Produto:

Datasul

Ocorrência:

Integração de Saldos Consolidados

Passo a passo:

OBS.: Rotina disponível somente a partir do Datasul 12.1.1.

Como automatizar a integração de saldos, para consolidação contábil?

Está disponível uma funcionalidade que visa facilitar a consolidação de saldos contábeis de empresas, considerando um cenário onde a empresa consolidadora (Matriz) utilize o ERP TOTVS Datasul, e o ERP da empresa consolidada (Filial), que pode ser Datasul, Protheus ou até de outro fornecedor, esteja em uma base de dados de acesso remoto.

Essa funcionalidade permite que a empresa matriz solicite, via sistema, os saldos contábeis de determinado período, de uma ou mais de suas empresas filiais. Após a empresa filial atender a solicitação e gerar os saldos, os mesmos serão transmitidos e importados para o ERP da empresa matriz, via arquivo TXT, gerando um lote na contabilidade, sem a necessidade de intervenção do usuário nesse processo.

Importante:

Para efetuar o UPLOAD e o DOWNLOAD do arquivo TXT de saldos gerado, serão utilizados os utilitários wput e wget, que são ferramentas freeware para transferência de arquivos via FTP. Esses utilitários possuem versão para os sistemas operacionais Windows e Unix e são disponibilizados por alguns sites, entre eles o  SourceForge (http://sourceforge.net/).

Sendo assim, é necessários que esses aplicativos sejam instalados, de acordo com a versão do sistema operacional, em uma área mapeada para os aplicativos executados pelo servidor RPW.

Parametrizações Necessárias para Solicitação e Importação de Saldos:

As solicitações de saldos serão enviadas via mensagem XML, utilizando o EAI2 do Datasul-EMS. Na mensagem XML devem ser enviadas algumas informações adicionais, tais como: Dados do Servidor FTP (endereço, usuário e senha) e código da visão gerencial utilizada pelo ERP Protheus para seleção na exportação de saldo. Em vista disso foi implementado um cadastro de Parâmetros de Integração de Saldos Consolidados, onde deverão ser informados esses dados para cada empresa das quais se deseja importar saldos. Nesse cadastro será informado também o diretório local, para onde deverá ser efetuado o download do arquivo texto a ser importado, e ainda uma indicação de que a empresa (filial) que está exportando os saldos também utiliza o ERP Datasul-EMS, ou utiliza outro ERP. A figura abaixo mostra a tela desse cadastro:

Obs. Quando a integração ocorrer entre Datasul x Protheus, o FTP a ser informado deverá ser o diretório raiz + a porta.  Isto se faz necessário porque o Protheus a princípio somente conseguira gravar o arquivo no diretório raiz do FTP.

Solicitação de Saldos:

Para que a solicitação de saldos possa ser executada no ERP Datasul, foi implementado um console de Integração de Saldos Consolidadosno qual deverão ser selecionadas as empresas para as quais deverão ser enviados os pedidos dos saldos, conforme figura abaixo:

Ao selecionar as empresas, deverá também ser informado o exercício/período dos saldos desejados, além da matriz de tradução organizacional que será utilizada para as traduções necessárias no momento da importação dos saldos.

Exportação e Geração do Arquivo de Saldos:

As empresas filiais deverão processar as solicitações recebidas, disponibilizando os saldos em um arquivo texto, o qual será gravado em um servidor de FTP, para que posteriormente seja efetuado o download pela matriz.

Caberá a cada filial, ao receber a mensagem XML, identificar se a empresa para a qual os saldos foram solicitados está na base de dados do ERP utilizado pela mesma. Se a empresa não estiver na base, a mensagem de solicitação deverá ser ignorada, sem que seja enviada nenhuma mensagem de retorno. Caso contrário, a filial deverá proceder a exportação de saldos de acordo com os parâmetros recebidos, gravando os mesmo em um arquivo texto, o qual deverá ser disponibilizado, via upload, no servidor de FTP indicado na mensagem XML recebida.

Para as empresas filiais que também utilizarem O ERP Totvs Datasul, o mesmo já está preparado para receber e processar as solicitações de saldos.

Para que o processo de exportação de saldos ocorra, será necessário criar um Demonstrativo Contábil, de onde serão obtidas informações para a seleção dos registros de saldos a serem exportados, tais como: Faixa de contas contábeis, faixa de centro de custos, entre outras.

Esse Demonstrativo Contábil precisará ter apenas as parametrizações básicas, para possibilitar a seleção dos registros, são elas:

Unidade Organizacional  / Estabelecimento / Unidade Negócio  / Plano de Contas /

Faixa de Contas Contábeis / Plano de Centro de Custo / Faixa de Centros de Custos

Para os demais campos, as parametrizações poderão permanecer com os valores default do sistema, pois serão ignorados na seleção dos saldos para exportação.

O código desse demonstrativo, utilizado para exportação, deverá estar parametrizado no cadastro de Parâmetros Gerais da Contabilidade, onde foi incluído um novo campo para essa finalidade, conforme figura abaixo:

Importante: O código do demonstrativo utilizado para a exportação de saldos é único nos Parâmetros Gerais da Contabilidade. Portanto, quando existir mais de uma empresa na base de dados, todas irão utilizar o mesmo demonstrativo para a seleção dos registros de saldos a serem importados. Sendo assim as parametrizações devem ser efetuadas por empresa, nos itens do demonstrativo, pois também serão filtradas por empresa no momento da leitura dos itens para efetuar a exportação.

Após concluir a exportação dos saldos, o arquivo TXT gerado será enviado ao servidor FTP indicado na mensagem de solicitação. Em seguida será enviada uma mensagem de resposta para a matriz solicitante, via XML, confirmando a geração e disponibilização do arquivo.

Importação do Arquivo de Saldos:

Ao receber a mensagem XML de retorno, confirmando a geração do arquivo de saldos exportados pela filial, o ERP Datasul da matriz fará o processe de importação do mesmo, gerando lote na contabilidade onde o valor dos movimentos será a diferença entre o saldo atual da conta e o respectivo saldo recebido no arquivo importado. A geração dos lotes seguirá as mesmas regras existentes quando gerados pela funcionalidade de Importação de Lançamentos Externos.

Monitoramento dos Processos de Importação e Exportação:

Ao efetuar uma solicitação de saldos, a empresa solicitante irá gerar um histórico dessa transação, o qual poderá ser consultado através de um Monitor de Integração de Saldos Consolidados, que foi implementado para essa finalidade. Nesse histórico podem ser visualizados os parâmetros da solicitação, dados do usuário solicitante, status da transação e nome do arquivo texto gerado.

Caso ocorram erros na importação do arquivo, os mesmo ficarão registrados e vinculados à transação que originou a solicitação dos saldos, sendo que poderão ser visualizados na tela dessa rotina.

O mesmo monitor pode ser acessado também pelas empresas (filiais) que utilizam o ERP Datasul. Nesse casso serão apresentadas informações referente às exportações de saldos, bem como os eventuais erros ocorridos no processo.

Caso tenha ocorrido algum erro na exportação dos saldos, a própria filial terá a possibilidade de reiniciar o processo, após ter efetuado os eventuais ajustes necessários para que a exportação ocorra com sucesso.

Importante:

No arquivo XML de parâmetros solicitação de saldos, será enviado o código da empresa cadastrada no ERP Datasul-EMS da empresa que está efetuando a solicitação. O De-Para do código da empresa, para processamento no ERP das empresas que estiverem recebendo a solicitação, será efetuado pelo EAI2, o qual já possui essa funcionalidade tanto no Protheus quanto no Datasul.

A identificação da empresa no retorno das informações será efetuada através do nome do arquivo gerado, pois no mesmo sempre irá constar o ID do registro de histórico criado na solicitação dos saldos. O nome do arquivo sempre será composto por “sdo_ctbl_” + ID do Histórico + ”.txt”.

Observação:

Para maior eficácia dessa funcionalidade, algumas boas práticas são recomendadas em relação às parametrizações de Matriz de Tradução, Cenários e Períodos contábeis, no ERP Datasul:

• Cenários Contábeis -> Nas empresas implantadas na planta matriz, que representam as filiais que estão em outras plantas, cadastrar somente o(s) cenário(s) para os quais desejar controlar os saldos, pois no processo de importação serão criados saldos para todo o cenário que a empresa controla.

• Períodos Contábeis -> Nas empresas implantadas na planta matriz, que representam as filiais que estão em outras plantas, definir a configuração de períodos contábeis idêntica à da empresa correspondente que está cadastrada na planta da filial.

• Matriz de Tradução -> Quando as contas contábeis cadastradas na empresa implantada na planta matriz, forem idênticas às contas implantadas na respectiva empresa na planta da filial, não deve ser informado matriz de tradução de contas. Nesse caso a tradução será efetuada por composição, evitando a necessidade de se cadastrar um de-para de contas.

• Fechamento Contábil -> Quando da importação do arquivo no sistema, durante a criação do lote contábil, o sistema realiza consistência se no arquivo os débitos e créditos estão fechando no geral e também se os valores entre as contas de Ativo e Passivo também estão iguais.

OBS. Quando não existir um saldo inicial de período anterior quando está sendo importado o primeiro período por exemplo, mesmo que no arquivo a ser importado esteja fechando os débitos e créditos no geral mas que não feche os valores entre Ativo e Passivo o sistema ira realizar a importação, mas na importação do próximo período mesmo que as informações entre Ativo e Passivo esteja fechando, o sistema não ira realizar a importação porque o saldo do período anterior tem diferença e neste caso deverá ser feito um acerto no contábil no período anterior para que Ativo e Passivo fiquem iguais.