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Falando de artigo...
Esse recurso permite a criação e atualização de informações dentro da plataforma no formato de artigo – sem a necessidade de criar um documento com auxílio de uma ferramenta externa – e, posteriormente, publicá-lo na navegação de documentos.
Ao salvar o artigo como rascunho, é possível editá-lo posteriormente, no entanto, somente o usuário que o salvou (publicador) ou um usuário administrador pode editá-lo. Para os demais usuários que possuem permissão de leitura, se o conteúdo possuir uma versão anterior, esta fica disponível para visualização enquanto o conteúdo atual está em edição. Um artigo salvo em modo rascunho é identificado com um sinal de exclamação (!) na navegação de documentos.
Ao cancelar o rascunho de um artigo, as alterações efetuadas durante a edição são descartadas, sendo restaurada a versão anterior, se existir.
Criar artigo
Visualize o passo a passo
01. Acionar a opção Novo logo depois Artigo no local onde ele será criado, inserir uma descrição para ele.
02. Na aba Editor, inserir conteúdo do artigo.
O editor de texto possui vários recursos, tais como:
• copiar, recortar e colar;
• localizar e substituir;
• campos de formulário;
• formatação de texto;
• listas;
• tabelas;
• imagens;
• caracteres especiais;
• links de páginas Web;
• visualização do código fonte gerado pelo editor.
03. Acionar a aba Anexos.
A aba Anexos permite anexar arquivos ao artigo por upload ou que estão publicados na plataforma.
O arquivo gerado para o artigo é um HTML, sendo assim, é possível anexar arquivos do tipo JavaScript, CSS, Flash, imagens, entre outros.
04. Acionar Selecionar arquivo – para anexar um arquivo da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para anexar um arquivo que já está publicado na plataforma.
05. Localizar e selecionar o arquivo a ser anexado ao artigo.
06. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.
Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos ao concluir a publicação do artigo.
07. Acionar a aba Informações gerais e inserir as informações solicitadas.
As informações solicitadas são:
Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o artigo.
Tags
Rótulos atribuídos ao artigo para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o artigo de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o artigo por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".
Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do artigo.
Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do artigo que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um artigo e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o artigo e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.
Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o artigo e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele.
Documento expira?
Quando assinalado, determina que o artigo expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o artigo não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.
Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do artigo se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.
Válido a partir de
Data a partir da qual o artigo estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do artigo agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o artigo é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).
Válido até
Data a partir da qual o artigo será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.
Tipo de documento
Tipo de documento ao qual o artigo pertence.
Assunto
Assunto ao qual o artigo está relacionado.
Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o artigo. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão com base na extensão do artigo (HTML).
Autor
Usuário autor do artigo que está sendo criado.
Idioma
Idioma ao qual o artigo será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do artigo. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.
Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao artigo como assunto de interesse serão notificados sobre a publicação do artigo.
08. Acionar a aba Documentos relacionados.
Nessa aba é possível relacionar um documento publicado na plataforma ao artigo.
09. Acionar Adicionar.
10. Localizar e selecionar o documento a ser relacionado ao artigo.
11. Acionar Confirmar.
Para excluir um documento relacionado ao artigo, basta selecioná-lo e acionar o ícone Excluir, representado por uma lixeira e localizado na coluna Funções.
12. Acionar a aba Aprovação.
Essa aba somente é exibida se a pasta na qual o artigo está sendo criado não possuir critérios de aprovação.
13. Definir os critérios de aprovação para o artigo, se desejado.
14. Acionar a aba Segurança.
15. Definir os critérios de segurança para o artigo, se desejado.
16. Acionar Salvar rascunho para salvar o artigo e editá-lo posteriormente ou Publicar para efetivamente publicá-lo na navegação de documentos para que outros usuários possam visualizá-lo, de acordo com os critérios de segurança definidos.
Visualizar artigo
01. Localizar e acionar o nome do artigo que se deseja visualizar.
02. Visualizar o seu conteúdo.
Ao visualizar o artigo é possível efetuar algumas ações, tais como visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar documento.
Solicitar permissão adicional em artigo
01. Localizar o artigo para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.
02. Posicionar o mouse sobre o nome do artigo.
03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do artigo.
Visualizar anexos de artigo
01. Localizar o artigo do qual se deseja visualizar os anexos.
02. Acionar Visualizar anexos, localizado ao lado direito do nome do artigo e representado por um clipe.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível visualizar os anexos do artigo. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar anexos de documento.
Definir prioridade para artigo
01. Localizar o artigo para o qual se deseja definir prioridade.
02. Inserir a prioridade desejada para o artigo na coluna Prioridade.
Mais informações sobre prioridade para artigos podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento.
Se a coluna Prioridade não está sendo exibida na pasta onde o artigo se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta..
Efetuar ação social para artigo
01. Localizar o artigo para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do artigo.
Acompanhar artigo
01. Localizar o artigo que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do artigo.
Definir artigo como favorito
01. Localizar o artigo que se deseja definir como favorito.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do artigo.
Criar notas em artigo
01. Localizar o artigo no qual se deseja fazer anotações.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do artigo.
03. Acionar Iniciar notas.
Essa opção somente é apresentada quando o recurso de criação de notas em documentos está ativo. Informações sobre a ativação do recurso podem ser obtidas em Messaging -PC.
Ao acionar essa opção é apresentada a janela do Messaging na qual é possível fazer anotações no artigo. Mais informações podem ser obtidas no caminho alternativo Criar notas em documento em Messaging.
Renomear artigo
01. Localizar o artigo que se deseja renomear.
É necessário ter permissão de modificação no artigo para renomeá-lo.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do artigo.
03. Acionar Renomear.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear o artigo. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento.
Editar artigo
01. Localizar o artigo que se deseja editar.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do artigo.
03. Acionar Propriedades.
Cancelar rascunho de artigo
01. Localizar o artigo do qual se deseja cancelar o rascunho que foi salvo previamente.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do artigo.
03. Acionar Propriedades.
04. Acionar Cancelar rascunho.
Ao acionar essa opção o conteúdo salvo como rascunho é excluído e o artigo voltará a exibir o conteúdo da última versão publicada.
Restaurar versão de artigo
01. Localizar o artigo do qual se deseja restaurar uma versão antiga.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do artigo.
03. Acionar Propriedades.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do artigo. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento.
Copiar artigo
01. Localizar e selecionar o artigo que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Recortar artigo
01. Localizar e selecionar o artigo que se deseja recortar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Espelhar artigo
01. Localizar e selecionar o artigo do qual se deseja criar um documento espelho.
02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do artigo. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento.
Remover artigo
01. Localizar e selecionar o artigo que se deseja eliminar.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Remover.
Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o artigo foi removido. Porém, ele apenas é removido da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo artigo na pasta será liberado apenas quando este for removido da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou eliminar o artigo definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira.
