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Projeto: FS008679 - Template Digital II - Agenda Inteligente

FS008870 - Agenda Inteligente - Melhorias no Agendamento de Recursos.

Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SENAI

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Este documento foi elaborado para orientação aos usuários-chave do TOTVS Educacional (SGE) do SENAI sobre os requisitos e funcionalidades da Agenda Inteligente, recurso desenvolvido : Mentoria e Reserva de Recursos, desenvolvida a partir da redefinição e automatização do projeto: Solicitação de Reservas.

A Agenda Inteligente l Mentoria possibilita aos docentes / tutores professores a inclusão da disponibilidade de dias e horários para realização de mentorias. A partir do registro, é permitido aos alunos a realização de reservas/agendamentos, conforme os dias e horários disponibilizados .

Para isso, será apresentada uma visão prática da solução desenvolvida, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema.

Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.

Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização FS008679 Template Digital II - Agenda Inteligente.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional (SGE). Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.

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title	Síntese

Através de processos automatizados, a Agenda Inteligente possibilita que professores e tutores SENAI, através do acesso ao Portal do professor, realize a inclusão da sua disponibilidade de dias / horários para realização de mentorias (Atividade Extra). Uma vez informada a disponibilidade de atendimento, aos alunos é permitido o agendamento de mentorias no Portal Educacional, conforme a disponibilidade registrada pelo professor/tutor.

A Agenda Inteligente também executa a exportação dos compromissos para o Google Agenda dos professores/tutores e alunos.

Quando não realizada uma mentoria, o agendamento poderá ser cancelado pelo aluno ou por um usuário da secretaria escolar. Assim, quando do cancelamento, o Google Agenda aplicará a atualização do registro, aplicando a exclusão do agendamento ao calendário do professor/tutor e e aluno relacionados ao agendamento excluído.

pelo professor no Novo Portal do Professor.

Agenda Inteligente l Reserva de Recursos possibilita aos alunos a solicitação de reserva de recursos da instituição (materiais ou físicos) através do Portal do Aluno.

Além disso, as reservas realizadas são automaticamente adicionadas/atualizadas à Agenda Google dos alunos.

Para isso, será apresentada uma visão prática da solução desenvolvida, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema.

Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.

Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização FS008679 Template Digital II - Agenda Inteligente.

A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional (SGE). Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Síntese

Através de processos automatizados, a Agenda Inteligente possibilita que professores e tutores SENAI, através do acesso ao Portal do professor, realize a inclusão da sua disponibilidade de dias / horários para realização Atividade Extra l Mentoria. Uma vez informada a disponibilidade de atendimento, aos alunos é permitido o agendamento de mentorias no Portal Educacional, conforme a disponibilidade registrada pelo professor.

A Agenda Inteligente também executa a exportação dos compromissos para o Google Agenda dos professores/tutores e alunos.

Quando não realizada uma mentoria, o agendamento poderá ser cancelado exclusivamente pelo aluno via Portal do Aluno ou por um usuário da secretaria escolar via TOTVS Educacional (SGE). A

Assim, quando do cancelamento de um agendamento de mentoria, o Google Agenda aplicará a atualização do registro, aplicando a exclusão do agendamento ao calendário do professor e do aluno.

Liberação dos anexos customizados na árvore de perfil:

Os anexos da customização - Template Digital II - Agenda Inteligente devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção: Liberando Acesso aos Menus.

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Cadastro da Filial l Endereço:

O endereço da filial deve estar devidamente preenchido no cadastro da filial, disponível em: TOTVS Backoffice | Gestão Fiscal l Cadastros l Filiais l Aba: Endereço.

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Script Customizado:

A inclusão de uma Atividade Extra l Mentoria, requer a execução prévia de um script customizado, para aplicação de cadastros prévios padronizados no TOTVS Educacional (SGE), que inclui:

Criação das atividades extras SATIVIDADEEXTRA.DESCRICAO (fixas): Mentoria Presencial e Mentoria Online;
Criação do grupo de atividade SGRUPOATIVIDADE (fixo): Mentoria;
Campos disponíveis a serem habilitados: Descrição, Observação, Situação, Instituição, Tipo: Extra-classe SGRUPOATIVIDADE.TIPO (fixo);
Vinculação do Grupo às atividades criadas.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Parâmetros: Integração Google

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title	Premissas

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title	Parâmetros - Integração Google l Agenda Inteligente

Os parâmetros customizados desenvolvidos para possibilitar as tratativas da Integração Google com a Agenda Inteligente são configurados através da interface disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Parâmetros l Aba: Agenda Inteligente.

Aos parâmetros da Integração Google, foram aplicados os agrupamentos:

Aba: Parâmetros Gerais l Grupo: Parâmetros Atuais: Reúne os parâmetros gerais da Integração Google;
Aba: Agenda Inteligente l Grupo: Novos Parâmetros: Reúne os parâmetros relacionados à Agenda Inteligente e desenvolvimento das mentorias.

A aba: Agenda Inteligente, associada ao grupo: Novos Parâmetros, compreende os parâmetros essenciais para identificação das Atividades Extras l Mentorias.

A parametrização é deve ser realizada conforme:

Tipo de Atividade (Mentoria Presencial): Selecionado Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Presencial;
Tipo de Atividade (Mentoria Online): Selecionado o Selecione o código relacionado à Atividade Extra l Mentoria Online;
Turno Agenda Mentoria: Selecionado o código do turno vinculado ao cadastro dos dias/horários exclusivos para agendamento de mentoria do professor. O turno precisa estar cadastrado para que o professor consiga registrar sua disponibilidade.
Quantidade Máxima Quantidade Máxima de Mentoria por Aluno: Campo tipo texto, onde poderá ser aplicado Este campo permite vincular a limitação de agendamento de mentorias por disciplina em horas.
Exemplo: Se Assim, por exemplo, se a quantidade máxima informada para realização de mentorias for correspondente a 02 02h (duas horas), ao aluno será permitido apenas o agendamento de horários que não ultrapasse o total de 02 (duas horas), conforme a limitação aplicada no parâmetro.

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title	Atividade Extra l Mentoria - Turnos e Horários

Para a realização de da Atividade Extra l Mentoria, a equipe de secretaria escolar deverá criar um turno específico, incluindo os horários, para que posteriormente, o professor possa realizar o cadastro de disponibilidade de atendimento às mentorias.

O cadastro de Turnos e Horários está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turnos e Horários.

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Turno Agenda Mentoria: Selecione o código do turno vinculado ao cadastro dos dias/horários exclusivos para agendamento de mentoria do professor. O turno precisa estar cadastrado para que posteriormente o professor possa registrar sua disponibilidade no Novo Portal do Professor.
Tipo de Recurso: Informe os códigos de tipos de recurso que deverão ter a validação de prédio único efetuada. No contexto do SENAI, os tipos utilizados serão Laboratório e Material, mas o campo ficará disponível para incluir ou excluir os tipos de recursos desejados.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Turnos e Horários (Atividade Extra)

Para a realização de da Atividade Extra l Mentoria, a equipe de secretaria escolar deverá criar um turno específico, incluindo os horários, para que seja informado na parametrização da Integração Google l Aba: Agenda Inteligente, de modo que o professor possa realizar o cadastro de disponibilidade de atendimento às mentorias no Novo Portal do Professor.

O cadastro de Turnos e Horários

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title	Atividade Extra l Mentoria - Cadastro e Validação

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria, é necessário o cadastro prévio do vínculo das Disciplinas Autorizadas, alvo da mentoria, ao cadastro do professor. O acesso para vínculo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.Turnos e Horários.

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Aviso

title	Atenção:

Ao turno específico da mentoria, não poderão ser realizadas alterações a um horário que compõe o mesmo se o mesmo já estiver associado a um agendamento, sendo apresentada a mensagem de notificação:

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O acompanhamento de mentoria e registro de disponibilidade do professor/tutor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Disponibilidade do Professor serão apresentadas os registros associados às abas: Disponibilidade do Professor e Agendamento de Mentorias, conforme:

Dados da Mentoria:

Tipo Mentoria: O professor/tutor deve selecionar o tipo de mentoria a ser realizada (Mentoria presencial ou Mentoria online);
Descrição: Campo do tipo texto para que o professor/tutor registre a descrição da mentoria;
Observação: Campo do tipo texto para que o professor/tutor registre observações acerca do desenvolvimento da mentoria (se necessário);
Status Mentoria: O professor/tutor deve selecionar o status mentoria conforme o desenvolvimento. Exemplo: Não iniciado, concluída e cancelada.

Dados do Horário/Disponibilidade:

Turno: O professor/tutor deve selecionar e cadastrar a sua disponibilidade de atendimento conforme a lista de turnos/horários previamente vinculados ao cadastro da atividade extra / mentoria realizado pela secretaria escolar;
Hora Inicial: Horário inicial do turno selecionado;
Hora Final: Horário final do turno selecionado;
Dia da semana: Dia da semana do turno selecionado;
Data Inicial: O professor/tutor deve selecionar a data início da mentoria;
Data Final: O professor/tutor deve selecionar a ;data fim da mentoria.

Após registrar as informações, ao salvar o registro, será apresentada a mensagem de alerta ao professor/tutor:

“A Atividade Extra de acordo com as disponibilidades informadas e os horários ficarão disponíveis para os alunos realizarem os agendamentos. Deseja prosseguir com a inclusão?”

Ao confirmar o registro, será criada a Mentoria com status: "Em Andamento", conforme os dados da mentoria e disponibilidade informados.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Cadastro e Validação (Atividade Extra)

Para realizar

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Após vincular as disciplinas autorizadas (alvo da mentoria) ao cadastro do professor, o usuário da secretaria escolar deverá realizar manualmente o cadastro da Atividade Extra l Mentoria. Este processo , é necessário o cadastro prévio do vínculo das Disciplinas Autorizadas, alvo da mentoria, ao cadastro do professor. O acesso para vínculo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores | Atividades Extrasl Anexos l Disciplinas Autorizadas.

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Após vincular as disciplinas autorizadas (alvo da mentoria) ao cadastro do professor, o usuário da secretaria escolar deverá realizar manualmente Ao realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria. Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores | Atividades Extras.

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Mentoria Online:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria Online, na aba: Identificação, na aba: identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Online ou Mentoria Presencial, conforme o atendimento a ser realizado;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Carga Horária: Informe a carga horária correspondente ao desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada;

Incluir tela, campo carga horária bloqueado para registro.

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Em seguida, na aba: Campos Disponíveis, informe:

Situação: Selecione o status correspondente à

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Os campos: Filial e Instituição não deverão ser preenchidos, pois são requisitos exclusivos da mentoria Presencial.

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Mentoria Presencial:

Para realizar o cadastro da Atividade Extra l Mentoria

, considerando que, não é permitida a alocação de horário pelo professor se atividade extra estiver com status igual A iniciar ou Concluído;

Presencial, na aba: Identificação, informe:

Atividade Extra: Mentoria Presencial;
Descrição: Informe a descrição da mentoria realizada;
Instituição: Campo obrigatório, conforme endereço da filial contextualizada;
Data Inicial e Data final: Informe as datas correspondentes ao período de desenvolvimento da mentoria a ser realizada;
Filial: Campo obrigatório, conforme a filial do contexto logado.

Após, clique em: Salvar.

Aviso

title	Atenção:

Ao realizar

Observações: Campo disponível para registro de informações adicionais da Atividade Extra l Mentoria, se necessário.

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Após, na aba: Horários, vincule os horários correspondentes ao turno específico de desenvolvimento da Atividade Extra l Mentoria.

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Nota

title	Importante:

Para cada professor/tutor na filial, será permitido o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria do tipo Mentoria presencial e Mentoria online;

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title	Acompanhamento de Mentoria l Disponibilidade do Professor - Novo Portal do Professor

Nota

title	Importante

O professor/tutor terá somente uma atividade extra/mentoria de cada tipo: Mentoria Presencial e Mentoria Online.

Ao informar a primeira disponibilidade no portal, a customização irá identificar se já existe atividade extra / mentoria cadastrada para o professor, conforme tipo de mentoria informado (Mentoria presencial ou Mentoria online).

Assim, quando não houver um cadastro já associado ao tipo de mentoria informado, a atividade será criada.

A aba de Horários da Atividade Extra será preenchida conforme regra abaixo:
● Para cada registro informado pelo professor no portal, será criado um registro de horário de acordo com os dados informados: Data inicial, Data final, Hora inicial, Hora Final e Dia da Semana;
● Quando a Atividade Extra Online ou Presencial já estiver criada para o professor, a customização irá apenas identificá-la e adicionar os horários do professor no anexo.
● Para os casos onde o professor precisar aumentar o período inicial e final da atividade extra, será necessário cadastrar novas disponibilidades pelo portal.

Quando inserida uma Atividade Extra l Mentoria do tipo: Mentoria presencial ou Mentoria online, a customização aplicará as seguintes validações:

Mentoria Presencial - Campos obrigatórios:

Filial SATIVIDADEPROFESSOR.CODFILIAL);
Instituição (Incluindo o endereço do prédio onde acontecerá a mentoria);
Atividade Extra (SATIVIDADEPROFESSOR.IDATIVIDADEEXTRA);
Data Inicial e Data Final (SATIVIDADEPROFESSOR.DTINICIO E DTTERMINO)

Mentoria Online - Campos Obrigatórios

Atividade Extra (SATIVIDADEPROFESSOR.IDATIVIDADEEXTRA);
Data Inicial e Data Final (SATIVIDADEPROFESSOR.DTINICIO E DTTERMINO)
Observação: Na mentoria online, o campo Filial não poderá ser preenchido. (SATIVIDADEPROFESSOR.CODFILIAL)

Após salvar, caso não exista nenhum horário cadastrado na aba Horários, será exibida mensagem para o usuário informando que, para atividades de mentoria online ou presencial, é necessário cadastrar pelo menos uma disponibilidade para possibilitar o agendamento do aluno (SHORARIOATIVPROF).

o professor poderá Excluir/Editar, apenas horários que não possuem alunos agendados.

A atualização de registros de horários em um turno será permitida somente quando não houver vínculos de agendamento de mentorias associadas, não sendo portanto permitida quaisquer alterações em horários que estejam associados a um agendamento de mentoria.

Assim, quando houver um agendamento vinculado a um horário para o qual o usuário deseja realizar a alteração, será apresentada a mensagem:

"Não será permitido alterar o horário deste turno, pois já possui agendamento de mentoria para o horário selecionado. Caso seja necessário o cancelamento do agendamento nesta situação, a secretaria deverá utilizar essa função na interface customizada de agendamentos."

Presencial, caso os campos: Filial e Instituição não sejam preenchidos, o registro não será salvo, uma vez que aos dados são obrigatórios e essenciais o desenvolvimento da Mentoria Presencial.

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Nota

title	Importante:

Para cada professor na filial, será permitido o cadastro de uma Atividade Extra l Mentoria do tipo: Mentoria Presencial e Mentoria online para cada professor na filial do contexto logado.
Atividade Extra l Mentoria com status: A iniciar ou Concluído, não permite ao professor a execução da geração de horários no Novo Portal do Professor.
Os campos: Carga Horária, Remunerada, Compõe salário e Desconsidera ponto, não serão preenchidos pelo portal, já que não teremos integração com a folha de pagamento do TOTVS Educacional.

Aviso

title	Grupos de Atividade

Para evitar conflitos no escopo, não é possível editar ou excluir dos Grupos de Atividade Mentoria Online e Presencial.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Disponibilidade do Professor (Novo Portal do Professor)

O acompanhamento da Atividade Extra l Mentoria e registro de disponibilidade do professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu: Mentoria | Agenda Mentoria.

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Ao acessar o menu: Mentoria | Agenda Mentoria, o professor deverá clicar em: Gerar Horários.

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Em seguida, devem ser vinculadas as informações relacionadas à disponibilidade, para que sejam gerados os horários de atendimento, conforme:

Descrição: Informe a descrição da mentoria a ser realizada;
Tipo Mentoria: Selecione o tipo de mentoria a ser realizada (Mentoria Online ou Mentoria Presencial);
Horário: Será apresentada a relação de horários de atendimento, conforme o turno específico para atendimento das mentorias. Selecione os horários conforme a disponibilidade de atendimento e, em seguida, clique em: Selecionar;
Data Inicial / Data Final: Selecione as datas inicial e final que compreende o período da disponibilidade de atendimento da mentoria.

Configuradas as informações relacionadas à disponibilidade de atendimento, clique em: Salvar.

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Após, será apresentada a mensagem de confirmação do processo. Ao clicar em: Confirmar, o registro será concluído.

Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial.

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Finalizado o processo, será apresentada a agenda de atendimento da mentoria, conforme os dados:

Tipo de Mentoria: Mentoria presencial ou Mentoria online
Descrição: Descrição da mentoria a ser realizada;
Carga Horária: Carga horária de realização da mentoria;
Data: Data de realização da mentoria;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial/Hora Final: Horário de início e término da mentoria;
Dia da Semana: Dia da semana da mentoria;
Status da Mentoria: Status de realização da mentoria.

Também estarão disponíveis as funcionalidades: Excluir e Editar, que poderão ser executadas somente quando não houver um agendamento vinculado à disponibilidade.

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Nota

title	Importante:

O professor poderá cadastrar mais de uma disponibilidade de horário na mesma filial do contexto logado e para todas as filiais que ele estiver vinculado, conforme a contextualização de acesso de Filiais no Novo Portal do Professor;
Quando houver a necessidade de ampliação dos períodos inicial e final de uma Mentoria Online ou Presencial, o professor deverá adicionar novas disponibilidades, através do menu: Mentoria | Agenda Mentoria l Gerar Horário;
Quando houver indisponibilidade de atendimento, o professor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE);

Aviso

title	Atenção:

O agendamento de uma Atividade Extra l Mentoria, não executa quaisquer impedimentos ao processo de Geração de Horários e Plano de Aula quando associados a um mesmo professor, que esteja vinculado a uma Turma/Disciplina, Atividade Extra, Atividade Oferta ou Banca.

A execução de Horários e Planos de Aula no TOTVS Educacional (SGE) aplicará apenas uma ressalva (aviso nativo), sem aplicação de bloqueio à execução do processo.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Acompanhamento de Mentoria (Novo Portal do Professor)

O acompanhamento de mentorias pelo professor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu: Mentoria | Acompanhamento Mentoria.

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Ao acessar o menu: Mentoria | Acompanhamento Mentoria, será apresentada a listagem dos agendamentos associados às agendas das mentorias.

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Selecionado um registro, ao clicar em: Editar, o professor será redirecionado a uma nova tela, que contem as informações adicionais sobre o agendamento, reunidas nas abas:

Geral: Compreende informações relacionadas à agenda/disponibilidade de atendimento. Nesta aba, o professor poderá editar/registrar informações nos os campos: Observações e Status. Além disso o professor poderá também realizar o cancelamento da mentoria, optando por criar ou não uma novada disponibilidade de agenda quando do cancelamento.

Edição/Registro de Informações/Status da Mentoria:

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Quando realizada uma edição/registro de informações, ao clicar em: Salvar, será apresentada a mensagem de confirmação do processo.

Ao clicar em: Confirmar, a atualização é concluída. Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial, aba: Geral.

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Cancelamento da Mentoria:

Quando do cancelamento da agenda de mentoria, no campo: Deseja criar nova disponibilidade ao cancelar esta agenda, uma vez selecionado o parâmetro: Sim, ao clicar em: Cancelar, será criada uma nova disponibilidade, conforme:

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Tela de criação de nova disponibilidade

Em seguida, será apresentada a mensagem de confirmação do processo.

Ao clicar em: Cancelar, a atualização é concluída, atualizando também a Agenda Google do aluno, com a exclusão do agendamento.

Do contrário, ao clicar em: Cancelar, retorna-se a tela inicial, aba: Geral.

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Dados do Aluno: Compreende informações relacionadas ao aluno e matrícula (alvo da mentoria), as quais não serão permitidas alterações.

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Nota

title	Importante

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno para realizar novo agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE).

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Agendamento e Mentorias Disponíveis (Portal do Aluno)

O agendamento e a visualização de mentorias disponíveis é realizado através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Mentorias | Mentorias Disponíveis.

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Ao acessar o Menu: Mentorias | Mentorias Disponíveis, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

Tipo Mentoria: O aluno deve selecionar o tipo de mentoria a ser realizada conforme:

Mentoria Online: Quando selecionado o tipo mentoria online, serão apresentadas as disponibilidades de todos os professores, considerando todas as filiais que compõem a coligada;

Mentoria Presencial: Quando selecionado o tipo de mentoria presencial, serão listadas as filiais da própria base, com mentorias presenciais disponíveis;

Disciplinas: Serão apresentadas as disciplinas da matriz curricular associada à matrícula do aluno, que deverá selecionar aquela correspondente à mentoria que se deseja realizar;
Professor: Serão apresentados os professores que possuem vínculo das disciplina alvo da mentoria vinculada ao seu cadastro no TOTVS Educacional (SGE), disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.

Configuradas as informações relacionadas à reserva, clique em: Pesquisar.

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Serão relacionadas as mentorias disponíveis, com as seguintes informações adicionais:

Data da Agenda: Data da agenda que deseja realizar o agendamento;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial: Horário de início da mentoria;
Hora Final: Horário de término da mentoria;
Status: Status do agendamento.

Selecione a disponibilidade desejada e, em seguida, clique em: Salvar Agendamento.

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O agendamento realizado estará relacionado no Menu: Mentorias | Acompanhamento de Mentorias.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Exportação de Dados (Calendário Google)

O processo de exportação de um agendamento de mentoria para o calendário Google, é realizado via exportação de dados da integração Google, conforme seleção do parâmetro: Reserva de Mentoria, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Exportação de Dados l Parâmetro: Reserva de Mentoria.

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O processo executará apenas o reenvio das reservas de mentorias realizadas, enviando os dados da mentoria, local ou link da reserva e notificando o usuário.

Os registros serão armazenados no Monitor de Log, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Log.

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Após a exportação de dados, o registro será apresentado na Agenda Google do aluno, conforme dados enviados:

Título do evento: Nome do Recurso agendado;
Dia da Semana, Data e horário do evento: Dados conforme a reserva informada no agendamento;
Data fim e hora do evento: Data e hora final da reserva informada no agendamento;
Local (Mentoria Presencial): Endereço do prédio associado ao recurso agendado através do anexo de associação de espaço físico;
Link de acesso (Mentoria Online).

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Nota

title	Importante

Quando do cancelamento de um agendamento de reserva de recurso/espaço físico, via Portal do Aluno ou Secretaria Escolar, a Agenda Google será automaticamente atualizada, excluindo-se o agendamento realizado.

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title	Agenda Inteligente l Mentoria - Acompanhamento de Mentorias (Portal do Aluno)

O acompanhamento de mentorias agendadas é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Mentorias | Acompanhamento de Mentorias.

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Ao selecionar o menu: Mentorias | Acompanhamento de Mentorias, serão apresentadas todas as mentorias agendadas.

Nesta tela, estarão habilitadas as funcionalidades:

Visualizar: Apresenta informações complementares relacionadas à mentoria agendada;
Cancelar: Funcionalidade disponível somente para mentorias não realizadas. Após a data/horário de realização ou, quando já cancelada, a funcionalidade não será mais apresentada.

Serão relacionadas as mentorias disponíveis, com as seguintes informações adicionais:

Tipo de Mentoria: Mentoria Online ou mentoria Presencial, conforme o agendamento;
Descrição: Descrição da mentoria agendada;
Data: Data de realização da mentoria agendada.

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Ao clicar em: Visualizar, serão apresentadas as informações adicionais relacionadas ao agendamento realizado, conforme:

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Ao clicar em: Cancelar, o cancelamento da reserva é realizado e o status: Agendado, alterado para: Cancelado.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Premissas

A Agenda Inteligente l Reserva de Recursos requer o cadastro prévio dos recursos disponíveis na instituição, os quais também devem estar associados ao espaço físico da instituição.

O cadastro de recursos e a associação de recursos à espaços físicos da instituição estão disponíveis em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recurso | Anexos l Associação de Recursos a Espaços Físicos.

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Além disso, é necessário realizar o processo de alocação de recursos e horários, disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recurso | Processos l Alocar Recursos e Horário.

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Após selecionar o recurso, configure as informações necessárias ao período de alocação e, em seguida, clique em: Executar.

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Nota

title	Validação de Inclusão de Prédio no cadastro do Recurso

O contexto SENAI compreende cada recurso como um item único, e portanto, não poderá estar associado a mais de um prédio ao mesmo tempo.

Assim, quando realizada a associação de um recurso que já esteja previamente vinculado a outro espaço físico da instituição (prédio), o processo não será concluído, uma vez que o recurso já possui um vínculo registrado.

Da mesma forma, não será permitida a alteração do campo: Tipo de Recurso de um cadastro de recurso que já tenham associação a um espaço físico.

Ao executar, será apresentada a mensagem de notificação:

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A mesma validação será realizada ao alterar o campo Tipo de Recurso de um registro do cadastro de Recursos que já possui mais de um prédio associado.

Aviso

title	Importante:

Não será realizado bloqueio da inclusão de prédio para recursos que não são do tipo Laboratório e Material. As demais regras do cadastro nativo de recursos não serão afetadas.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Solicitação de Reserva (Portal do Aluno)

A solicitação de reserva de recursos que permite aos alunos a a realização de reservas de recursos/espaço físico, é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Recursos l Solicitação de Reserva.

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Ao acessar o Menu: Recursos l Solicitação de Reserva, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

Unidade: Selecione a filial para a qual se deseja realizar a reserva de recurso;
Tipo de Recurso (opcional): Selecione o tipo do recurso cadastrado. Exemplo: Laboratório, Material.
Recurso: Selecione a opção de recursos da filial que se deseja reservar;
Endereço: Campo informativo do tipo texto que exibe o endereço do prédio associado ao recurso.

Configuradas as informações relacionadas à reserva, clique em: Pesquisar.

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Serão relacionadas as disponibilidades do recursos, com as seguinte informações adicionais:

Nome Recurso: Nome do recurso selecionado no filtro;
Data da Agenda: Data da agenda que deseja realizar o agendamento;
Dia da Semana: Dia da semana conforme a disponibilidade;
Hora Inicial: Horário de início da reserva;
Hora Final: Horário de término da reserva;
Status: Status do agendamento.

Selecione a disponibilidade desejada e, em seguida, clique em: Salvar Agendamento.

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Após, será apresentada a mensagem de confirmação do processo de reserva de recurso/espaço físico. Ao clicar em: Sim, o agendamento é concluído.

Do contrário, ao clicar em: Não, retorna-se a tela inicial.

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Ao salvar o agendamento, o status do recurso será atualizado para Agendado. O agendamento realizado poderá ser visualizado pelo aluno na aba Agendamentos Realizados no Portal do Aluno e no SGE no anexo de Agendamento de Recursos. Além disso será criado um evento de agendamento de recurso no calendário Google do aluno.

Aviso

title	Importante:

O agendamento será realizado por recurso, e não por espaço físico.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Acompanhamento de Recursos (Portal do Aluno)

O acompanhamento de reserva de recursos/espaço físico é uma funcionalidade que permite aos alunos visualizarem a reserva de recursos físicos ou materiais da instituição, é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu: Recursos l Acompanhamento de Recursos.

Além disso, a funcionalidade permite que as reservas realizadas sejam canceladas pelo aluno, desde que não tenha ocorrido.

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Ao selecionar o menu: Recursos l Acompanhamento de Recursos, serão apresentadas todas as reservas realizadas.

Nesta tela, estarão habilitadas as funcionalidades:

Visualizar: Apresenta informações complementares relacionadas à reserva realizada;
Cancelar: Funcionalidade disponível somente para reservas não realizadas. Após a data/horário de realização ou, quando já cancelada, a funcionalidade não será mais apresentada.

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Ao clicar em: Visualizar, serão apresentadas as informações adicionais relacionadas ao agendamento realizado, conforme:

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Ao clicar em: Cancelar, o cancelamento da reserva é realizado e o status: Agendado, alterado para: Cancelado.

Aviso

title	Importante:

Caso seja necessário alterar um agendamento existente ele precisará ser cancelado e o aluno terá que realizar um novo agendamento.

Ao clicar em Cancelar, será disparado o processo de cancelamento do agendamento e exclusão do evento no calendário Google do Aluno.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Exportação de Dados (Calendário Google)

O processo de exportação da reserva de recursos para o calendário Google, é realizado via exportação de dados da integração Google, conforme seleção do parâmetro: Reserva de Recursos, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Exportação de Dados l Parâmetro: Reserva de Recursos.

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O processo executará apenas o reenvio das reservas de recursos realizadas, enviando os dados e o local da reserva e notificando o usuário.

Os registros poderão serão armazenados no Monitor de Log, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração Google | Log.

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Após a exportação de dados, o registro será apresentado na Agenda Google do aluno, conforme dados enviados:

Título: Nome do Recurso agendado;
Dia da Semana, Data e horário da reserva: Dados conforme a reserva informada no agendamento;
Local: Endereço do prédio associado ao recurso agendado através do anexo de associação de espaço físico.

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Nota

title	Importante

Quando o cancelamento de um agendamento de reserva de recurso/espaço físico, for realizado via Portal do Aluno ou Secretaria Escolar, a Agenda Google será automaticamente atualizada, excluindo-se o agendamento realizado.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Anexo: Disponibilidade de Recursos

O acompanhamento e gestão dos horários e recursos disponíveis para reserva, poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Disponibilidade de Recursos.

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Ao acessar um registro de disponibilidade de recurso, o usuário da secretaria escolar poderá também realizar a exclusão de uma disponibilidade de horário (se necessário), desde que não exista uma reserva associada a mesma.

Para executar a exclusão de uma disponibilidade de horário, clique em: Excluir.

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Aviso

title	Atenção:

A exclusão de uma disponibilidade de recurso não será executada quando houver um agendamento associado a mesma, conforme mensagem de notificação e bloqueio apresentada:

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Processo Agendamento de Recursos (SGE)

O agendamento de recursos poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Disponibilidade de Recursos l Processos l Processo de Reserva de Recurso para Aluno.

Para executar a reserva de um recurso, em Processos, clique em: Processo de Reserva de Recurso para Aluno.

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Vincule o aluno para o qual se deseja realizar a reserva e, em seguida, clique em: Executar.

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Aviso

title	Atenção

O agendamento de reservas de recurso e instalação nativos do SGE não devem ser associados aos tipos de recurso: Laboratório e Material, exclusivos da Agenda Inteligente l Reserva de Recursos.

Quando associados, os agendamentos não serão executados, conforme mensagem de notificação e bloqueio apresentada:

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Anexo: Histórico Agendamento de Recursos

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Ao selecionar um registro de agendamento de recursos, será apresentado o histórico de recursos do agendamento, relacionando as seguintes informações:

Nome do Recurso: Nome do recurso selecionado pelo aluno;
Aluno: RA e Nome do aluno;
Endereço: Endereço do prédio associado ao recurso no anexo de associação de espaço físico;
Usuário: Responsável pela inclusão do registro;
Data da Inclusão: Data do registro;
Status: Status do agendamento;
Calendário: Data da reserva informada no agendamento;
Hora de Início e Término: Data inicial da reserva informada no agendamento.

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Nota

title	Importante:

O histórico de reserva de recursos não permite a alteração de dados relacionados ao agendamento realizado.

Quando houver a necessidade de alterar um agendamento existente, primeiramente deve-se realizar o seu cancelamento, através do Processo de Cancelamento de Agendamento de Recursos. Após o cancelamento, o usuário da secretaria escolar deverá realizar um novo agendamento.

Importante:
➢ O professor poderá cadastrar mais de uma disponibilidade de horário na mesma filial do contexto logado e para todas as filiais que ele estiver vinculado, através do anexo de Filiais do Professor.
➢ Cada professor terá apenas uma Atividade Extra (anexo professor) de cada tipo de mentoria: presencial ou online. Todas as disponibilidades serão cadastradas nas respectivas atividades extras.
➢ Quando houver um agendamento de Atividade Extra (Mentoria) criado, não será impeditivo para geração de horários de plano de aula relacionados ao mesmo professor que esteja vinculado a uma turma/disciplina, a uma atividade extra, banca ou atividade ofertada. Ao executar a geração de horários o Totvs Educacional executará o processo com ressalvas (aviso nativo), mas não irá bloquear a execução do processo. Não será realizada nenhuma tratativa customizada neste processo.

Os campos: Carga Horária, Remunerada, Compõe salário e Desconsidera ponto, não serão preenchidos pelo portal, já que não teremos integração com a folha de pagamento do TOTVS Educacional. E não terá tratativa customizada para bloquear esses campos no RM.

Não é permitida a alocação de horário se atividade extra estiver com status igual A iniciar ou Concluído.

O acompanhamento e agendamento de mentorias pelo professor / tutor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Agendamento de Mentorias.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Acompanhamento de Mentorias, na aba: Agendamento de Mentorias serão apresentados os agendamento realizados, conforme:

Tipo Mentoria: Tipo de mentoria selecionada pelo aluno;
Data da Agenda: Data de realização da mentoria selecionada pelo aluno;
Dia da semana: Dia da semana conforme a data selecionada pelo aluno;
Horário Inicial: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
Horário Final: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
Duração: Total de horas do agendamento realizado pelo aluno;
Professor: Professor / tutor responsável pela mentoria agendada pelo aluno;
Aluno: Nome do aluno solicitante;
Disciplina: Disciplina da mentoria agendada pelo aluno;
Observação: Registro de informações/observações realizados pelo professor / tutor sobre o desenvolvimento da monitoria;
Status Mentoria: Status do desenvolvimento da mentoria registrado pelo professor / tutor, sendo: Cancelado, Concluído e Não Iniciado.

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title	Agenda Inteligente l Reserva de Recursos - Cancelamento: Agendamento de Recursos (SGE)

O processo de cancelamento de agendamento de recursos poderá ser realizado pelo usuário da secretaria escolar (conforme a configuração de acesso/perfil), através do menu: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Auxiliares | Recursos | Anexos | Agendamento de Recursos l Processos l Cancelar Agendamento.

Após selecionar o agendamento a ser cancelado, em: Processos, clique em: Cancelar Agendamento.

Em seguida, clique em: Executar até a conclusão do processo.

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O processo de cancelamento da reserva do recurso, precisa desfazer os passos realizados pelo agendamento, contemplando os seguintes procedimentos:

Atualizar status disponibilidade do Recurso para Disponível

No Anexo Customizado de Disponibilidade de Recurso, dentro do cadastro nativo de Recurso.

Alterar o status do agendamento

Alterar para “Cancelado” o status do agendamento feito pelo aluno na interface customizada de Agendamento de Recursos.

Excluir o agendamento do calendário Google do Aluno

Enviar o cancelamento do evento para o calendário Google do Aluno. Essa ação será registrada no Monitor de log da integração Google. Em caso de erro, o processo existente de Reenvio do Google poderá ser acionado (agendamento no processo de envio ou reenvio manual, a partir do log

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title	Acompanhamento de Mentoria / Agendamento de Mentorias - Novo Portal do Professor

Nota

title	Importante

Não é permitido a realização de alteração nos agendamentos de mentorias realizados pelos alunos via Novo Portal do Professor.

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor / tutor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE).

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title	Acompanhamento de Mentoria / Mentorias Disponíveis - Portal do Aluno

O acompanhamento de mentoria que permite aos alunos a a realização de agendamentos e a visualização de mentorias disponíveis e agendas é realizada através do Portal do Aluno, disponível em: Portal do Aluno | Menu Oportunidades | Acompanhamento de Mentoria | Mentorias Disponíveis.

Ao acessar o menu: Oportunidades | Acompanhamento de Mentoria | Mentorias Disponíveis, o aluno deverá selecionar as informações relacionadas ao agendamento que se deseja realizar, conforme:

Tipo Mentoria: O aluno deve selecionar o tipo de mentoria a ser realizada.

Mentoria Online: Quando selecionado o tipo mentoria online, serão apresentadas as disponibilidades de todos os professores, considerando todas as filiais que compõem a coligada;

Mentoria Presencial: Quando selecionado o tipo de mentoria presencial, serão listadas as filiais da própria base, com mentorias presenciais disponíveis;

Disciplinas: Serão apresentadas as disciplinas da matriz curricular associada à matrícula do aluno, que deverá selelcionar aquela correspondente à mentoria que se deseja realizar;
Professor: Serão apresentados os professores que possuem vínculo das disciplina alvo da mentoria vinculada ao seu cadastro no TOTVS Educacional (SGE), disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Professores l Anexos l Disciplinas Autorizadas.
Status Mentoria: O professor/tutor deve selecionar o status mentoria conforme o desenvolvimento. Exemplo: Não iniciado, concluída e cancelada.

Dados do Horário/Disponibilidade:

O acompanhamento e agendamento de mentorias pelo professor / tutor é realizado através do Novo Portal do Professor, disponível em: Portal do Professor | Menu Professor | Acompanhamento de Mentoria | Agendamento de Mentorias.

Ao acessar o menu: Acompanhamento de Mentoria | Acompanhamento de Mentorias, na aba: Agendamento de Mentorias serão apresentados os agendamento realizados, conforme:

Tipo Mentoria: Tipo de mentoria selecionada pelo aluno;
Data da Agenda: Data de realização da mentoria selecionada pelo aluno;
Dia da semana: Dia da semana conforme a data selecionada pelo aluno;
Horário Inicial: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
Horário Final: Horário inicial de realização da mentoria conforme selecionado pelo aluno;
Duração: Total de horas do agendamento realizado pelo aluno;
Professor: Professor / tutor responsável pela mentoria agendada pelo aluno;
Aluno: Nome do aluno solicitante;
Disciplina: Disciplina da mentoria agendada pelo aluno;
Observação: Registro de informações/observações realizados pelo professor / tutor sobre o desenvolvimento da monitoria;
Status Mentoria: Status do desenvolvimento da mentoria registrado pelo professor / tutor, sendo: Cancelado, Concluído e Não Iniciado.

Nota

title	Importante

Não é permitido a realização de alteração nos agendamentos de mentorias realizados pelos alunos via Novo Portal do Professor.

Em caso de indisponibilidade de atendimento, o professor / tutor deverá entrar em contato com a secretaria escolar, para que a mesma realize o contato com o aluno e execute o cancelamento do agendamento de mentoria manualmente, via TOTVS Educacional (SGE

).

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