Por meio dessa opção é possível editar as propriedades de pastas e de todos os tipos de documentos publicados na navegação de documentos ou em comunidades, tais como imagens, vídeos, formulários, artigos, documentos de texto, pastas, dentre outros. Porém, algumas opções são específicas de cada tipo.
Dentre as informações que podem ser editadas estão as permissões de acesso, restrições, usuários aprovadores, níveis de aprovação e também informações específicas de cada tipo de documento. Já a pasta "Meus Documentos" é pessoal, por isso não é possível configurar segurança ou aprovação, somente nas demais pastas publicadas na raiz de documentos.
01. Depois de acionar a opção Propriedades, localizada em Mais opções no local onde a pasta ou o documento está publicado, alterar a descrição, se desejado.
02. Na aba Arquivos de publicação, efetuar as alterações desejadas.
03. Acionar a aba Editor e alterar as informações desejadas se o item do qual as propriedades estão sendo editadas for um artigo.
04. Acionar a aba Anexos e efetuar as alterações desejadas se o item do qual as propriedades estão sendo editadas for um artigo.
05. Acionar a aba Informações gerais e editar as informações desejadas.
Ao editar um documento é exibido um novo campo nessa aba:
Controle de versão
Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:
• Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão.
• Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão.
• Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento. Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento.
Os demais dados contidos na aba Informações gerais variam de acordo com o documento que está sendo editado. Mais informações sobre os campos apresentadas podem ser obtidas em:
06. Acionar a aba Descrição principal dos registros de formulário e editar as informações desejadas se o item do qual as propriedades estão sendo editadas for um formulário.
07. Acionar a aba Documentos relacionados e efetuar as alterações desejadas.
08. Acionar a aba Aprovação e editar as informações desejadas.
09. Acionar a aba Segurança e editar as informações desejadas.
10. Acionar a aba Propriedades herdadas e editar as informações desejadas.
11. Acionar a aba Datasets do formulário e editar as informações desejadas.
12. Acionar Confirmar.
Se o item para o qual as propriedades estão sendo editadas for um artigo, as ações disponíveis são:
ECM 005 - Como verificar quantas visualizações ou download teve algum documento?
Fique atento!
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