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Microsiga Protheus

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¿Cómo realizar prorrateo entre empresas?

Paso a paso:

El procedimiento de prorrateo entre empresas utiliza dos funcionalidades del entorno Contabilidad de gestión:

• Prorrateo Off Line
• Intercompany

 Procedimiento

• Definiciones contables 

Se deben definir las cuentas contables transitorias para realizar los registros de transferencias de valores entre empresas. Usualmente estas cuentas son Activas para las Transferencias de gastos y Pasivas para las Transferencias de ingresos.

Definir un ente contable (usualmente el ítem contable, por su aplicación como subcuenta) para que en las cuentas de transferencia este identifique las empresas / sucursales.

• Configuración de los prorrateos

En el registro de prorrateos Off Line existe el campo para definir si los registros generados por aquella regla de prorrateo estarán marcados para que sean considerados por la rutina de Intercompany

• Configuración del Intercompany

§ Se debe elaborar una regla de Intercompany para cada combinación de CUENTA ORIGEN + TRANSITORIA ORIGEN + EMPRESA/SUCURSAL ORIGEN A LA CUENTA DESTINO + TRANSITORIA DESTINO + EMPRESA/SUCURSAL DESTINO

§ Por no existir la funcionalidad estándar de inversión de débito y crédito entre origen y destino, es necesario que las cuentas destino se registren invertidas, y por ello es necesario que para cada cuenta origen / destino exista una cuenta transitoria.

 Ejemplo de utilización

 Necesidad: Transferir parte de los gastos de administración del holding (sueldos) a las  empresas controladas

 Estructura: Holding 80 – Sucursal 01 / Empresa 01 – Sucursal 01 / Empresa 02 – Sucursal 01

 1º Paso: Definiciones contables

• • Cuentas transitorias de transferencias:

Creación de la cuenta 1.05 – Transferencia entre empresas (sintética)

Creación de la cuenta 1.05.01 – Transferencias de gastos (sintética)

Creación de la cuenta 1.05.01.01 – Gastos con sueldos (analítica)

• • Ítem contable de identificación de las empresas / sucursales:

Creación del ítem contable 01 – Empresa 01 (sintético)

Creación del ítem contable 01.01 – Empresa 01 / Sucursal 01 (analítico)

Creación del ítem contable 02 – Empresa 03 (sintético)

Creación del ítem contable 02.01 – Empresa 02 / Sucursal 01 (analítico)

Creación del ítem contable 80 – Holding 80 (sintético)

Creación del ítem contable 80.01 – Holding 80 / Sucursal 01 (analítico)

2º Paso: Configuración del prorrateo 

• • Configuración de la siguiente regla de prorrateo en la empresa 80 – Sucursal 01:

a.       Encabezado:

Porcentaje base: 100%

Tipo: Movimiento mensual

b.      Origen:

Cuenta: 3.01.01.01 – Gastos con sueldos

c.       Partida:

Cuenta: 3.01.01.01 – Gastos con sueldos

d.      Contrapartida:

Línea 001  a la cuenta: 1.05.01.01 – Gastos con sueldos / Ítem contable: 01.01 / Porcentaje: 40% / Intercompany: SÍ

Línea 002  a la cuenta: 1.05.01.01 – Gastos con sueldos / Ítem contable: 02.01 / Porcentaje: 40% / Intercompany: SÍ

Línea 003  a la cuenta: 3.01.01.01(*) – Gastos con sueldos / Ítem contable: 80.01 / Porcentaje: 20% / Intercompany: NO

(*) El porcentaje que cabe al Holding no se mueve a la cuenta de transferencia entre empresas.

3º Paso: Configuración del Intercompany

• • Configuración de las siguientes reglas de Intercompany en la empresa 80 / sucursal 01:

a.      Regla 101:

Empresa origen: 80

Sucursal origen: 01

Cuenta origen: 1.05.01.01

Ítem contable origen: 01.01

Empresa destino: 01

Sucursal destino: 01

Cuenta destino: 3.01.01.01 (*)

Ítem contable destino: 08.01

b.      Regla 102:

Empresa origen: 80

Sucursal origen: 01

Cuenta origen: 3.01.01.01

Ítem contable origen: (blanco)

Empresa destino: 01

Sucursal destino: 01

Cuenta destino: 1.05.01.01 (*)

Ítem contable destino: 08.01

c.       Regla 201:

Empresa origen: 80

Sucursal origen: 01

Cuenta origen: 1.05.01.01

Ítem contable origen: 02.01

Empresa destino: 02

Sucursal destino: 01

Cuenta destino: 3.01.01.01 (*)

Ítem contable destino: 08.01

d.      Regla 201:

Empresa origen: 80

Sucursal origen: 01

Cuenta origen: 3.01.01.01

Ítem contable origen: (blanco)

Empresa destino: 02

Sucursal destino: 01

Cuenta destino: 1.05.01.01 (*)

Ítem contable destino: 08.01  

(*) Observe que la inversión ocurre en el registro, por eso es importante que para la cuenta origen / destino exista una transitoria apropiada.

• • Comentario: Lo ideal es que exista una mejora en registro de Intercompany, con la opción Invertir registro en el destino (Sí/No) para facilitar el registro de las reglas.

4º Paso: Estudio de caso

1.    Saldo en la cuenta 3.01.01.01 el 31.01.XX al 100.000,00

2.    Movimientos generados por la regla de prorrateo:

Empresa 08 / Sucursal 01: 

1.    Movimientos generados por el Intercompany

Empresa 01 / Sucursal 01: 

Empresa 02 / Sucursal 01: 

• • Comentarios: Las cuentas transitorias 1.05.01.01 solamente se pondrán en cero en un balance consolidado, evaluándose separadamente los balances de las empresas deben reflejar los movimientos de transferencias.