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Projeto: FS008679 - Template Digital II - Agenda Inteligente

FS008870 - Agenda Inteligente - Melhorias no Agendamento de Recursos.

Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SENAI

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Cadastro e Validação (Atividade Extra)

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria, é necessário o cadastro prévio do vínculo das Disciplinas Autorizadas, alvo da mentoria, ao cadastro do professor. O acesso para vínculo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

Após vincular as disciplinas autorizadas (alvo da mentoria) ao cadastro do professor, o usuário da secretaria escolar deverá realizar manualmente o cadastro da Atividade Extra l Mentoria. Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores | Atividades Extras.

Mentoria Online:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Online, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Online;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Os campos: Filial e Instituição não deverão ser preenchidos, pois são requisitos exclusivos da mentoria Presencial.

Mentoria Presencial:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Presencial, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Presencial;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Instituição: Campo obrigatório, conforme endereço da filial contextualizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Filial: Campo obrigatório, conforme a filial do contexto logado.

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Ao realizar o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria Presencial, caso os campos: Filial e Instituição não sejam preenchidos, o registro não será salvo, uma vez que aos dados são obrigatórios e essenciais o desenvolvimento da Mentoria Presencial.

Nota

title	Importante:

Para cada professor na filial, será permitido o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria do tipo: Mentoria Presencial e Mentoria online para cada professor na filial do contexto logado.
Atividade Extra l Mentoria com status: A iniciar ou Concluído, não permite ao professor a execução da geração de horários no Novo Portal do Professor.
Os campos: Carga Horária, Remunerada, Compõe salário e Desconsidera ponto, não serão preenchidos pelo portal, já que não teremos integração com a folha de pagamento do TOTVS Educacional.

Aviso

title	Grupos de Atividade

Para evitar conflitos no escopo, não é possível editar ou excluir dos Grupos de Atividade Mentoria Online e Presencial.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Disponibilidade do Professor (Novo Portal do Professor)

O acompanhamento da Atividade Extra l Mentoria e registro de disponibilidade do professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu: Mentoria | Agenda Mentoria.

Ao acessar o menu: Mentoria | Agenda Mentoria, o professor deverá clicar em: Gerar Horários.

Em seguida, devem ser vinculadas as informações relacionadas à disponibilidade, para que sejam gerados os horários de atendimento, conforme:

Descrição: Informe a descrição da mentoria a ser realizada;
Tipo Mentoria: Selecione o tipo de mentoria a ser realizada (Mentoria Online ou Mentoria Presencial);
Horário: Será apresentada a relação de horários de atendimento, conforme o turno específico para atendimento das mentorias. Selecione os horários conforme a disponibilidade de atendimento e, em seguida, clique em: Selecionar;
Data Inicial / Data Final: Selecione as datas inicial e final que compreende o período da disponibilidade de atendimento da mentoria.

Configuradas as informações relacionadas à disponibilidade de atendimento, clique em: Salvar.

Após, será apresentada a mensagem de confirmação do processo. Ao clicar em: Confirmar, o registro será concluído.

Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial.

Finalizado o processo, será apresentada a agenda de atendimento da mentoria, conforme os dados:

Tipo de Mentoria: Mentoria presencial ou Mentoria online
Descrição: Descrição da mentoria a ser realizada;
Carga Horária: Carga horária de realização da mentoria;
Data: Data de realização da mentoria;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial/Hora Final: Horário de início e término da mentoria;
Dia da Semana: Dia da semana da mentoria;
Status da Mentoria: Status de realização da mentoria.

Também estarão disponíveis as funcionalidades: Excluir e Editar, que poderão ser executadas somente quando não houver um agendamento vinculado à disponibilidade.

Nota

title	Importante:

O professor poderá cadastrar mais de uma disponibilidade de horário na mesma filial do contexto logado e para todas as filiais que ele estiver vinculado, conforme a contextualização de acesso de Filiais no Novo Portal do Professor;
Quando houver a necessidade de ampliação dos períodos inicial e final de uma Mentoria Online ou Presencial, o professor deverá adicionar novas disponibilidades, através do menu: Mentoria | Agenda Mentoria l Gerar Horário;
Quando houver indisponibilidade de atendimento, o professor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE);

Aviso

title	Atenção:

O agendamento de uma Atividade Extra l Mentoria, não executa quaisquer impedimentos ao processo de Geração de Horários e Plano de Aula quando associados a um mesmo professor, que esteja vinculado a uma Turma/Disciplina, Atividade Extra, Atividade Oferta ou Banca.

A execução de Horários e Planos de Aula no TOTVS Educacional (SGE) aplicará apenas uma ressalva (aviso nativo), sem aplicação de bloqueio à execução do processo.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Acompanhamento de Recursos (Portal do Aluno)

O acompanhamento de reserva de recursos/espaço físico é uma funcionalidade que permite aos alunos visualizarem a reserva de recursos físicos ou materiais da instituição, é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Recursos l Acompanhamento de Recursos.

Além disso, a funcionalidade permite que as reservas realizadas sejam canceladas pelo aluno, desde que não tenha ocorrido.

Ao selecionar o menu: Recursos l Acompanhamento de Recursos, serão apresentadas todas as reservas realizadas.

Nesta tela, estarão habilitadas as funcionalidades:

Visualizar: Apresenta informações complementares relacionadas à reserva realizada;
Cancelar: Funcionalidade disponível somente para reservas não realizadas. Após a data/horário de realização ou, quando já cancelada, a funcionalidade não será mais apresentada.

Ao clicar em: Visualizar, serão apresentadas as informações adicionais relacionadas ao agendamento realizado, conforme:

Ao clicar em: Cancelar, o cancelamento da reserva é realizado e o status: Agendado, alterado para: Cancelado.

Aviso

title	Importante:

Caso seja necessário alterar um agendamento existente ele precisará ser cancelado e o aluno terá que realizar um novo agendamento.

Ao clicar em Cancelar, será disparado o processo de cancelamento do agendamento e exclusão do evento no calendário Google do Aluno.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Exportação de Dados (Calendário Google)

O processo de

Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Exportação de Dados (Calendário Google)

O processo de exportação da reserva de recursos para o calendário Google, é realizado via exportação de dados da integração Google, conforme seleção do parâmetro: Reserva de Recursos, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Exportação de Dados l Parâmetro: Reserva de Recursos.

O processo executará apenas o reenvio das reservas de recursos realizadas, enviando os dados e o local da reserva e notificando o usuário.

Os registros poderão serão armazenados no Monitor de Log, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Log.

Após a exportação de dados, o registro será apresentado na Agenda Google do aluno, conforme dados enviados:

Título: Nome do Recurso agendado;
Dia da Semana, Data e horário da reserva: Dados conforme a reserva informada no agendamento;
Local: Endereço do prédio associado ao recurso agendado através do anexo de associação de espaço físico.

Nota

title	Importante

Quando do o cancelamento de um agendamento de reserva de recurso/espaço físico, for realizado via Portal do Aluno ou Secretaria Escolar, a Agenda Google será automaticamente atualizada, excluindo-se o agendamento realizado.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Processo Agendamento de Recursos (SGE)

O agendamento de recursos poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Disponibilidade de Recursos l Processos l Processo de Reserva de Recurso para Aluno.

Para executar a reserva de um recurso, em Processos, clique em: Processo de Reserva de Recurso para Aluno.

Vincule o aluno para o qual se deseja realizar a reserva e, em seguida, clique em: Executar.

Aviso

title	Atenção

O agendamento de reservas de recurso e instalação nativos do SGE não devem ser associados aos tipos de recurso: Laboratório e Material, exclusivos da Agenda Inteligente l Reserva de Recursos.

Quando associados, os agendamentos não serão executados, conforme mensagem de notificação e bloqueio apresentada:

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Anexo: Histórico Agendamento de Recursos

Ao selecionar um registro de agendamento de recursos, será apresentado o histórico de recursos do agendamento, relacionando as seguintes informações:

Nome do Recurso: Nome do recurso selecionado pelo aluno;
Aluno: RA e Nome do aluno;
Endereço: Endereço do prédio associado ao recurso no anexo de associação de espaço físico;
Usuário: Responsável pela inclusão do registro;
Data da Inclusão: Data do registro;
Status: Status do agendamento;
Calendário: Data da reserva informada no agendamento;
Hora de Início e Término: Data inicial da reserva informada no agendamento.

Nota

title	Importante:

O histórico de reserva de recursos não permite a alteração de dados relacionados ao agendamento realizado.

Quando houver a necessidade de alterar um agendamento existente, primeiramente deve-se realizar o seu cancelamento, através do Processo de Cancelamento de Agendamento de Recursos. Após o cancelamento, o usuário da secretaria escolar deverá realizar um novo agendamento.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Cancelamento: Agendamento de Recursos (SGE)

O processo de cancelamento de agendamento de recursos poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Agendamento de Recursos l Processos l Cancelar Agendamento.

Após selecionar o agendamento a ser cancelado, em: Processos, clique em: Cancelar Agendamento.

Em seguida, clique em: Executar até a conclusão do processo.

O processo de cancelamento da reserva do recurso, precisa desfazer os passos realizados pelo agendamento, contemplando os seguintes procedimentos:

Atualizar status disponibilidade do Recurso para Disponível

No Anexo Customizado de Disponibilidade de Recurso, dentro do cadastro nativo de Recurso.

Alterar o status do agendamento

Alterar para “Cancelado” o status do agendamento feito pelo aluno na interface customizada de Agendamento de Recursos.

Excluir o agendamento do calendário Google do Aluno

Enviar o cancelamento do evento para o calendário Google do Aluno. Essa ação será registrada no Monitor de log da integração Google. Em caso de erro, o processo existente de Reenvio do Google poderá ser acionado (agendamento no processo de envio ou reenvio manual, a partir do log).

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