A integração entre o RD Station Marketing e o TOTVS CRM por meio do iPaaS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração iPaaS, você pode automatizar o processo de envio dos leads gerados no RD Station Marketing para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.
A integração ocorre por meio de uma configuração de automação, que permite o envio automático e contínuo de leads capturados no RD Station Marketing para o TOTVS CRM. Em outras palavras, os dados dos potenciais clientes gerados por meio das ações de marketing no RD Station são enviados diretamente para TOTVS CRM. Esta funcionalidade de automação está disponível no RD Station Marketing a partir do plano de assinatura PRO.
Em quais momentos específicos ocorre a integração entre o RD Station Marketing e o TOTVS CRM?
No pacote de integração entre a RD Station Marketing e o TOTVS CRM, existem quatro momentos específicos de envio de dados entre as plataformas via evento de Webhook. Esses momentos são:
Observação: É importante destacar que a RD Station aceita valores de oportunidades ganhas com um limite de R$ 99.999.999,00. Valores acima desse limite serão rejeitados pela API padrão da plataforma.
Diagrama da integração de Leads com origem no RD Station Marketing para o TOTVS CRM
Diagrama da integração TOTVS CRM → RD Station Marketing
É possível integrar uma variedade de campos, dependendo das configurações específicas realizadas durante o processo de integração. Entre as possibilidades do modelo padrão, incluem-se:
Além dos campos mencionados anteriormente, é importante destacar que o cadastro padrão também inclui variáveis que são preenchidas automaticamente. Essas variáveis incluem:
Observação: É importante ressaltar que os campos específicos podem variar conforme as configurações de entrada de dados, como Landing Pages e formulários, durante o processo de integração.
É necessário contratar o pacote Pro ou Advanced da RD Station, pois o recurso de automação avançada é necessário para a integração.
A exportação de LEADS deve ser configurada com um Webhook, seguem os passos de como pegar este endereço:
A URL do Webhook iPaaS será disponibilizada durante a configuração inicial da integração. Esse processo ocorre por meio de etapas de “wizard”, ou seja, os passos sequenciais para concluir a configuração. Se você enfrentar qualquer dificuldade durante essa etapa, recomendamos entrar em contato com o suporte do produto iPaaS para receber orientações e assistência.
Para obter a URL do iPaaS, siga estas etapas:
Para configurar o Webhook e criar o fluxo de integração no RD Station, siga as etapas abaixo:
Aqui está um exemplo de um fluxo simples criado:
Observação: É importante lembrar que cada integração do cliente terá um “integrationId” único, proporcionando a individualidade necessária e garantindo a segurança dos dados entre as plataformas.
Para mais detalhes sobre o processo de configuração no RD Station e as regras de exportação de leads para o Webhook da integração, consulte o seguinte link:
É necessário realizar a configuração das variáveis específicas para esse pacote de integração. As variáveis e seus valores são os seguintes:
Variável | Valor | Descrição |
totvs_crm_leadsituation_id | 1aa8633e-5ff3-4bc4-a7d5-1b63a879c4f2 | ID situação LEAD equivalente a ATIVO |
totvs_crm_leadorigin_id | ac80e699-8a31-4f20-9833-d1d3656ee89d | ID origem equivalente a RD Station |
totvs_crm_emailtype_id | 7391c70e-aeb8-4c68-bd5c-7b5d30cf4d1d | ID tipo de e-mail. |
totvs_crm_phonetype_main_id | d870427c-bbad-4eb8-9af5-5183b47f648f | ID tipo de telefone PRINCIPAL |
totvs_crm_phonetype_mobile_id | 67cd545a-cf05-441e-a0ec-635c44e60d41 | ID tipo de telefone MÓVEL |
totvs_crm_addresstype_id | b604f287-36bf-4e6d-ae83-c75c46a2fbeb | ID Tipo de endereço equivalente ao PRINCIPAL |
totvs_crm_oportunity_stage | Abordagem e Investigação | Descrição da etapa (stage) |
totvs_crm_oportunity_type | Integração RD Station | Descrição do tipo de oportunidade |
| totvs_crm_pipeline | MQL - Marketing Qualified Lead | Descrição da pipeline |
totvs_crm_default_user | A critério do cliente | Informar um e-mail existe no CRM para caso não seja encontrado o usuário responsável. OBS: este usuário deverá possuir um papel cadastrado, do contrário não será possível inserir o Lead |
totvs_crm_customerpersontype_pf_id | 8cea3c86-1984-4c77-acf5-3f622c1efe5b | ID tipo de pessoa Física |
totvs_crm_customerpersontype_pj_id | 40694c1a-44f9-4c3b-a5a8-aa63e0742c75 | ID tipo de pessoa Jurídica |
totvs_crm_pipeline_sql_id | 46b0f7c0-01de-473b-b767-591a67eec35c | ID da pipeline SQL no TOTVS CRM |
totvs_crm_expecteddays | 7 | Prazo de conclusão da oportunidade, considere data atual + totvs_crm_expecteddays |
raizoportunidade | Link padrão de oportunidades do TOTVS CRM |
Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.
O próximo passo é configurar o acesso do aplicativo da RD Station dentro do iPaaS:
Lembre-se de que as variáveis cadastradas no iPaaS existam no TOTVS CRM.
Para garantir a atualização adequada do registro no RD Station sempre que uma oportunidade for criada no TOTVS CRM, ganha ou perdida, é essencial configurar corretamente no workflow. Isso envolve a definição de um gatilho no TOTVS CRM que será responsável por enviar os dados da oportunidade para a URL de Webhook do iPaaS, responsável pela atualização no RD Station.
Abaixo estão os gatilhos necessários a serem criados no TOTVS CRM para funcionar corretamente a integração:
| Nome | Gatilho | Ação | Filtros | URL |
| RD - Oportunidade perdida | Oportunidade perdida | Chamar um endpoint HTTP remoto | Tipo de oportunidade igual a Integração RD Station | URL do serviço do iPaaS Opportunity CRM To RD Station |
| RD - Oportunidade ganha | Oportunidade ganha | Chamar um endpoint HTTP remoto | Tipo de oportunidade igual a Integração RD Station | URL do serviço do iPaaS Opportunity CRM To RD Station |
| RD - Oportunidade atualizada | Oportunidade atualizada | Chamar um endpoint HTTP remoto | Tipo de oportunidade igual a Integração RD Station | URL do serviço do iPaaS Opportunity CRM To RD Station |
| RD - Atualiza Responsável do Lead | Lead atualizado | Chamar um endpoint HTTP remoto | Origem igual a RD Station | URL do serviço do iPaaS Change Lead Owner CRM to RD Station |
| RD - Atualiza Responsável do Cliente | Cliente atualizado | Chamar um endpoint HTTP remoto | Origem igual a RD Station | URL do serviço do iPaaS Change Lead Owner CRM to RD Station |
Observação: Após realizadas essas ações, toda vez que uma oportunidade for ganha, atualizada ou perdida, os workflows dispararão a informação para o RD Sation.
FAQ
Como a integração efetua a validação se o lead já existe?
O iPaaS da TOTVS desempenha um papel fundamental na integração entre o RD Station Marketing e o TOTVS CRM. Ele é responsável por validar o ID do RD Station associado a um LEAD e ao endereço de e-mail correspondente, além de armazenar essas informações no CRM.
A funcionalidade do iPaaS inclui um mecanismo de verificação para evitar a duplicação de registros no CRM. Quando um LEAD já está presente no CRM, o iPaaS cria apenas a oportunidade, evitando a duplicidade.
É importante mencionar que essa solução foi projetada com base na arquitetura existente, sem a utilização da integração HUB para o processamento de dados. Embora a integração atual seja mais simples e restrita, seu foco principal é garantir a transferência eficiente do LEAD do RD Station para o TOTVS CRM, além de manter a sincronização adequada entre as oportunidades geradas no CRM e as atualizações correspondentes no RD Station.
À medida que o projeto evolui e as versões futuras são consideradas, é necessário realizar uma nova avaliação pelos times de produto. Essa avaliação determinará se é necessário expandir o escopo da integração, possivelmente incorporando a utilização da integração HUB para atender a requisitos mais complexos e abrangentes.
É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio?
Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do iPaaS fornecido ao cliente específico.
É importante destacar que o modelo atual do iPaaS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no iPaaS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.
Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o RD STATION.
