DEPOT

Objetivo

Gerenciar os processos de recebimento, reparo, armazenagem e entrada/saída de contêineres vazios.

Considerações Gerais

• A denominação DEPOT é utilizada na logística de importação ou exportação para nomear um depósito de contêineres vazios.

• É uma área utilizada pelos proprietários para armazenar e reparar os contêineres que foram utilizados pelos importadores na logística de importação e que serão utilizados pelos exportadores para exportar seus produtos na logística de exportação.

• O processo de DEPOT não requer controles ou exigências da Receita Federal, por não possuir controle aduaneiro.

• No DEPOT poderão ser recebidos apenas contêineres vazios, devidamente autorizados pelo Armador.

• O DEPOT não é voltado somente à área Alfandegária.

Público Alvo

• Operadores Logísticos que atuam com armazenagem e reparo de contêineres vazios.
• Armador: empresa de transporte marítimo proprietária de navios e contêineres, os quais são utilizados para o transporte das mercadorias, sendo que um Armador pode operar em vários países, vários Portos e normalmente em cada Porto ele possui um DEPOT, que pode ser seu ou terceirizado para um Operador Logístico.

Parametrizações

Visão Macro do Processo

Detalhamento do Processo

• Programação do Recebimento

Este processo é responsável por efetuar a programação dos contêineres vazios que serão recebidos no DEPOT:

• O Armador envia as informações da programação de recebimento à área Administrativa do DEPOT.
• O Setor Administrativo analisa se o registro da programação no sistema será de forma manual ou automática. Isso dependerá do tipo de arquivo recebido.
• O Setor Administrativo extrai os dados do documento (e-mail, PDF, Excel ou WebSite) e lança na planilha padrão de importação, para que os dados sejam importados no SARA.
• O Setor Administrativo importa a planilha de programação de recebimento na rotina de cadastro da programação de recebimento no SARA.
• A Portaria registra a programação de recebimento de containers no SARA:
  Funcionalidades:
  a) Registro da Programação de Recebimento.
  b) Importação da Programação de Recebimento.

• Recebimento

Este processo é responsável por efetuar o registro de recebimento do contêiner vazio no DEPOT:

• O Armador ou Locatário envia o contêiner para armazenagem no DEPOT.
• A Portaria do DEPOT recepciona o veículo de transporte com o contêiner.
• A Portaria consulta no SARA se existe programação de recebimento para o contêiner.
• A Portaria informa o Setor Administrativo que o contêiner.não possui programação para o recebimento.
• O Setor Administrativo entra em contato com o Armador e verifica se o contêiner.possui autorização para o recebimento.
• O Armador analisa a situação e autoriza ou não o recebimento do contêiner.no DEPOT.
• O Setor Administrativo recebe a informação referente a autorização de recebimento do contêiner e verifica se foi realizada a autorização pelo Armador.
• O Setor Administrativo informa à Portaria que o contêiner não possui autorização para o recebimento.
• A Portaria informa à Transportadora que o recebimento do contêiner.não está autorizado e solicita entrar em contato com o Armador.
• O Setor Administrativo altera a programação de recebimento e efetua a inclusão do contêiner.
• A Portaria efetua o registro do veículo e do contêiner.no SARA, gerando o CESV de entrada e a Ordem de Serviço de Descarga do Container Vazio e imprime o CESV e o formulário de vistoria de contêiner pelo SARA.
• A Portaria entrega o CESV e o formulário de vistoria de contêiner.ao motorista e libera a sua entrada no Recinto, encaminhando o contêiner para a vistoria.
• A Operação de Pátio recepciona o veículo com o contêiner.e analisa se a vistoria terá que ser realizada sobre o veículo, em caso de devolução de importação ou desistência de exportação.
• A Operação de Pátio efetua a descarga do contêiner e registra a Ordem de Serviço de Descarga no SARA. Dependendo da modalidade da operação é necessária a vistoria do contêiner.sobre rodas e, caso a estimativa de reparo não seja autorizada, o Operador de Pátio rejeita o contêiner.
• A Operação de Pátio movimenta o contêiner.para a pilha de contêineres a serem vistoriados, na área de vistoria.
• A Operação de Pátio encaminha o veículo à Portaria de saída do DEPOT.
• A Portaria recepciona o veículo para saída e registra a vistoria do contêiner, se ela já tiver sido realizada e não registrada no sistema pela operação de pátio, e gera e imprime o EIR (Recibo de Intercâmbio de Container). Em seguida, registra a saída do veículo de transporte e fecha o CESV.
• A Portaria entrega o EIR devidamente assinado ao Motorista e o libera para saída do DEPOT.
• A Operação de Pátio realiza a vistoria da estrutura do contêiner.e verifica se faltam peças no maquinário, em caso de contêiner Reefer, e preenche o formulário de vistoria de container, registrando os dados do contêiner.e as avarias, caso existam. O formulário de vistoria é encaminhado ao Setor Administrativo, para que seja realizada a estimativa de reparo.
• A Operação de Pátio recebe informação que a estimativa de reparo não foi autorizada e efetua a rejeição do contêiner, informando ao Motorista.
  Funcionalidades:
  a) Consulta da programação de recebimento.
  b) Registro de entrada do veículo de transporte..
  c) Impressão do formulário para vistoria do contêiner.
  d) Geração da Ordem de Serviço de Descarga.
  e) Registro da Vistoria do Contêiner (opcional).
  f) Registro da Ordem de Serviço de Descarga.
  g) Geração e impressão do EIR (Recibo de Intercâmbio).
  h) Registro da saída do veículo de transporte.

• Vistoria

Este processo é responsável por efetuar o registro da vistoria do contêiner vazio, identificando as avarias e os reparos ou serviços que terão que ser realizados:

• A área Operacional consulta no SARA os contêineres pendentes de vistoria de estrutura, realiza a vistoria e preenche o formulário de vistoria.
• Verifica na vistoria de estrutura se o contêiner não apresenta avaria ou se será necessário efetuar a lavação. 
• Se a estrutura estiver avariada, movimenta o contêiner para área de contêineres avariados e, se o contêiner estiver sujo, será necessário a sua lavação.
• Movimenta e armazena o contêiner na área de disponíveis.
• Identifica se o tipo de contêiner é Reefer. Se for, encaminha à área de PTI para vistoria do maquinário, após a vistoria da estrutura.
• Consulta os contêineres pendentes de vistoria de maquinário no sistema SARA.
• Efetua a vistoria de maquinário do contêiner Reefer e preenche formulário de vistoria.
• Registra no SARA a vistoria realizada no maquinário do contêiner Reefer.
• A Operação de Pátio verifica se o maquinário está OK. Se estiver, verifica se o contêiner  está sujo, necessitando de lavação, Se não estiver OK, movimenta o contêiner à área de avariados aguardando reparo.
• A Operação de Pátio movimenta o contêiner para a área de contêineres aguardando reparos ou lavação.
  Funcionalidades:
  a) Consulta contêineres pendentes de vistoria de estrutura.
  b) Registro da vistoria de estrutura.
  c) Consulta contêiner pendentes de vistoria de maquinário.
  e) Registro da vistoria de maquinário.

• Estimativa de Reparo

Este processo é responsável por gerar a estimativa de reparo para os contêineres avariados, registrar a autorização do Armador e gerar a Ordem de Serviço de reparo para a Oficina:

• O Setor Administrativo consulta os contêineres aguardando estimativa de reparo no SARA.
• Calcula e gera a estimativa de reparo no SARA para a vistoria do contêiner. Para a geração da estimativa, a tarifa de reparos do Armador deve estar devidamente cadastrada.
• Depois envia a estimativa de reparo ao Armador, via e-mail ou registro em seu sistema.
• O Armador ou Locatário recebe a estimativa para análise e autorização; analisa a estimativa efetuando a aprovação, aprovação com ressalva ou rejeita a estimativa retornando ao DEPOT.
• O Setor Administrativo recebe o parecer do Armador com relação a autorização da estimativa, analisa o parecer do Armador (autorizada ou não autorizada) e registra a autorização da estimativa no SARA.
• O SARA identifica se a vistoria foi efetuada sobre rodas e identifica se para o contêiner em questão foi realizada a vistoria do contêiner sobre rodas.Caso afirmativo, libera o contêiner para descarga.
• O Setor Administrativo analisa a autorização e verifica se existe ressalva (ajuste).
• Se a vistoria foi realizada sobre rodas, o Setor Administrativo deve informar a operação de pátio para rejeitar o recebimento do contêiner, pois o Locatário não autorizou o reparo.
• O Setor Administrativo revisa a estimativa, ajustando itens ou valores, e envia a nova revisão para que o Armador autorize.
  Funcionalidades:
  a) Cadastro da tabela de tarifas de reparo.
  b) Consulta a contêineres pendentes de estimativa de reparo.
  c) Geração e revisão da estimativa de reparo.
  d) Registro da autorização da estimativa.
  e) Relatório da estimativa de reparo.

• Oficina e Lavação

Este processo é responsável por registrar a entrada e a saída dos contêineres da Oficina ou da lavação:

• A Oficina consulta e imprime os contêineres que estão aguardando reparo de estrutura.
• Solicita um posicionamento sobre o contêiner na Oficina para a Equipe de Pátio. A quantidade de contêineres dependerá do tamanho da estrutura da Oficina.
• A Operação de Pátio posiciona o contêiner na Oficina, conforme solicitação.
• A Oficina registra a entrada do contêiner no SARA.
• A Oficina executa os reparos e os serviços no contêiner, de acordo com a Ordem de Serviço e a estimativa aprovada.
• A Oficina efetua a saída do contêiner após o seu reparo e analisa, por meio da estimativa, se o contêiner terá que ser lavado. Caso afirmativo, encaminha para lavação; caso contrário, encaminha para armazenamento.
•  Operação de Pátio movimenta e armazena o contêiner na área de disponíveis (Contêineres OK).
• A Equipe de Lavação consulta os contêineres que estão aguardando lavação.
• A Equipe da Oficina ou Pátio solicita o posicionamento do contêiner para lavação.
• A Equipe de Pátio movimenta e posiciona o contêiner para que a Equipe de Lavação efetue a limpeza.
• A Equipe de Lavação registra no sistema que a lavação foi realizada.
• A Equipe de PTI consulta os contêineres aguardando reparo de maquinário, realiza o reparo no maquinário e registra o término do reparo no SARA.
  Funcionalidades:
  a) Registro de entrada e saída de Oficina.
  b) Alteração da situação do reparo de maquinário.
  c) Pendentes de estimativa, autorização e reparo.
  d) Registro de lavação.

• Armazenagem

Este processo é responsável pelo controle de estoque e movimentações do contêiner no DEPOT, sendo realizado pela área de Pátio.

Funcionalidades:
a) Relatório de Estoque de Contêineres.
b) Movimentação de Contêineres.
c) Consultas gerais DEPOT.

• Programação de Saída

Este processo é responsável por efetuar a programação dos contêineres vazios que serão carregados no DEPOT:

• O Armador envia as informações para o registro da programação de saída para o DEPOT.
• O Setor Administrativo recebe as informações da programação de saída enviadas pelo Armador, analisa se o registro da programação será manual ou importado da planilha Excel padrão e registra a programação de saída de contêineres no SARA, manualmente.
• Verifica ainda se na programação enviada pelo Armador existem contêineres específicos designados ou se a programação está somente por tipo de contêiner e solicita a designação dos contêineres para a programação de saída.
• A Operação de Pátio recebe a programação de saída com os tipos de contêineres para designar, efetua a separação dos contêineres gerando uma lista com os números dos contêineres designados e envia a lista de contêineres separados ao Setor Administrativo, para designação no sistema.
• O Setor Administrativo recebe a lista, efetua a designação do contêiner no SARA para a programação de saída e manipula a planilha padrão da importação da programação de saída, incluindo os contêineres enviados por e-mail ou outro documento (PDF, outros).
• O Setor Administrativo registra a programação de saída e importa os contêineres da planilha padrão de importação da programação de saída, separa a programação de saída para a qual será efetuada a separação dos contêineres de forma antecipada (no caso de modalidade de embarque para Porto), e gera uma planilha Excel com os contêineres designados para saída. Efetua ainda a impressão e entrega ao Setor Operacional, para separação.
• A Operação de Pátio recebe o relatório dos contêineres designados da programação de saída e efetua a separação dos contêineres.
  Funcionalidades:
  a) Registro da Programação de Saída.
  b) Designação de contêineres.
  c) Importação de contêineres designados.

• Separação e Carregamento

Este processo é responsável por efetuar a separação dos contêineres designados para saída e efetivar o carregamento:

• O Armador ou Locatário envia o veículo de transporte ao DEPOT para efetuar o carregamento do contêiner, levando uma Ordem de carregamento com o número do booking programado.
• A Portaria recebe o veículo para a operação de carregamento e solicita a Ordem de Coleta com o número do booking. Por meio da Ordem de Coleta, consulta a programação de saída pelo número do contêiner, booking ou outro documento.
• A Portaria verifica no sistema se existe programação de saída para a Ordem de Coleta. Se não houver, rejeita o carregamento e solicita para a Transportadora entrar em contato com o Armador ou Locatário.
• A Portaria registra o CESV, vinculando a programação de saída, efetua a geração da Ordem de Serviço de carregamento e encaminha o veículo de transporte ao Pátio, para efetuar o carregamento do contêiner.
• A Operação de Pátio recepciona o veículo com a OS gerada para efetuar o carregamento do contêiner, verifica se possui um contêiner especifico designado na Ordem de Serviço e efetua a separação do contêiner designado na OS.
• O Operador de Pátio separa um contêiner pelo tipo de contêiner e tipo de carga informados na programação e na Ordem de Serviço. Em seguida, vistoria e lacra o contêiner com um lacre do próprio Recinto, efetua o carregamento e a designação do contêiner no SARA.
• A Operação de Pátio registra o carregamento e fecha a OS no SARA.
• Depois do contêiner carregado no caminhão, o Operador de Pátio encaminha o veículo à Portaria de saída.
• A Portaria recepciona o veículo com o contêiner carregado, localiza o CESV do veículo, verifica se o contêiner está designado no sistema e efetua a designação do contêiner na Ordem de Serviço, de acordo com o número do contêiner carregado.
• Em seguida, fecha a Ordem de Serviço na tela de saída de veículos do DEPOT. Esta operação efetuará o fechamento automático da OS.
• Em caso da modalidade saída para exportação, a Portaria vincula um número de lacre ao contêiner. Este lacre deverá estar devidamente cadastrado na sequência de lacres.
• A Portaria ainda gera e imprime o EIR (Recibo de Intercâmbio de Contêiner) para o processo de saída, registra a saída do veículo de transporte no SARA e a entrega o EIR de saída ao Motorista e libera a saída do Recinto.
  Funcionalidades:
  a) Consulta programação de saída.
  b) Registro da entrada do veículo (CESV de Carga).
  c) Geração da Ordem de Serviço de carregamento.
  d) Designação de contêiner para saída.
  e) Registro da Ordem de Serviço de Carga.

• Saída

Este processo é responsável por efetuar a liberação da saída do veículo com o contêiner carregado, sendo que ele é realizado pela Portaria.

Funcionalidades:
a) Designação de contêiner para saída.
b) Fechamento da OS de Carga (Automática).
c) Registro de Lacre do Armador.
d) Geração e impressão do EIR (Recibo de Intercâmbio de Saída).
e) Registro da saída do contêiner.

• Faturamento

Este processo é responsável por efetuar o cálculo dos serviços prestados pelo DEPOT aos Armadores ou depositantes dos contêineres:

• O Setor Administrativo efetua o acordo da tabela de tarifas com o Armador e registra no sistema; efetua o cálculo dos handlings de entrada pendentes de faturamento dentro de um determinado período, o cálculo da armazenagem dos contêineres pendentes de faturamento e o cálculo dos serviços de reparos pendentes de faturamento dentro de um determinado período.
• O Setor Administrativo também efetua o acúmulo de demonstrativos para um determinado Armador e tipo de serviço para emissão de uma única NF dentro de um período.
• Emite o relatório de demonstrativo de cálculo por período e tipo de serviço, gera e imprime a Nota Fiscal de serviços para o demonstrativo acumulado. Além disso, envia as Notas Fiscais e os relatórios de demonstrativo de cálculo ao Armador.
• O Armador recebe a NF e o demonstrativo de cálculo para análise e pagamento.
  Funcionalidades:
  a) Cadastro de serviços faturáveis (itens de tarifa).
  b) Configurações para faturamento.
  c) Cadastro da tabela de tarifas.
  d) Cadastro da opção de tarifa.
  e) Cálculos do serviços.
  f) Consulta e relatório dos serviços calculados.

• EDI DEPOT

Este processo é responsável pela geração e envio das informações referentes as movimentações dos contêineres do DEPOT para os Armadores, sendo que os arquivos de EDI são gerados no padrão EDIFAT.

Funcionalidades:
a) Registro e configuração do layout de arquivo por Armador.
b) Grupo, linhas e campos.
c) Registro de grupo de/para.
d) Registro de informações de/para por Armador.
e) Serviço de geração de arquivos.

Estrutura Física do DEPOT

• Portaria: efetua o controle de entrada e saída dos veículos.
• Área Administrativa: responsável pelo faturamento e toda parte administrativa.
• Área de Armazenagem: onde os contêineres serão depositados.
• Oficina de Reparo: para o conserto dos contêineres avariados.
• Área de Lavação: efetua a limpeza dos contêineres sujos. Este é um serviço que o DEPOT faz e é pago pelo Armador ou Importador.
• Área de PTI: é a área de conferência, medição e inspeção dos contêineres refrigerados.