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Projeto: FS008679 - Template Digital II - Agenda Inteligente

FS008870 - Agenda Inteligente - Melhorias no Agendamento de Recursos.

Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SENAI

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Este documento foi elaborado para orientação aos usuários-chave do TOTVS Educacional (SGE) do SENAI sobre os requisitos e funcionalidades da Agenda Inteligente, recurso desenvolvido : Mentoria e Reserva de Recursos, desenvolvida a partir da redefinição e automatização do projeto: Solicitação de Reservas.

A Agenda Inteligente l Mentoria possibilita aos professores a inclusão da disponibilidade de dias e horários para realização de mentorias. A partir do registro, é permitido aos alunos a realização de reservas/agendamentos, conforme os dias e horários disponibilizados .

Para isso, será apresentada uma visão prática da solução desenvolvida, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema.

pelo professor no Novo Portal do Professor.

Agenda Inteligente l Reserva de Recursos possibilita aos alunos a solicitação de reserva de recursos da instituição (materiais ou físicos) através do Portal do Aluno.

Além disso, as reservas realizadas são automaticamente adicionadas/atualizadas à Agenda Google dos alunos.

Para isso, será apresentada uma visão prática da solução desenvolvida, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema.

Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.

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A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional (SGE). Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Síntese

Através de processos automatizados, a Agenda Inteligente possibilita que professores e tutores SENAI, através do acesso ao Portal do professor, realize a inclusão da sua disponibilidade de dias / horários para realização Atividade Extra l Mentoria. Uma vez informada a disponibilidade de atendimento, aos alunos é permitido o agendamento de mentorias no Portal Educacional, conforme a disponibilidade registrada pelo professor.

A Agenda Inteligente também executa a exportação dos compromissos para o Google Agenda dos professores/tutores e alunos.

Quando não realizada uma mentoria, o agendamento poderá ser cancelado exclusivamente pelo aluno via Portal do Aluno ou por um usuário da secretaria escolar via TOTVS Educacional (SGE). A

Assim, quando do cancelamento de um agendamento de mentoria, o Google Agenda aplicará a atualização do registro, aplicando a exclusão do agendamento ao calendário do professor e do aluno.

Liberação dos anexos customizados na árvore de perfil:

Os anexos da customização - Template Digital II - Agenda Inteligente devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção: Liberando Acesso aos Menus.

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Cadastro da Filial l Endereço:

O endereço da filial deve estar devidamente preenchido no cadastro da filial, disponível em: TOTVS Backoffice | Gestão Fiscal l Cadastros l Filiais l Aba: Endereço.

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Script Customizado:

A inclusão de uma Atividade Extra l Mentoria, requer a execução prévia de um script customizado, para aplicação de cadastros prévios padronizados no TOTVS Educacional (SGE), visíveis em: Currículo e Oferta l Professores l Atividade Extra.

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O cadastros realizados via script customizado incluem as seguintes informações:

Criação das atividades extras SATIVIDADEEXTRA.DESCRICAO (fixas): Mentoria Presencial e Mentoria Online;
Criação do grupo de atividade SGRUPOATIVIDADE (fixo): Mentoria;
Campos disponíveis a serem habilitados: Descrição, Observação, Situação, Instituição, Tipo: Extra-classe SGRUPOATIVIDADE.TIPO (fixo);
Vinculação do Grupo às atividades criadas.

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title	Premissas

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title	Parâmetros - Integração Google l Agenda Inteligente

Os parâmetros customizados desenvolvidos para possibilitar as tratativas da Integração Google com a Agenda Inteligente são configurados através da interface disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Parâmetros l Aba: Agenda Inteligente.

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Aos parâmetros da Integração Google, foram aplicados os agrupamentos:

Aba: Parâmetros Gerais l Grupo: Parâmetros Atuais: Reúne os parâmetros gerais da Integração Google;
Aba: Agenda Inteligente l Grupo: Novos Parâmetros: Reúne os parâmetros relacionados à Agenda Inteligente e desenvolvimento das mentorias.

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A aba: Agenda Inteligente, associada ao grupo: Novos Parâmetros, compreende os parâmetros essenciais para identificação das Atividades Extras l Mentorias.

A parametrização deve ser realizada conforme:

Tipo de Atividade (Mentoria Presencial): Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Presencial;
Tipo de Atividade (Mentoria Online): Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Online;
Turno Agenda Mentoria: Selecione o código do turno vinculado ao cadastro dos dias/horários exclusivos para agendamento de mentoria do professor. O turno precisa estar cadastrado para que posteriormente o professor possa registrar sua disponibilidade no Novo Portal do Professor.
Quantidade Máxima de Mentoria por Aluno: Este campo permite vincular a limitação de agendamento de mentorias por disciplina em horas. Assim, por exemplo, se a quantidade máxima informada para realização de mentorias for correspondente a 02h (duas horas), ao aluno será permitido o agendamento de horários que não ultrapasse o total de 02 (duas horas), conforme a limitação aplicada no parâmetro.

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title	Atividade Extra l Mentoria - Turnos e Horários

Para a realização de da Atividade Extra l Mentoria, a equipe de secretaria escolar deverá criar um turno específico, incluindo os horários, para que seja informado na parametrização da Integração Google l Aba: Agenda Inteligente, de modo que o professor possa realizar o cadastro de disponibilidade de atendimento às mentorias no Novo Portal do Professor.

O cadastro de Turnos e Horários está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turnos e Horários.

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Agenda Inteligente l Mentoria - Parâmetros: Integração Google

Os parâmetros customizados desenvolvidos para possibilitar as tratativas da Integração Google com a Agenda Inteligente são configurados através da interface disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Parâmetros l Aba: Agenda Inteligente.

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Aos parâmetros da Integração Google, foram aplicados os agrupamentos:

Aba: Parâmetros Gerais l Grupo: Parâmetros Atuais: Reúne os parâmetros gerais da Integração Google;
Aba: Agenda Inteligente l Grupo: Novos Parâmetros: Reúne os parâmetros relacionados à Agenda Inteligente e desenvolvimento das mentorias.

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A aba: Agenda Inteligente, associada ao grupo: Novos Parâmetros, compreende os parâmetros essenciais para identificação das Atividades Extras l Mentorias.

A parametrização deve ser realizada conforme:

Mentoria Presencial: Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Presencial;
Mentoria Online: Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Online;
Quantidade Máxima de Mentoria por Aluno: Este campo permite vincular a limitação de agendamento de mentorias por disciplina em horas. Assim, por exemplo, se a quantidade máxima informada para realização de mentorias for correspondente a 02h (duas horas), ao aluno será permitido o agendamento de horários que não ultrapasse o total de 02 (duas horas), conforme a limitação aplicada no parâmetro.
Turno Agenda Mentoria: Selecione o código do turno vinculado ao cadastro dos dias/horários exclusivos para agendamento de mentoria do professor. O turno precisa estar cadastrado para que posteriormente o professor possa registrar sua disponibilidade no Novo Portal do Professor.
Tipo de Recurso: Informe os códigos de tipos de recurso que deverão ter a validação de prédio único efetuada. No contexto do SENAI, os tipos utilizados serão Laboratório e Material, mas o campo ficará disponível para incluir ou excluir os tipos de recursos desejados.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Turnos e Horários (Atividade Extra)

Para a realização de da Atividade Extra l Mentoria, a equipe de secretaria escolar deverá criar um turno específico, incluindo os horários, para que seja informado na parametrização da Integração Google l Aba: Agenda Inteligente, de modo que o professor possa realizar o cadastro de disponibilidade de atendimento às mentorias no Novo Portal do Professor.

O cadastro de Turnos e Horários está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turnos e Horários.

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Aviso

title	Atenção:

Ao turno específico da mentoria, não poderão ser realizadas alterações a um horário que compõe o mesmo se o mesmo já estiver associado a um agendamento, sendo apresentada a mensagem de notificação:

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Cadastro e Validação (Atividade Extra)

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria, é necessário o cadastro prévio do vínculo das Disciplinas Autorizadas, alvo da mentoria, ao cadastro do professor. O acesso para vínculo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

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Após vincular as disciplinas autorizadas (alvo da mentoria) ao cadastro do professor, o usuário da secretaria escolar deverá realizar manualmente o cadastro da Atividade Extra l Mentoria. Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores | Atividades Extras.

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Mentoria Online:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Online, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Online;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Os campos: Filial e Instituição não deverão ser preenchidos, pois são requisitos exclusivos da mentoria Presencial.

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Mentoria Presencial:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Presencial, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Presencial;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Instituição: Campo obrigatório, conforme endereço da filial contextualizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Filial: Campo obrigatório, conforme a filial do contexto logado.

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Ao realizar o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria Presencial, caso os campos: Filial e Instituição não sejam preenchidos, o registro não será salvo, uma vez que aos dados são obrigatórios e essenciais o desenvolvimento da Mentoria Presencial.

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Nota

title	Importante:

Para cada professor na filial, será permitido o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria do tipo: Mentoria Presencial e Mentoria online para cada professor na filial do contexto logado.
Atividade Extra l Mentoria com status: A iniciar ou Concluído, não permite ao professor a execução da geração de horários no Novo Portal do Professor.
Os campos: Carga Horária, Remunerada, Compõe salário e Desconsidera ponto, não serão preenchidos pelo portal, já que não teremos integração com a folha de pagamento do TOTVS Educacional.

Aviso

title	Grupos de Atividade

Para evitar conflitos no escopo, não é possível editar ou excluir dos Grupos de Atividade Mentoria Online e Presencial.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Disponibilidade do Professor (Novo Portal do Professor)

O acompanhamento da Atividade Extra l Mentoria e registro de disponibilidade do professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu: Mentoria | Agenda Mentoria.

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Ao acessar o menu: Mentoria | Agenda Mentoria, o professor deverá clicar em: Gerar Horários.

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Em seguida, devem ser vinculadas as informações relacionadas à disponibilidade, para que sejam gerados os horários de atendimento, conforme:

Descrição: Informe a descrição da mentoria a ser realizada;
Tipo Mentoria: Selecione o tipo de mentoria a ser realizada (Mentoria Online ou Mentoria Presencial);
Horário: Será apresentada a relação de horários de atendimento, conforme o turno específico para atendimento das mentorias. Selecione os horários conforme a disponibilidade de atendimento e, em seguida, clique em: Selecionar;
Data Inicial / Data Final: Selecione as datas inicial e final que compreende o período da disponibilidade de atendimento da mentoria.

Configuradas as informações relacionadas à disponibilidade de atendimento, clique em: Salvar.

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Após, será apresentada a mensagem de confirmação do processo. Ao clicar em: Confirmar, o registro será concluído.

Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial.

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Finalizado o processo, será apresentada a agenda de atendimento da mentoria, conforme os dados:

Tipo de Mentoria: Mentoria presencial ou Mentoria online
Descrição: Descrição da mentoria a ser realizada;
Carga Horária: Carga horária de realização da mentoria;
Data: Data de realização da mentoria;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial/Hora Final: Horário de início e término da mentoria;
Dia da Semana: Dia da semana da mentoria;
Status da Mentoria: Status de realização da mentoria.

Também estarão disponíveis as funcionalidades: Excluir e Editar, que poderão ser executadas somente quando não houver um agendamento vinculado à disponibilidade.

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Nota

title	Importante:

O professor poderá cadastrar mais de uma disponibilidade de horário na mesma filial do contexto logado e para todas as filiais que ele estiver vinculado, conforme a contextualização de acesso de Filiais no Novo Portal do Professor;
Quando houver a necessidade de ampliação dos períodos inicial e final de uma Mentoria Online ou Presencial, o professor deverá adicionar novas disponibilidades, através do menu: Mentoria | Agenda Mentoria l Gerar Horário;
Quando houver indisponibilidade de atendimento, o professor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE);

Aviso

title	Atenção:

O agendamento de uma Atividade Extra l Mentoria, não executa quaisquer impedimentos ao processo de Geração de Horários e Plano de Aula quando associados a um mesmo professor, que esteja vinculado a uma Turma/Disciplina, Atividade Extra, Atividade Oferta ou Banca.

A execução de Horários e Planos de Aula no TOTVS Educacional (SGE) aplicará apenas uma ressalva (aviso nativo), sem aplicação de bloqueio à execução do processo.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Acompanhamento de Mentoria (Novo Portal do Professor)

O acompanhamento de mentorias pelo professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu: Mentoria | Acompanhamento Mentoria.

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Ao acessar o menu: Mentoria | Acompanhamento Mentoria, será apresentada a listagem dos agendamentos associados às agendas das mentorias.

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Selecionado um registro, ao clicar em: Editar, o professor será redirecionado a uma nova tela, que contem as informações adicionais sobre o agendamento, reunidas nas abas:

Geral: Compreende informações relacionadas à agenda/disponibilidade de atendimento. Nesta aba, o professor poderá editar/registrar informações nos os campos: Observações e Status. Além disso o professor poderá também realizar o cancelamento da mentoria, optando por criar ou não uma novada disponibilidade de agenda quando do cancelamento.

Edição/Registro de Informações/Status da Mentoria:

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Quando realizada uma edição/registro de informações, ao clicar em: Salvar, será apresentada a mensagem de confirmação do processo.

Ao clicar em: Confirmar, a atualização é concluída. Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial, aba: Geral.

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Cancelamento da Mentoria:

Quando do cancelamento da agenda de mentoria, no campo: Deseja criar nova disponibilidade ao cancelar esta agenda, uma vez selecionado o parâmetro: Sim, ao clicar em: Cancelar, será criada uma nova disponibilidade, conforme:

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Tela de criação de nova disponibilidade

Em seguida, será apresentada a mensagem de confirmação do processo.

Ao clicar em: Cancelar, a atualização é concluída, atualizando também a Agenda Google do aluno, com a exclusão do agendamento.

Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial, aba: Geral.

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Dados do Aluno: Compreende informações relacionadas ao aluno e matrícula (alvo da mentoria), as quais não serão permitidas alterações.

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Nota

title	Importante

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno para realizar novo agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE).

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Agendamento e Mentorias Disponíveis (Portal do Aluno)

O agendamento e a visualização de mentorias disponíveis é realizado através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Mentorias | Mentorias Disponíveis.

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Ao acessar o Menu: Mentorias | Mentorias Disponíveis, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

Tipo Mentoria: O aluno deve selecionar o tipo de mentoria a ser realizada conforme:

Mentoria Online: Quando selecionado o tipo mentoria online, serão apresentadas as disponibilidades de todos os professores, considerando todas as filiais que compõem a coligada;

Mentoria Presencial: Quando selecionado o tipo de mentoria presencial, serão listadas as filiais da própria base, com mentorias presenciais disponíveis;

Disciplinas: Serão apresentadas as disciplinas da matriz curricular associada à matrícula do aluno, que deverá selecionar aquela correspondente à mentoria que se deseja realizar;
Professor: Serão apresentados os professores que possuem vínculo das disciplina alvo da mentoria vinculada ao seu cadastro no TOTVS Educacional (SGE), disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

Configuradas as informações relacionadas à reserva, clique em: Pesquisar.

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Serão relacionadas as mentorias disponíveis, com as seguintes informações adicionais:

Data da Agenda: Data da agenda que deseja realizar o agendamento;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial: Horário de início da mentoria;
Hora Final: Horário de término da mentoria;
Status: Status do agendamento.

Selecione a disponibilidade desejada e, em seguida, clique em: Salvar Agendamento.

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O agendamento realizado estará relacionado no Menu: Mentorias | Acompanhamento de Mentorias.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Exportação de Dados (Calendário Google)

O processo de exportação de um agendamento de mentoria para o calendário Google, é realizado via exportação de dados da integração Google, conforme seleção do parâmetro: Reserva de Mentoria, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Exportação de Dados l Parâmetro: Reserva de Mentoria.

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O processo executará apenas o reenvio das reservas de mentorias realizadas, enviando os dados da mentoria, local ou link da reserva e notificando o usuário.

Os registros serão armazenados no Monitor de Log, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Log.

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Após a exportação de dados, o registro será apresentado na Agenda Google do aluno, conforme dados enviados:

Título do evento: Nome do Recurso agendado;
Dia da Semana, Data e horário do evento: Dados conforme a reserva informada no agendamento;
Data fim e hora do evento: Data e hora final da reserva informada no agendamento;
Local (Mentoria Presencial): Endereço do prédio associado ao recurso agendado através do anexo de associação de espaço físico;
Link de acesso (Mentoria Online).

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Nota

title	Importante

Quando do cancelamento de um agendamento de reserva de recurso/espaço físico, via Portal do Aluno ou Secretaria Escolar, a Agenda Google será automaticamente atualizada, excluindo-se o agendamento realizado.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Acompanhamento de Mentorias (Portal do Aluno)

O acompanhamento de mentorias agendadas é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Mentorias | Acompanhamento de Mentorias.

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Ao selecionar o menu: Mentorias | Acompanhamento de Mentorias, serão apresentadas todas as mentorias agendadas.

Nesta tela, estarão habilitadas as funcionalidades:

Visualizar: Apresenta informações complementares relacionadas à mentoria agendada;
Cancelar: Funcionalidade disponível somente para mentorias não realizadas. Após a data/horário de realização ou, quando já cancelada, a funcionalidade não será mais apresentada.

Serão relacionadas as mentorias disponíveis, com as seguintes informações adicionais:

Tipo de Mentoria: Mentoria Online ou mentoria Presencial, conforme o agendamento;
Descrição: Descrição da mentoria agendada;
Data: Data de realização da mentoria agendada.

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Ao clicar em: Visualizar, serão apresentadas as informações adicionais relacionadas ao agendamento realizado, conforme:

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Ao clicar em: Cancelar, o cancelamento da reserva é realizado e o status: Agendado, alterado para: Cancelado.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Premissas

A Agenda Inteligente l Reserva de Recursos requer o cadastro prévio dos recursos disponíveis na instituição, os quais também devem estar associados ao espaço físico da instituição.

O cadastro de recursos e a associação de recursos à espaços físicos da instituição estão disponíveis em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recurso | Anexos l Associação de Recursos a Espaços Físicos.

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Além disso, é necessário realizar o processo de alocação de recursos e horários, disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recurso | Processos l Alocar Recursos e Horário.

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Após selecionar o recurso, configure as informações necessárias ao período de alocação e, em seguida, clique em: Executar.

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Nota

title	Validação de Inclusão de Prédio no cadastro do Recurso

O contexto SENAI compreende cada recurso como um item único, e portanto, não poderá estar associado a mais de um prédio ao mesmo tempo.

Assim, quando realizada a associação de um recurso que já esteja previamente vinculado a outro espaço físico da instituição (prédio), o processo não será concluído, uma vez que o recurso já possui um vínculo registrado.

Da mesma forma, não será permitida a alteração do campo: Tipo de Recurso de um cadastro de recurso que já tenham associação a um espaço físico.

Ao executar, será apresentada a mensagem de notificação:

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A mesma validação será realizada ao alterar o campo Tipo de Recurso de um registro do cadastro de Recursos que já possui mais de um prédio associado.

Aviso

title	Importante:

Não será realizado bloqueio da inclusão de prédio para recursos que não são do tipo Laboratório e Material. As demais regras do cadastro nativo de recursos não serão afetadas.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Solicitação de Reserva (Portal do Aluno)

A solicitação de reserva de recursos que permite aos alunos a a realização de reservas de recursos/espaço físico, é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Recursos l Solicitação de Reserva.

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Ao acessar o Menu: Recursos l Solicitação de Reserva, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

Unidade: Selecione a filial para a qual se deseja realizar a reserva de recurso;
Tipo de Recurso (opcional): Selecione o tipo do recurso cadastrado. Exemplo: Laboratório, Material.
Recurso: Selecione a opção de recursos da filial que se deseja reservar;
Endereço: Campo informativo do tipo texto que exibe o endereço do prédio associado ao recurso.

Configuradas as informações relacionadas à reserva, clique em: Pesquisar.

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Serão relacionadas as disponibilidades do recursos, com as seguinte informações adicionais:

Nome Recurso: Nome do recurso selecionado no filtro;
Data da Agenda: Data da agenda que deseja realizar o agendamento;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial: Horário de início da reserva;
Hora Final: Horário de término da reserva;
Status: Status do agendamento.

Selecione a disponibilidade desejada e, em seguida, clique em: Salvar Agendamento.

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Após, será apresentada a mensagem de confirmação do processo de reserva de recurso/espaço físico. Ao clicar em: Sim, o agendamento é concluído.

Do contrário, ao clicar em: Não, retorna-se a tela inicial.

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Ao salvar o agendamento, o status do recurso será atualizado para Agendado. O agendamento realizado poderá ser visualizado pelo aluno na aba Agendamentos Realizados no Portal do Aluno e no SGE no anexo de Agendamento de Recursos. Além disso será criado um evento de agendamento de recurso no calendário Google do aluno.

Aviso

title	Importante:

O agendamento será realizado por recurso, e não por espaço físico.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Acompanhamento de Recursos (Portal do Aluno)

O acompanhamento de reserva de recursos/espaço físico é uma funcionalidade que permite aos alunos visualizarem a reserva de recursos físicos ou materiais da instituição, é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Recursos l Acompanhamento de Recursos.

Além disso, a funcionalidade permite que as reservas realizadas sejam canceladas pelo aluno, desde que não tenha ocorrido.

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Ao selecionar o menu: Recursos l Acompanhamento de Recursos, serão apresentadas todas as reservas realizadas.

Nesta tela, estarão habilitadas as funcionalidades:

Visualizar: Apresenta informações complementares relacionadas à reserva realizada;
Cancelar: Funcionalidade disponível somente para reservas não realizadas. Após a data/horário de realização ou, quando já cancelada, a funcionalidade não será mais apresentada.

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Ao clicar em: Visualizar, serão apresentadas as informações adicionais relacionadas ao agendamento realizado, conforme:

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Ao clicar em: Cancelar, o cancelamento da reserva é realizado e o status: Agendado, alterado para: Cancelado.

Aviso

title	Importante:

Caso seja necessário alterar um agendamento existente ele precisará ser cancelado e o aluno terá que realizar um novo agendamento.

Ao clicar em Cancelar, será disparado o processo de cancelamento do agendamento e exclusão do evento no calendário Google do Aluno.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Exportação de Dados (Calendário Google)

O processo de exportação da reserva de recursos para o calendário Google, é realizado via exportação de dados da integração Google, conforme seleção do parâmetro: Reserva de Recursos, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Exportação de Dados l Parâmetro: Reserva de Recursos.

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O processo executará apenas o reenvio das reservas de recursos realizadas, enviando os dados e o local da reserva e notificando o usuário.

Os registros poderão serão armazenados no Monitor de Log, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Log.

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Após a exportação de dados, o registro será apresentado na Agenda Google do aluno, conforme dados enviados:

Título: Nome do Recurso agendado;
Dia da Semana, Data e horário da reserva: Dados conforme a reserva informada no agendamento;
Local: Endereço do prédio associado ao recurso agendado através do anexo de associação de espaço físico.

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Nota

title	Importante

Quando o cancelamento de um agendamento de reserva de recurso/espaço físico, for realizado via Portal do Aluno ou Secretaria Escolar, a Agenda Google será automaticamente atualizada, excluindo-se o agendamento realizado.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Anexo: Disponibilidade de Recursos

O acompanhamento e gestão dos horários e recursos disponíveis para reserva, poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Disponibilidade de Recursos.

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Ao acessar um registro de disponibilidade de recurso, o usuário da secretaria escolar poderá também realizar a exclusão de uma disponibilidade de horário (se necessário), desde que não exista uma reserva associada a mesma.

Para executar a exclusão de uma disponibilidade de horário, clique em: Excluir.

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Aviso

title	Atenção:

A exclusão de uma disponibilidade de recurso não será executada quando houver um agendamento associado a mesma, conforme mensagem de notificação e bloqueio apresentada:

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Processo Agendamento de Recursos (SGE)

O agendamento de recursos poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Disponibilidade de Recursos l Processos l Processo de Reserva de Recurso para Aluno.

Para executar a reserva de um recurso, em Processos, clique em: Processo de Reserva de Recurso para Aluno.

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Vincule o aluno para o qual se deseja realizar a reserva e, em seguida, clique em: Executar.

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Aviso

title	Atenção

O agendamento de reservas de recurso e instalação nativos do SGE não devem ser associados aos tipos de recurso: Laboratório e Material, exclusivos da Agenda Inteligente l Reserva de Recursos.

Quando associados, os agendamentos não serão executados, conforme mensagem de notificação e bloqueio apresentada:

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Anexo: Histórico Agendamento de Recursos

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Ao selecionar um registro de agendamento de recursos, será apresentado o histórico de recursos do agendamento, relacionando as seguintes informações:

Nome do Recurso: Nome do recurso selecionado pelo aluno;
Aluno: RA e Nome do aluno;
Endereço: Endereço do prédio associado ao recurso no anexo de associação de espaço físico;
Usuário: Responsável pela inclusão do registro;
Data da Inclusão: Data do registro;
Status: Status do agendamento;
Calendário: Data da reserva informada no agendamento;
Hora de Início e Término: Data inicial da reserva informada no agendamento.

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Nota

title	Importante:

O histórico de reserva de recursos não permite a alteração de dados relacionados ao agendamento realizado.

Quando houver a necessidade de alterar um agendamento existente, primeiramente deve-se realizar o seu cancelamento, através do Processo de Cancelamento de Agendamento de Recursos. Após o cancelamento, o usuário da secretaria escolar deverá realizar um novo agendamento.

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria, é necessário o cadastro prévio do vínculo das Disciplinas Autorizadas, alvo da mentoria, ao cadastro do professor. O acesso para vínculo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

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Após vincular as disciplinas autorizadas (alvo da mentoria) ao cadastro do professor, o usuário da secretaria escolar deverá realizar manualmente o cadastro da Atividade Extra l Mentoria. Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores | Atividades Extras.

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Mentoria Online:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Online, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Online;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Carga Horária: Informe a carga horária correspondente ao desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada

Após, clique em: Salvar.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Cancelamento: Agendamento de Recursos (SGE)

O processo de cancelamento de agendamento de recursos poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Agendamento de Recursos l Processos l Cancelar Agendamento.

Após selecionar o agendamento a ser cancelado, em: Processos, clique em: Cancelar Agendamento.

Em seguida, clique em: Executar até a conclusão do processo.

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O processo de cancelamento da reserva do recurso, precisa desfazer os passos realizados pelo agendamento, contemplando os seguintes procedimentos:

Atualizar status disponibilidade do Recurso para Disponível

No Anexo Customizado de Disponibilidade de Recurso, dentro do cadastro nativo de Recurso.

Alterar o status do agendamento

Alterar para “Cancelado” o status do agendamento feito pelo aluno na interface customizada de Agendamento de Recursos.

Excluir o agendamento do calendário Google do Aluno

Enviar o cancelamento do evento para o calendário Google do Aluno. Essa ação será registrada no Monitor de log da integração Google. Em caso de erro, o processo existente de Reenvio do Google poderá ser acionado (agendamento no processo de envio ou reenvio manual, a partir do log)

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title	Atividade Extra l Mentoria - Cadastro e Validação

Aviso

title	Atenção:

Os campos: Filial e Instituição não deverão ser preenchidos, pois são requisitos exclusivos da mentoria Presencial.

Incluir tela, campo carga horária bloqueado para registro.

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Mentoria Presencial:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Presencial, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Presencial;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Instituição: Campo obrigatório, conforme a filial contextualizada;
Carga Horária: Informe a carga horária correspondente ao desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Filial: Campo obrigatório, conforme a filial do contexto logado.

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Ao realizar o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria Presencial, caso os campos: Filial e Instituição não sejam preenchidos, o registro não será salvo, uma vez que aos dados são obrigatórios e essenciais o desenvolvimento da Mentoria Presencial.

Incluir tela, campo carga horária bloqueado para registro.

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Nota

title	Importante:

Para cada professor na filial, será permitido o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria do tipo Mentoria presencial e Mentoria online para cada professor na filial do contexto logado.

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title	Acompanhamento de Mentoria l Disponibilidade do Professor - Novo Portal do Professor

O acompanhamento da Atividade Extra l Mentoria e registro de Disponibilidade do Professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor.

Incluir Tela do Menu do Portal do Professor

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor, serão apresentadas os registros associados às abas: Disponibilidade do Professor e Agendamento de Mentorias, conforme:

Dados da Mentoria:

Tipo Mentoria: O professor deve selecionar o tipo de mentoria (Mentoria presencial ou Mentoria online) a ser realizada;
Descrição: Neste campo, o professor poderá registrar a descrição da mentoria;
Observação: Campo do tipo texto para que o professor registre observações acerca do desenvolvimento da mentoria (se necessário);
Status Mentoria: O professor deve selecionar o status mentoria (Não iniciado, concluída e cancelada), de acordo com o desenvolvimento.

Incluir Tela Dados da Mentoria do Portal do Professor

Dados do Horário l Disponibilidade:

Turno: O professor deve selecionar e cadastrar a sua disponibilidade de atendimento conforme a lista de turnos/horários previamente vinculados ao cadastro da Atividade Extra l Mentoria realizado pela secretaria escolar;
Hora Inicial: Horário inicial do turno selecionado;
Hora Final: Horário final do turno selecionado;
Dia da semana: Dia da semana do turno selecionado;
Data Inicial: Data início da mentoria;
Data Final: Data fim da mentoria.

Incluir Tela Dados do Horário I Disponibilidade do Portal do Professor

Após inserir as informações, ao salvar o registro, será apresentada a mensagem de alerta, conforme:

“A Atividade Extra de acordo com as disponibilidades informadas e os horários ficarão disponíveis para os alunos realizarem os agendamentos. Deseja prosseguir com a inclusão?”

Ao confirmar o registro, será criada a Mentoria com status: "Em Andamento", conforme a disponibilidade e os dados da mentoria registrados.

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Após salvar um registro, caso não exista nenhum horário cadastrado na aba Horários, será exibida mensagem para o usuário informando que, para Atividade Extra l Mentoria Online ou Presencial, é necessário cadastrar pelo menos uma disponibilidade para possibilitar o agendamento de Mentoria pelo aluno no Portal do Aluno.

A partir do cadastro, na aba: Horários da Atividade Extra, serão vinculados os horários disponíveis conforme de acordo com os dados informados, sendo eles:

Data inicial;
Data final;
Hora inicial;
Hora Final;
Dia da Semana;

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Nota

title	Observações:

Não é permitida a alocação de horário se atividade extra estiver com status: A iniciar ou Concluído;
O professor poderá cadastrar mais de uma disponibilidade de horário na mesma filial do contexto logado e para todas as filiais que ele estiver vinculado, através do anexo de Filiais do Professor;
O professor terá somente uma atividade Atividade Extra l Mentoria de cada tipo: Mentoria presencial e Mentoria online. Deste modo, ao informar a primeira disponibilidade no Portal do Professor, a customização irá identificar se já existe Atividade Extra l Mentoria cadastrada para o professor, conforme tipo de Atividade Extra l Mentoria informado (Mentoria presencial ou Mentoria online). Quando não houver um cadastro já associado ao tipo de mentoria informado, a atividade será criada.
Quando houver a necessidade de ampliação dos períodos inicial e final da Atividade Extra Mentoria Online ou Presencial, o mesmo deverá adicionar novas disponibilidades, através do menu: Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor;
Quando houver indisponibilidade de atendimento, o professor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE);
Ao professor será permitida a edição/atualização ou exclusão de um horário, desde que não exista um agendamento vinculado ao mesmo, uma vez que não serão permitidas quaisquer ações de alterações em horários que estejam associados a um agendamento de mentoria existente. Assim, quando houver um agendamento vinculado a um horário para o qual o usuário deseja realizar a alteração, será apresentada a mensagem: "Não será permitido alterar o horário deste turno, pois já possui agendamento de mentoria para o horário selecionado. Caso seja necessário o cancelamento do agendamento nesta situação, a secretaria deverá utilizar essa função na interface customizada de agendamentos";
O agendamento de uma Atividade Extra l Mentoria, não executa quaisquer impedimentos ao processo de Geração de Horários e Plano de Aula quando associados a um mesmo professor, que esteja vinculado a uma Turma/Disciplina, Atividade Extra, Atividade Oferta ou Banca. A execução de Horários e Planos de Aula no TOTVS Educacional (SGE) aplicará apenas uma ressalva (aviso nativo), sem bloquear a execução do processo;
Os campos: Carga Horária, Remunerada, Compõe salário e Desconsidera ponto, não serão preenchidos pelo portal, já que não teremos integração com a folha de pagamento do TOTVS Educacional.

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title	Acompanhamento de Mentoria l Agendamento de Mentorias - Novo Portal do Professor

O acompanhamento e agendamento de mentorias pelo professor / tutor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Agendamento de Mentorias.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Acompanhamento de Mentorias, na aba: Agendamento de Mentorias serão apresentados os agendamento realizados, conforme:

Tipo Mentoria: Tipo de mentoria selecionada pelo aluno;
Data da Agenda: Data de realização da mentoria selecionada pelo aluno;
Dia da semana: Dia da semana conforme a data selecionada pelo aluno;
Horário Inicial: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
Horário Final: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
Duração: Total de horas do agendamento realizado pelo aluno;
Professor: Professor / tutor responsável pela mentoria agendada pelo aluno;
Aluno: Nome do aluno solicitante;
Disciplina: Disciplina da mentoria agendada pelo aluno;
Observação: Registro de informações/observações realizados pelo professor / tutor sobre o desenvolvimento da monitoria;
Status Mentoria: Status do desenvolvimento da mentoria registrado pelo professor / tutor, sendo: Cancelado, Concluído e Não Iniciado.

Nota

title	Importante

Não é permitido a realização de alteração nos agendamentos de mentorias realizados pelos alunos via Novo Portal do Professor.

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor / tutor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE).

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title	Acompanhamento de Mentoria l Mentorias Disponíveis - Portal do Aluno

O acompanhamento de mentoria que permite aos alunos a a realização de agendamentos e a visualização de mentorias disponíveis e agendas é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Acompanhamento de Mentoria | Mentorias Disponíveis.

Incluir Tela do Menu do Portal do Aluno

Ao acessar o Menu: Acompanhamento de Mentoria | Mentorias Disponíveis, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

Tipo Mentoria: O aluno deve selecionar o tipo de mentoria a ser realizada.

Mentoria Online: Quando selecionado o tipo mentoria online, serão apresentadas as disponibilidades de todos os professores, considerando todas as filiais que compõem a coligada;

Mentoria Presencial: Quando selecionado o tipo de mentoria presencial, serão listadas as filiais da própria base, com mentorias presenciais disponíveis;

Disciplinas: Serão apresentadas as disciplinas da matriz curricular associada à matrícula do aluno, que deverá selecionar aquela correspondente à mentoria que se deseja realizar;
Professor: Serão apresentados os professores que possuem vínculo das disciplina alvo da mentoria vinculada ao seu cadastro no TOTVS Educacional (SGE), disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

Incluir Tela Dados do Agendamento do Portal do Aluno

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos

A Agenda Inteligente l Reserva de Recursos é uma funcionalidade que permite aos alunos realizarem a reserva de recursos físicos ou materiais da instituição a através do Portal do Aluno. Além disso, a funcionalidade permite que as reservas realizadas sejam canceladas pelo aluno, desde que não tenha ocorrido.

Aos usuários da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil) também serão permitidas as ações de inclusão ou cancelamento/reagendamento de uma reserva de recursos para alunos, conforme a disponibilidade do recurso/horário.

Através da integração Google, a reserva é adicionada à Agenda Google, como também atualizada ou excluída, conforme os registros realizados para a reserva de recursos.

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title	Parametrização: Agenda Inteligente l Reserva de Recursos

A parametrização da Agenda Inteligente l Reserva de Recursos compreende os parâmetros customizados desenvolvidos para possibilitar as tratativas da Integração Google com a Agenda Inteligente, que são configurados através da interface disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Parâmetros l Aba: Agenda Inteligente.

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A aba: Agenda Inteligente, compreende além dos parâmetros essenciais para identificação das Atividades Extras l Mentorias, o parâmetro exclusivo da funcionalidade Agenda Inteligente l Reserva de Recursos.

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A parametrização para aplicação da funcionalidade Agenda Inteligente l Reserva de Recursos, deve ser realizada conforme:

Tipo de Recursos: Selecione os códigos relacionados aos Tipos de Recursos: Material e Laboratório.

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title	Premissas

A Agenda Inteligente l Reserva de Recursos requer o cadastro prévio dos recursos disponíveis na instituição, os quais também devem estar associados ao espaço físico da instituição.

O cadastro de recursos e a associação de recursos à espaços físicos da instituição estão disponíveis em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recurso | Anexos l Associação de Recursos a Espaços Físicos.

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Nota

title	Importante

O contexto SENAI compreende cada recurso como um item único, e portanto, não poderá estar associado a mais de um prédio ao mesmo tempo.

Assim, quando realizada a associação de um recurso que já esteja previamente vinculado a outro espaço físico da instituição (prédio), o processo não será concluído, uma vez que o recurso já possui um vínculo registrado.

Da mesma forma, não será permitida a alteração do campo: Tipo de Recurso de um cadastro de recurso que já tenham associação a um espaço físico.

Ao executar, será apresentada a mensagem de notificação:

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title	Portal do Aluno l Solicitação de Reserva de Recursos

A Agenda Inteligente l Reserva de Recursos é uma funcionalidade que permite aos alunos realizarem a reserva de recursos físicos ou materiais da instituição a através do Portal do Aluno. Além disso, a funcionalidade permite que as reservas realizadas sejam canceladas pelo aluno, desde que não tenha ocorrido.

Aos usuários da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil) também serão permitidas as ações de inclusão ou cancelamento/reagendamento de uma reserva de recursos para alunos, conforme a disponibilidade do recurso/horário.

Através da integração Google, a reserva é adicionada à Agenda Google, como também atualizada ou excluída, conforme os registros realizados para a reserva de recursos.

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