Documento externo é a publicação de um link de acesso externo à plataforma, que possui as mesmas propriedades de um documento comum, porém é necessário informar uma URL de acesso externo.
Quando é utilizado o protocolo de transferência HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) somente é possível incluir documentos externos que direcionem para um local que também utilize esse protocolo.
01. Acionar a opção Novo logo depois Documento externo no local onde ele será criado, inserir uma descrição para ele.
02. Na aba Informações gerais, inserir as informações solicitadas.
URL
URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo.
Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o documento externo.
Tags
Rótulos atribuídos ao documento externo para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento externo de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento externo por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".
Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do documento externo.
Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do documento externo que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento externo e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento externo e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.
Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento externo e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele.
Documento expira?
Quando assinalado, determina que o documento externo expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento externo não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.
Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento externo se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.
Válido a partir de
Data a partir da qual o documento externo estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento externo agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o documento externo é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).
Válido até
Data a partir da qual o documento externo será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.
Tipo de documento
Tipo ao qual o documento externo pertence.
Assunto
Assunto ao qual o documento externo está relacionado.
Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o documento externo. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão.
Autor
Usuário autor do documento externo que está sendo criado.
Idioma
Idioma ao qual o documento externo será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do documento externo. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.
Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento externo como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação.
03. Acionar a aba Documentos relacionados para relacionar um documento ao documento externo, se desejado.
04. Acionar Adicionar.
05. Localizar e selecionar o documento desejado.
06. Acionar Confirmar.
07. Acionar a aba Aprovação.
08. Definir os critérios de aprovação para o documento externo, se desejado.
09. Acionar a aba Segurança.
10. Definir os critérios de segurança para o documento externo, se desejado.
11. Acionar Salvar.
01. Localizar e acionar o nome do documento externo que se deseja visualizar.
02. Visualizar o seu conteúdo.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.
02. Posicionar o mouse sobre o nome do documento externo.
03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento externo.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja definir prioridade.
02. Inserir a prioridade desejada para o documento externo na coluna Prioridade.
Mais informações sobre prioridade para documentos externos podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento.
Se a coluna Prioridade não está sendo exibida na pasta onde o documento externo se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta..
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.
01. Localizar o documento externo que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.
01. Localizar o documento externo que se deseja definir como favorito.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento externo.
01. Localizar o documento externo que se deseja renomear.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Renomear.
01. Localizar o documento externo que se deseja editar.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Propriedades.
01. Localizar o documento externo do qual se deseja restaurar uma versão antiga.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Propriedades.
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja recortar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
01. Localizar e selecionar o documento externo do qual se deseja criar um documento espelho.
02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja eliminar.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Remover.
Fique atento!
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.
