Cada vez mais o mercado exige que as operações sejam realizadas de forma mais ágil e com custos operacionais reduzidos. Com a área de compras das empresas, não é diferente, os compradores precisam de agilidade para buscar novos fornecedores, avaliá-los, assim como receber propostas para suas necessidades de compra.
Com essa necessidade os softwares de e-procurement (gestão de compras de forma eletrônica) e sourcing estão ganhando espaço nas empresas com o objetivo de automatizar e agilizar os processos. Foi neste contexto que surgiu a necessidade de integrar o ERP ao sistema Clicbusiness.
Datasul (módulo Compras): responsável por controlar as demandas de compra recebidas pelas demais áreas da empresa e gerenciar todo o processo de compras, englobando as negociações com fornecedores até o fechamento do pedido de compra.
Clicbusiness: O Clicbusiness é um portal de colaboração e serviços para redes de negócio de empresas e do setor público, formadas por portais de procurement associados e suas comunidades de fornecedores. O principal serviço do Clicbusiness são soluções de sourcing direto e indireto para os Hubs compradores (busca de fornecedores e divulgação da demanda para captar fornecedores interessados em atender, respectivamente) e canal de venda reversa e monitoramento e gestão da demanda para os fornecedores.
O objetivo desta integração é permitir que os usuários da área de compras do Datasul tenham acesso a algumas funcionalidades do portal Paradigma e Clicbusiness, sem necessidade de implantação da integração ou consultoria especializada.
O objetivo principal é proporcionar uma pequena experiência dos usuários com o Clicbusiness, para que possam conhecer e até mesmo optar por uma opção mais robusta da integração, que é o TOTVS Marketplace (para maiores detalhes consultar o manual de integração desta solução).
Benefícios para o comprador
Arquitetura
Toda a integração com o Clicbusiness é feita por intermédio de comunicação direta com os Web Services (que são fixos), sem a utilização das ferramentas de comunicação. Isso se faz necessário para que não exista a necessidade de implantações/instalações da solução.
Caso exista algum erro de indisponibilidade do serviço, falha na conexão, ou algum erro técnico na chamada dos Web Services, esses erros serão gravados em um log, do diretório temporário da sessão, com o nome de “log_clicbusiness.log”. E o processo do usuário não será interrompido.
Por intermédio desta integração serão disponibilizadas as seguintes funcionalidades na rotina de solicitação de cotação/inclusão de cotação:
As novas funcionalidades podem ser observadas na imagem apresentada na sequência e serão detalhadas posteriormente neste documento.
Obs.: No release 2.06B essas funcionalidades serão disponibilizadas na inclusão de cotação, ao invés de na solicitação de cotação.
Por padrão a integração já vem ativada, mas se necessário pode ser desabilitada. Essa ativação/desativação da integração deve ser feita no programa Manutenção Parâmetros Compras (CC0104), por intermédio do campo “Clicbusiness”.
Como a integração funciona sem a necessidade de nenhum tipo de configuração/parametrização, existem alguns controles para saber qual ambiente do Clicbusiness deve ser conectado.
Nos parâmetros do módulo de compras (CC0104) existe um campo para controlar a resposta sobre o ambiente do Clicbusiness, com as seguintes opções:
Inicialmente o campo virá como “Sem resposta” e assim que que o usuário aceitar o termo do Clicbusiness terá que selecionar o ambiente a ser utilizado.
Em função das funcionalidades serem disponibilizadas no produto sem que o cliente necessite implantar, e como o Clicbusiness pode receber algumas informações de cotações e sobre o cliente, existe um aceite para que o cliente informe que está ciente e aceita esta integração.
O termo de aceite contém as seguintes informações:
Assim que aceito pelo cliente, o termo fica armazenado no Clicbusiness e é enviado por e-mail para cliente também.
Das funcionalidades citadas no escopo, as seguintes exigem que termo tenha sido aceito para que possam ser utilizadas:
Sem o aceite somente é possível visualizar os melhores fornecedores do Clicbusiness e consultar informações sobre o Portal de Compras.
O controle do aceite da experiência será geral para todo o ERP (parâmetro genérico no CC0104 – Parâmetros de compras), assim que o primeiro usuário aceitar, o parâmetro geral será marcado como aceito.
O termo de aceite pode ser acessado pelo programa de parâmetros de compras, ou então, por intermédio da tentativa de acessar uma funcionalidade que exija o termo de aceite, ele será apresentado automaticamente nestes casos. O termo de aceite é apresentado apenas uma vez por usuário, ou seja, uma vez apresentado, se o usuário não aceitar, terá que acessar por intermédio dos parâmetros de compras.
A visibilidade de cotação (detalhada na sequência) poderá ser configurada em três níveis:
O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.
Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.
O suporte a essa integração é de responsabilidade compartilhada entre TOTVS e Clicbusiness. Como todas as funcionalidades são disponibilizadas em interfaces do ERP, o contato inicial do cliente será com o suporte TOTVS. Caso identifique necessidade de acionar a equipe do Clicbusiness, a situação será encaminhada pelo suporte TOTVS à equipe do Clicbusiness.
Na sequência é apresentada as mensagens que são trocadas entre os sistemas
Esta integração traz novas funcionalidades especialmente para a área de Compras, no processo de cotação de compras.
Não existe uma integração de cadastro que necessite ser realizada para o funcionamento da integração.
O que ocorre de “cadastramento” é o vínculo de famílias do ERP x categorias do Clicbusiness. Ao enviar uma família para o Clicbusiness para busca dos melhores fornecedores, é enviado o código da família e a descrição. Inicialmente, como o não há nenhum registro e vínculo desta no Clicbusiness, é feita uma busca para verificar “palavras” da descrição da família do ERP que coincidam com palavras de categorias do Clicbusiness, e então, são retornados os melhores fornecedores dessa(s) categoria(s).
Depois que isso ocorre a primeira vez, a família fica armazenada no Clicbusiness e uma equipe responsável pelo cadastro/vínculo de categorias fará o correto relacionamento das famílias do ERP x Categorias do Clicbusiness. Isso é feito para que a busca de fornecedores retorne fornecedores que realmente possam ser interessantes ao comprador.
Na listagem dos fornecedores do item, além de apresentar os fornecedores relacionados do item são apresentados também os melhores fornecedores do Clicbusiness. A listagem dos 5 melhores fornecedores será disponibilizada por intermédio de um serviço fornecido pelo Clicbusiness, dessa forma o critério de escolha, e classificação dos fornecedores é gerenciado por ele. O ERP passa a informação da família a qual o item pertence, e o Clicbusiness retorna os melhores fornecedores dessa família/categoria. Tendo a listagem dos fornecedores do Clicbusiness eles são apresentados na mesma interface, junto com os fornecedores do ERP. Existem algumas diferenças na apresentação de fornecedores internos do ERP e fornecedores do Clicbusiness.
Obs. 1: Os fornecedores somente são apresentados caso a integração esteja habilitada.
Obs. 2: A busca dos melhores fornecedores por família, não é feita acessando o Clicbusiness todas as vezes. Existe um armazenamento desses dados no ERP. Dessa forma, a busca ocorrerá quando não houverem os dados no ERP ou quando os dados estiverem muito antigos. (Os dados têm validade de 30 dias após sua busca no Clicbusiness).
Para os fornecedores do Clicbusiness, ao invés de apresentar o código, que não existe, é apresentada uma imagem referente ao Clicbusiness. Na coluna “Fornecedor”, é apresentada a razão social do fornecedor. Para esses fornecedores não é apresentado o botão de configurações do e-mail, pois esse envio será feito pelo Clicbusiness.
Existe uma nova coluna de “Reputação”, que apresenta a reputação do fornecedor quando se tratar de um fornecedor do Clicbusiness. A imagem com estrelas representa a respectiva reputação (de 0 a 5), que ao ser clicada é ser aberta uma página com informações da reputação e perfil do fornecedor.
Pode ocorrer a situação de que o(s) fornecedor(es) retornados pelo Clicbusiness já estejam cadastrados na base interna do ERP, neste caso o fornecedor é apresentado na listagem com os fornecedores do ERP, juntamente a informação da reputação em tela.
Nesta mesma interface existe um botão para Busca de Fornecedores. Este botão abre uma página do Clicbusiness, onde o comprador poderá selecionar outros fornecedores, além dos 5 melhores sugeridos para enviar a solicitação de cotação. O funcionamento dessa interface é de responsabilidade do Clicbusiness.
Existe ainda o botão “Portal de Compras”, que abre uma página com informações sobre o Portal de Compras (Oferta TOTVS MarketPlace), essa interface também é de responsabilidade do Clicbusiness.
Na solicitação de cotação (interface Flex), será realizada basicamente a mesma implementação apresenta, ou seja, na tela que apresenta os fornecedores do pacote de compra, são apresentados os melhores fornecedores das famílias de itens que façam parte do processo de compras. Ou seja, se o pacote de compras possuir famílias diferenciadas, podem ser apresentados mais de 5 fornecedores na tela, conforme o número de famílias. Nesta tela existem os mesmos botões citados acima: reputação/informações do fornecedor, busca de fornecedores e Portal de Compra.
Obs.: Caso os fornecedores se repitam por família, é apresentado uma única vez.
Nas interfaces Progress, como não há o processo de solicitação de cotação, o tratamento é um pouco diferenciado. Existe uma interface para apresentar os melhores fornecedores do Clicbusiness separadamente. Esta interface será chamada dos seguintes locais:
Nas pendências do comprador (CC0523), o comprador deverá selecionar uma ordem de compra na listagem e pressionar o botão “Melhores Fornecedores”, dessa forma serão apresentados os melhores fornecedores para a família do item da ordem de compra, na nova interface.
Na inclusão de cotação (OC0201), a interface é aberta com os melhores fornecedores para a família do item posicionado na tela. Neste caso o usuário terá que selecionar uma ordem de compra (referente ao item em questão).
Na manutenção de processos (OC0202), a interface é aberta com os melhores fornecedores para as famílias dos itens das ordens de compra do processo.
Funcionalidades/características da interface de melhores fornecedores:
Ao enviar os dados de uma cotação/solicitação de cotação para o Clicbusiness, deverá ser definido se a cotação pode ficar visível para outros fornecedores no Portal do Clicbusiness ou se não pode. Neste caso, se estiver visível, o fornecedor que visualizar a cotação e quiser participar, poderá mandar a cotação para o comprador responsável. Existem 3 níveis diferentes para controlar a visibilidade de cotação no Clicbusiness:
Ao enviar a solicitação de cotação, seja nas interfaces Flex, ou na nova tela de fornecedores do Clicbusiness, são enviadas as informações da cotação para o Clicbusiness, juntamente com as informações dos fornecedores e visibilidade da cotação:
Obs. 1: Os dados são enviados mesmo que não haja nenhum fornecedor do Clicbusiness selecionado.
Obs. 2: Nas telas de inclusão manual de cotação (OC0201) e inclusão de cotação por pacote (OC0204) são enviados os dados da cotação para o Clicbusiness também, sendo que para o usuário esse processo é transparente.
Nas telas de inclusão manual de cotação, OC0201 e OC0204, existem campos para que seja possível informar a data de validade da cotação e também se a mesma deverá ou não estar visível no Clicbusiness. Inicialmente a data de validade é sugerida como a data de entrega da parcela que possui a menor data menos um dia. Para o pacote de compra é a menor data de entrega menos um dia, considerando todas as ordens de compra do pacote.
Para os pacotes de compra, existem algumas particularidades: Como os fornecedores apresentados são de todos os itens do pacote de compra, na hora de enviar os dados para o Clicbusiness, somente serão enviados os fornecedores selecionados ao pacote.
Como as cotações são enviadas para o Clicbusiness e estarão disponíveis até a data de validade vencer, o comprador pode encerrar/aprovar essa cotação no ERP antes dessa data. E em alguns casos isso pode ocorrer bem antes da data de validade. Para que as cotações não fiquem aparecendo no Clicbusiness como “disponíveis”, no momento das aprovações de cotações é enviada uma mensagem para que o Clicbusiness encerre/tire a cotação do portal.
Solicitação de cotação (por ordem) – Flex
Solicitação de cotação (por pacote) – Flex
Inclusão de cotação (por ordem) – Progress
Inclusão de cotação (por pacote) – Progress
Pendências do comprador
Na sequência são apresentadas algumas situações que podem ser apresentadas no sistema devido a integração com o Clicbusiness, com sua respectiva solução.
Erro | Mensagem | Solução |
53701 | Selecione o tipo de ambiente.
| É necessário que o usuário selecione que ambiente está utilizando, para que o sistema conecte o ambiente correto do Clicbusiness. Caso esteja sendo utilizado um ambiente de testes ou simulação, deve ser selecionada a opção “Homologação”. Se for um ambiente de produção, selecionar a opção “Produção”. Obs.: Esta informação é importante para que os fornecedores do Clicbusiness (http://www.clicbusiness.com.br) não sejam notificados de cotações, caso se trate de um ambiente de testes ou simulação.
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53702 | Esta mensagem não será mais apresentada.
Help: Caso deseje aceitar o termo de experiência do TOTVS Marketplace e/ou configurar o ambiente de acesso, utilizar os parâmetros do módulo de compras (CC0104)
| Apenas uma advertência ao usuário, de que o termo de aceite da integração não será mais apresentado automaticamente ao mesmo. Neste caso, se desejar aceita-lo deverá acessar o programa de Manutenção de Parâmetros de compras (CC01014) |
53705 | Termo de aceite da experiência TOTVS Marketplace ainda não aceito
Help: Para realizar o aceite acesse o programa manutenção de parâmetros de compra (CC0104)
| O termo de aceite é apresentado automaticamente ao usuário uma única vez. Se não for aceito, é necessário acessar o programa de parâmetros de compras (CC0104) para aceitá-lo, e somente após isso que o usuário terá acesso às funcionalidades que possuem o controle de termo de aceite. |
30639 | Não foi possível buscar os fornecedores. Consulte o Log no diretório da seção temporária.
Não foi possível consultar o fornecedor. Consulte o Log no diretório da seção temporária.
Não foi possível enviar a solicitação para o Clicbusiness. Consulte o Log no diretório da seção temporária.
Não foi possível abrir o portal de compras. Consulte o Log no diretório da seção temporária.
| Esses erros ocorrem quando o sistema não conseguiu integrar corretamente as mensagens com o Clicbusiness. Os detalhes do erro ocorrido devem ser consultados no arquivo “log_clicbusiness” que é gerado no diretório temporário da seção.
Esse erro pode ocorrer por problemas de conectividade com o Clicbusiness. Neste caso é necessário verificar se o sistema do Clicbusiness está acessível e se o cliente possui acesso à Internet/acesso externo.
Outra situação que pode gerar esse erro, é em função de inconsistências de informações ou formato enviado. Neste caso é necessário verificar qual a inconsistência, qual o motivo da ocorrência e encaminhar a situação conforme a análise realizada.
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32532 | O item está parametrizado para não apresentar no Clicbusiness.
Help: O item pode ser parametrizado na tela de Manuteção dos Itens de compra (CC0103)
| Essa validação ocorre quando o usuário está tentando enviar a solicitação de cotação para um item que está parametrizado para não apresentar no Clicbusiness. Neste caso a mensagem de solicitação de cotação não é enviada.
Para que a solicitação de cotação para esse item seja enviada para o Clicbusiness deverá ser ajustada a configuração no programa de Manutenção de Itens de compra (CC0103)
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31189 | Data da cotação inválida.
| Para ser enviada a solicitação de cotação para o Clicbusiness, é necessário definir uma data de “validade” para a cotação, e esta não poderá ser menor que a data atual.
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Para facilitar o suporte a situações da integração, realizar as seguintes verificações:
