Permitir a manutenção (inclusão/modificação/exclusão) das apropriações de despesas (ADs), apresentando todas as informações relacionadas ao documento (ajustes, impostos, área e linha de negócio, lançamentos contábeis, auditoria, aprovação eletrônica, depósito/transferências, etc), opções de consulta de outros programas (links), como é o caso de INSS autônomos (TRI), NF/FRT/Pedido (SUP) e etc., além das opções de referências cruzadas entre as APs e ADs faturas relacionadas. A consulta das ADs geradas por outros programas ou origens (SUP, RHU, CDV, SIP, COF, etc) são realizadas neste programa.
Abaixo, exemplos de alguns programas do Contas a Pagar que geram ADs para determinadas situações, como:
Para a geração de uma AP automática basta definir a data de vencimento ou condição de pagamento e selecionar o campo “AP automática?”. As ADs geradas a partir de tipos de despesas de previsão FIN30056 (Tipos Despesas) não serão contabilizadas e permanecerão no sistema apenas como referência, não sendo possível efetuar o pagamento das APs correspondentes. O processo de efetivação de uma AD de previsão é simples, será necessário apenas trocar o tipo de despesa e demais campos necessários para que o compromisso possa ser considerado válido para o sistema, podendo ser pago e contabilizado.
Semelhante ao item anterior, para a geração de ADs em outra moeda é necessário definir um tipo despesa de outra moeda no FIN30056 e mudar o código da moeda no momento da inclusão da AD. Dessa forma, estarão sendo administrados estes compromissos com a geração de lançamentos contábeis a cada final de mês, referente a variação cambial existente.
Na tela de impostos será possível informar/calcular os 3 (três) impostos controlados por este módulo (IRRF, INSS e ISS), com base na legislação vigente do país.
Os demais ajustes que necessitem ser incorporados a AD serão informados a partir da opção de menu “Ajuste Financeiro”.
A soma dos valores rateados pelas diversas áreas estratégica de negócio (AEN) estará sendo consistida com o valor total da AD. No caso de divergências será necessário ajustar os valores do rateio. Com relação à rotina de AEN, será apresentada conforme parametrização no LOG00087.
Na opção de lançamentos contábeis serão apresentados os lançamentos de forma automática, conforme parametrização do tipo de despesa. Não será possível efetuar manutenção nestes lançamentos automáticos, somente incluir novos lançamentos. Para os lançamentos manuais, também conforme parametrização do tipo de despesa, será possível efetuar qualquer tipo de manutenção (principalmente a troca do centro de custo dentro da conta contábil).
Não será permitido informar tipos de valores para ADs em outras moedas.
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
| Lançamento | Permite exibir a tela padrão de lançamentos contábeis possibilitando a consulta e manutenção dos lançamento atribuídos à apropriação de despesa corrente. São apresentadas todas as informações relacionadas aos lançamentos contábeis: tipo do lançamento, valor do lançamento, conta utilizada etc. |
AEN | Permite exibir as áreas estratégicas de negócios utilizadas na apropriação de despesa corrente, bem como o valor atribuído a cada uma delas. Esta opção está disponível apenas para empresas que utilizam o controle de área e linha de negócio. |
| Ajuste Financeiro | Permite exibir os ajustes financeiros, tipos de valores, aplicados na apropriação de despesa corrente. Os ajustes referentes a impostos não são apresentados nesta opção, para serem visualizados utilizar a opção "Consultar Impostos". |
| Consultar Impostos | Permite exibir a tela padrão de manutenção de impostos possibilitando a consulta destes atribuídos à apropriação de despesa corrente. São apresentadas todas as informações relacionadas a impostos: bases de cálculo, percentual de recolhimento/retenção, valores efetivamente recolhidos/retidos etc. |
| Documentos & Títulos | Permite visualizar todos os documentos e títulos que estão relacionados à AP. |
| Consultar Itens | Permite consultar os itens relacionados à apropriação de despesa corrente, bem como seus valores e quantidades. A apropriação de despesa possui itens apenas quando é proveniente do módulo de Recebimento de Materiais e quando a empresa a qual pertence é parametrizada para utilizar a rotina de transferência dos itens das NFs/FRTs para as apropriações de despesa. |
| Efetivar Previsão | Permite efetivar as ADs que estejam cadastradas como apropriações de despesa de previsão. Esta rotina torna a apropriação de despesa oficial para o sistema disponibilizando seu pagamento e contabilização. Nota: Essa opção de menu somente é válida para quando AD for de previsão. - A ADs de provisão são aquelas que possuem um tipo de despesa o campo “Previsão” selecionado com “Marcado” no FIN30056 (Tipo de Despesa). |
| Consultar Transferência | Permite exibir as informações referentes ao depósito/transferência gerados a partir dessa apropriação de despesa. Os depósitos podem ser para Banco ou Caixa. |
| Ajustar | Permite efetuar os ajustes financeiros no valor líquido incidentes na AP. Nota: Esse botão encontra-se ao lado do campo "Valor líquido". |
| Simular | Permite simular a condição de pagamento informada, apresentando as parcelas e seus respectivos valores calculados pelo sistema. Nota: Essa funcionalidade tem o objetivo de realizar um previsão da geração das APs com condições de pagamento distintas, facilitando a identificação das informações. |
| Adiantamento | Permite exibir a tela para rastrear os adiantamentos origem, com os quais as ADs e APs foram baixadas. |
| CIDE | Permite acessar a consulta automática dos dados da CIDE para a AD corrente. Nota: A CIDE ficará disponível e caso o usuário precisar informá-la no documento, será possível e o cálculo será efetuado de forma automática. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
Empresa | Empresa a qual pertence à despesa. |
Empresa origem | Empresa na qual foi gerada a despesa. Nota: A empresa origem difere da empresa quando se utiliza o conceito de empresa Origem X Destino, conforme cadastro no FIN30010 (Empresa Origem e Destino para Centralização de ADs). |
| Filial | Código da filial previamente cadastro no LOG00108 (Filiais). Nota: O campo da filial somente irá aparecer na tela se houver um registro no LOG00108 (Filiais). |
| AD | Número da apropriação de despesa. |
| Tipo de despesa | Código do tipo de despesa o qual se refere à AD. Nota: - Caso este campo não seja informado, será exibido automaticamente o código do tipo de despesa parametrizado no LOG00087; - O tipo de despesa possui duas funções principais: identificar a finalidade da apropriação de despesa e possibilitar a contabilização da despesa, por meio das contas contábeis previstas em seu cadastro. Ele é responsável também pelo controle de exigência de impostos conforme a despesa e determinação de alguns casos especiais de apropriações de despesa, como adiantamentos e despesas geradas em moeda estrangeira. Estes controles são parametrizados no FIN30056 (Tipos Despesa); - Existe um controle relacionado ao tipo de despesa em relação ao usuário, o qual pode ser ativado pelo parâmetro “Utiliza controle de permissão de usuários por tipo de despesa?” do LOG00087, assim o usuário somente poderá incluir, alterar ou excluir ADs em que o tipo de despesa esteja liberado para ele no FIN30136 (Autorização de Usuários por Tipo de Despesa). |
| Nota fiscal | Número da nota fiscal a qual se refere à AD. Para alguns casos este número pode não representar uma nota fiscal, e sim apenas um documento o qual deu origem a apropriação de despesa, é o caso dos adiantamentos. |
| Série NF | Série da nota fiscal a qual se refere à apropriação de despesa. |
| Subsérie NF | Subsérie da nota fiscal a qual se refere à apropriação de despesa. |
| Espécie | Indica a espécie da nota fiscal a qual se refere à AD. |
| Subsérie Automática | Subsérie criada automaticamente pelo sistema para controlar a existências de várias espécies de notas. |
| Fornecedor | Código do fornecedor responsável pelo fornecimento do produto/serviço que gerou a despesa. Em alguns casos especiais o fornecedor poderá figurar de maneira diferente, é o caso de pagamento de impostos, em que o fornecedor representa um organismo governamental, ou um adiantamento referente a viagem, em o fornecedor representa um funcionário da empresa (viajante). |
| Tipo AD | Código do tipo de AD ao qual a apropriação de despesa se refere. Os tipos de AD definem as apropriações de despesa em grupos genéricos. Ex.: Tipo de despesa - Aquisição de pastilhas de freio. |
| Data de emissão | Data de emissão da nota fiscal/documento a qual a AD se refere. |
| Data entrada/recebimento | Data de recebimento/entrada na empresa da nota fiscal/documento a qual a AD se refere. Nota: - Não é possível incluir ADs com data menor que a data de fechamento da contabilidade, que pode ser consultada no CON0040 (Parâmetros Contabilidade); - Além do fechamento contábil há o fechamento do Contas a Pagar, ativando o parâmetro “Última data do processamento do fechamento contábil” (LOG00087), ou seja, o parâmetro deve estar diferente de nulo, então a data de emissão da AD deve ser maior que a data do parâmetro; - A data do parâmetro é atualizada por meio do programa de fechamento contábil (FIN30025). |
| Código Empresa Estabelecimento | Código do estabelecimento responsável pela despesa. O preenchimento deste campo somente é exigido se o tipo de despesa da AD exigir este controle no campo "Código de estabelecimento?", que deve estar ativo no FIN30056 (Tipo de Despesas). |
| Mês/ano Competência | Mês/ano de competência da despesa. O preenchimento deste campo somente é exigido se o tipo de despesa da AD exigir este controle por meio do campo "Mês Competência", que deve estar ativo no FIN30056 (Tipo de Despesas). |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
Moeda | Código da moeda na qual foi gerada a despesa. |
| Valor total | Valor total da AD. |
| Valor líquido | Valor da AP menos as deduções de imposto de renda e de outras taxas que devem ser pagas relacionadas ao documento. |
| Saldo | Valor do montante da AD ainda não destinado para pagamento. Nota: As ADs não geram pagamento, esta função cabe às APs. Sempre que uma AP é relacionada a uma AD, o valor da AP é baixado no saldo da AD, de forma que este valor representa o valor que ainda não foi relacionado a nenhuma AP. |
| Data de vencimento | Data de vencimento da despesa que será utilizada nos casos em que a liquidação da despesa for efetuada em pagamento único. |
| Condição de pagamento | Código da condição de pagamento que será utilizado para liquidação da despesa. Nota: A condição de pagamento define o número de parcelas utilizadas para liquidar a despesa, bem como o percentual do valor destinado a cada parcela. |
| Ajustar condição de pagamento? | Indica se será efetuado ou não o ajuste dos valores das parcelas das APs geradas. |
| Lote de pagamento | Código do lote de pagamento atribuído a AD. Nota: - Os lotes de pagamento tem como função principal agrupar os compromissos de acordo com sua forma de pagamento, definem portanto a forma de pagamento utilizada para o pagamento da AD. - O lote de pagamento deverá estar previamente cadastrado no FIN30021 (Lotes de Pagamento). - Se o campo estiver selecionado será exibido o código do lote de pagamento parametrizado para “Banco específico” no LOG00087, caso contrário, será exibido o código de lote parametrizado para “Compensação”. |
| AP automática? | Indica se geração da AP será ou não de forma automática. Estas são geradas a partir da data de vencimento/condição de pagamento, zerando o saldo da apropriação de despesa. |
| AP proposta? | Indica se as APs geradas automaticamente serão incluídas ou não na proposta. Nota: A data de proposta será igual a data de vencimento da parcela a qual a AP se refere. Apenas será possível utilizar este recurso caso já exista proposta referente a esta data. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
| Portador | Código do banco portador do título ao qual se refere a apropriação de despesa. Nota: Essa informação é muito importante para o caso de pagamento efetuado por depósito em conta, DOC etc., mas para alguns casos não é necessária, como por exemplo em pagamento por caixa. |
Depósito em conta? | Indica se o pagamento será efetuado ou não em depósito em conta bancária no banco do fornecedor. Nota: Caso seja selecionada essa opção com "Marcado", será permitido selecionar a conta bancária em que será creditado o valor. Neste caso o código do portador será igual ao código que representa o banco e a agência do fornecedor (conforme cadastro). |
| Complemento do título | Número do complemento da nota fiscal/documento a qual a apropriação de despesa se refere. |
| Setor aplicação | Código do setor de aplicação ao qual a AD se refere. Nota: Os setores de aplicação definem o setor/área onde a despesa é aplicada. |
| Pedido de compra | Número do pedido de compra ao qual se destina o adiantamento. Apenas NFs/FRTs pertencentes a este pedido de compra podem receber a baixa de valor referente ao adiantamento. Para o caso de o pedido de compra não ser informado, qualquer NF/FRT do fornecedor poderá receber. |
| Baixar adiantamento automática? | Indica se a baixa do adiantamento será realizada ou não de forma automática. Nota: - Caso esse campo seja “Marcado”, a baixa ocorrerá de forma automática. Caso o adiantamento possua um pedido de compra relacionado, somente serão baixadas NFs/FRTs relacionadas a este pedido. No caso do adiantamento não possuir um pedido de compra relacionado, qualquer NF/FRT do fornecedor poderá receber baixa de valor referente ao adiantamento; - Caso nesse campo seja selecionada a opção “Desmarcado”, a baixa ocorre de forma manual, por meio da utilização de ajustes financeiros, tipos de valores, de baixa de adiantamento em AD ou AP, conforme o caso. |
| Empresa estabelecimento | Código do estabelecimento responsável pela despesa. |
| Período competência | Mês/ano de competência da despesa. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
| Observação AD | Descrição das observações referentes a apropriação de despesa. |
Observação AP? | Descrição das observações das autorizações de pagamento geradas automaticamente a partir da apropriação de despesa. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
| Indicador AD/AP | Indica se a inclusão ou manutenção do lançamento contábil será referente à uma AD ou uma AP. |
| Número AD/AP | Número da AP/AD que será relacionada a conta contábil.
Nota: - A AD deverá estar previamente cadastrada no FIN30057 (Manutenção de Título a Pagar). - A AP deverá estar previamente cadastrada no FIN30058 (Manutenção de Apropriação de despesa).
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| Tipo | Indica o tipo do lançamento contábil. Crédito - Lançamento contábil a crédito; Débito - Lançamento contábil a débito. Nota: O somatório dos lançamentos contábeis a crédito deve ser igual ao somatório dos lançamentos contábeis a débito. |
| Conta Contábil | Número da conta contábil que se refere ao lançamento contábil. Nota: A conta contábil deverá estar previamente cadastrada no CON10001 (Plano de Contas). |
| Histórico | Histórico (texto) relacionado ao lançamento contábil. |
| Valor | Valor do lançamento contábil. |
| Data Lançamento | Data em que será realizado o lançamento do valor na conta contábil. |
| Despesa / Valor | Indica se o lançamento contábil será referente ao tipo de despesa ou tipo de valor. |
| Liberado para contabilidade? | Indica se o lançamento contábil está liberado para a contabilidade. |
| Lote contábil | Lote contábil gerado pela contabilidade depois de consistir e efetivar os lançamentos. |
| Sequência | Sequência dos lançamentos. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo: | Descrição |
| Código da AEN | Código da área estratégica de negócio que será utilizado para efetuar o rateio do valor da despesa. |
Valor item | Valor do item correspondente a cada área e linha de negócio prevista na AD. Nota: O valor da somatória das áreas e linhas de negócio, informadas obrigatoriamente, devem se igualar ao valor nominal da AD. |
