La plataforma permite que los documentos publicados se almacenen en volúmenes diferentes conforme la configuración del administrador del sistema, con el objetivo de contar con una mejor distribución de los documentos físicos.
El empleo de multivolúmenes ofrece mejores condiciones para la administración de las asignaciones físicas de los documentos.
• Documento: es el volumen usado para grabación de documentos publicados debajo de determinada carpeta de la plataforma. Un volumen del tipo documento puede estar relacionado solamente a una única carpeta y una carpeta solamente puede relacionarse a un solo volumen. En el registro del volumen del tipo Documento, la carpeta relacionada con el volumen debe estar vacía de manera obligatoria (sin documento o subcarpetas) y no se puede modificar.
• Mis documentos: cada usuario posee una carpeta particular en la plataforma y cada carpeta cuenta con un volumen determinado. El usuario administrador puede crear varios volúmenes y determinar qué volumen debe utilizarse para cada usuario. Eso se realiza en el registro de Usuarios. Después de registrar el volumen, se puede modificar su directorio físico. Se mostrará una verificación en caso de que un usuario ya haya publicado algún documento relacionado al volumen.
Ejemplo: si el usuario administrador intenta modificar el directorio físico de un volumen de la carpeta Mis documentos, al que el usuario está asociado y donde tenga algún documento publicado, se mostrará un mensaje. Sin embargo, la modificación no se bloqueará, ya que corresponde al usuario administrador confirmar que todos los documentos ya han sido transferidos antes de confirmar la modificación del volumen. Al confirmar la modificación, es necesario realizar la transferencia del contenido del directorio anterior hacia el nuevo directorio. Esta acción no se realiza automáticamente y el usuario no podrá visualizar el documento en su carpeta particular. Es adecuado que el usuario administrador verifique con todos los usuarios si la transferencia de los documentos se realizó antes de ejecutar esta acción.
• Adjunto workflow:- es el volumen usado para la grabación de documentos adjuntos en solicitudes de procesos workflow. También se pueden crear varios volúmenes, siendo que la definición de qué volumen debe ser usado para cada proceso se determina en la función del registro de Procesos workflow. Este procedimiento es muy semejante al volumen de la carpeta particular, donde se define el volumen del tipo Adjunto workflow y después, se relaciona cada proceso al volumen. De esa forma, todos los documentos adjuntos a este proceso que no estén publicados en la plataforma se grabarán en este volumen. En el registro del volumen del tipo Adjunto workflow es obligatorio informar el directorio físico para el volumen. Después del registro del volumen, se puede modificar su directorio físico, siendo que en ese caso se realiza una verificación para analizar si el volumen en cuestión está relacionado a algún proceso workflow y, en caso de que esté, se mostrará un mensaje preguntando de la modificación. Se realiza el mismo tipo de validación de la carpeta particular. Si existe algún proceso relacionado que tenga algún documento publicado, cabe al usuario administrador efectuar la transferencia de contenido de un volumen hacia el otro.
• Disponible: este tipo de volumen se crea por el administrador de la plataforma para que el administrador de las empresas pueda seleccionar el tipo del volumen. De esta forma, el administrador de la plataforma registra solamente el directorio físico donde se almacenarán los archivos y define el tamaño máximo de almacenamiento.
El volumen Default es usado para las carpetas de documentos, carpetas particulares, información de aprendizaje, evaluaciones, contenido y procesos de workflow que no están relacionados a volúmenes específicos. No es posible eliminar el volumen del tipo Default, ya que estándar de la plataforma. Todas las carpetas físicas están contenidas en ese volumen.
01. Ingresar a la plataforma con el usuario wcmadmin.
02. En el menú principal, activar Panel de control.
03. Activar la guía Generales.
04. Activar Volúmenes.
05. Visualizar los volúmenes existentes para cada empresa.
01. En la ventana Volúmenes, seleccionar la empresa a la que desea agregar un nuevo volumen.
02. Activar Agregar.
03. Introduzca la información solicitada.
La información solicitada es:
Código
Código de identificación del nuevo volumen.
Tipo de volumen
Tipo del volumen que se crea, conforme a la finalidad a la que se destina. Los tipos disponibles son:
• Documento;
• Mis documentos;
• Adjunto workflow;
• Disponible.
Directorio físico
Directorio físico donde se buscará el volumen.
Tamaño máximo (Mb)
Tamaño máximo al que puede llegar el volumen.
04. Activar Guardar.
01. En la ventana Volúmenes, seleccionar la empresa de la que desea editar un volumen.
02. Seleccionar el volumen a ser editado.
03. Activar Editar.
04. Haga los cambios deseados.
Puede obtenerse más información sobre los campos mostrados en la ruta alternativa Agregar volumen.
05. Activar Guardar.
01. En la ventana Volúmenes, seleccionar la empresa de la que desea eliminar un volumen.
02. Seleccionar el volumen a eliminar.
03. Activar Eliminar.
04. En el mensaje que se muestra, activar Confirmar para confirmar la exclusión del volumen.
¡Atención!
Esta documentación está válida a partir de la actualización 1.5.10. Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.
