mensaje mostrado, activar Salir para confirmar la acción.
01. Para iniciar una reunión, acceder a la conversación en particular o al grupo deseado y activar localizado en la esquina superior derecha de la ventana de ña conversación.
El botón será exhibido solo para los usuarios sincronizados entre la plataforma y el WebEx. Conozca más en Reuniones.
02. Informar la contraseña de acceso al WebEx.
Todo usuario registrado en el WebEx posee una contraseña específica de este servicio y es esta contraseña la que debe ser informada para iniciar la reunión. Después de completar la contraseña por primera vez, esta no será exigida nuevamente, a menos que sea modificada en el WebEx.
03. Un mensaje informativo y un botón de acceso a la reunión serán añadidos a la conversación.
04. Los demás participantes de la conversación recibirán una alerta en la Central de Notificaciones informando que fueron invitados a una reunión.
Para que esta alerta también sea enviada por correo electrónico, la notificación "Invitación para Reunión" debe ser activada por el administrador en el Panel de Control o en las configuraciones de notificaciones por el usuario.
05. Activar el botón Ir a la reunión en la conversación para abrir la reunión en el WebEx.
El navegador puede bloquear la apertura de la ventana de reuniones del WebEx, por eso es necesario prestar atención a los mensajes de bloqueo de pop-up y permitir que se muestre la ventana manualmente si está bloqueada.
01. En la sesión de la reunión a la que se invitaron otros participantes, activar Invitar.
02. En la ventana que aparece, insertar las personas que se invitarán a la reunión que se está llevando a cabo.
03. Activar Agregar.
01. Después de activar la opción Iniciar notas en la navegación de documentos, activar Ok, entendí en el mensaje que informa que la nota fue creada.
La opción Iniciar notas está localizada en la navegación de documentos, en el menú Más opciones que está al lado derecho del documento. Se puede obtener más información en Iniciar notas.
Después de la creación de la nota se presenta una ventana igual a una conversación, donde es posible realizar todas las acciones disponibles para una conversación común.
02. En la ventana que se presenta, activar Anotar, localizado en la esquina inferior izquierda del cuadro que exhibe el documento.
03. En la ventana de visualización, realizar las anotaciones deseadas en el documento.
Para realizar anotaciones, utilizar los recursos disponibles en la barra de herramientas localizada en la parte inferior de la ventana de visualización del documento.
Para visualizar el documento original, activar Ver original, localizado en la barra inferior de la ventana de visualización del documento.
También es posible agregar usuarios para colaborar en la creación de la nota para el documento. Para tal fin, basta seguir los pasos descritos en la ruta Agregar usuario a la conversación. En este caso, los usuarios agregados tienen acceso al contenido del documento.
04. Después de finalizar las anotaciones deseadas, activar Cerrar, localizado en la esquina superior derecha de la ventana de visualización del documento.
Al finalizar, las anotaciones del documento son exhibidas en el área de la conversación.
01. Los invitados recibirán una alerta de la Central de Notificaciones cuando se cree la reunión.
Para que esta alerta también sea enviada por correo electrónico, la notificación "Invitación para Reunión" debe ser activada por el administrador en el Panel de Control o en las configuraciones de notificaciones por el usuario.
02. Activar el botón Ir a la reunión exhibido en la conversación para abrir la reunión en el WebEx.
Cualquier usuario de la plataforma puede juntarse a una reunión cuando es invitado, pero solo los usuarios sincronizados puedan iniciar tal reunión.
01. Activar el enlace Clic aquí y haga el download de la App Desktop del Messaging exhibido en el tope de la lista de conversaciones.
Será iniciado el download del instalador correspondiente en el sistema operativo utilizado por el usuario (Windows, macOS o Linux). Conozca los procedimientos de instalación del Messaging Desktop.
¡Atención!
Esta documentación está válida a partir de la actualización 1.5.10. Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.
