Un documento externo es la publicación de un link de acceso externo a la plataforma, con las mismas propiedades que un documento común, pero se necesita informar una URL de acceso externo.
Cuando se utiliza el protocolo de transferencia HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure), solamente es posible incluir documentos externos que direccionen hacia un lugar que también utilice ese protocolo.
01. Después de activar la opción Nuevo documento externo en el lugar en donde se creará, inserte una descripción del mismo.
02. En la pestaña Información general, introduzca la información solicitada.
URL
URL a donde será direccionado el usuario cuando acceda a este documento externo.
Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el documento externo.
Tags
Etiquetas atribuidas al documento externo para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento externo de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento externo por navegación o en la búsqueda. Inserte con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de las tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del documento externo.
Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del documento externo que se está publicando. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un documento externo y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía de control en el panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para el documento externo y no se puede modificar. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión/revisión.
Crear versión/revisión obligatoria
Cuando está marcado, determina que el documento externo no se puede modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión del mismo.
¿El documento caduca?
Cuando está marcado, determina que el documento externo caducará en la fecha informada en el campo «Válido hasta». De lo contrario, el documento externo no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de antecedencia – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad del documento externo. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la cual estará disponible el documento externo para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor del documento externo agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el documento externo es válido solo a partir de una fecha futura, para el autor aparece identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la cual el documento externo será considerado como caduco cuando la opción «Documento caduco?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo al que pertenece el documento externo.
Asunto
Asunto al que está relacionado el documento externo.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el documento externo. Cuando no se selecciona el ícono, se asocia un ícono estándar.
Autor
Usuario autor del documento externo que está siendo creado.
Idioma
Idioma al que está relacionado el documento externo. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento externo. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando está marcado, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado al documento externo como asunto de interés serán notificados sobre la publicación.
03. Presione la pestaña Documentos relacionados para relacionar un documento con un documento externo, si así lo desea.
04. Active Agregar.
05. Localice y seleccione el documento deseado.
06. Active Confirmar.
07. Active la pestaña Aprobación.
08. Defina los criterios para la aprobación del documento externo, si así lo desea.
09. Active la pestaña Seguridad.
10. Defina los criterios de seguridad para el documento externo, si así lo desea.
11. Active Guardar.
01. Localice y active el nombre del documento externo que desea visualizar.
02. Visualice su contenido.
01. Localice el documento externo para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento externo.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento externo.
01. Localice el documento externo para el cual desea definir prioridad.
02. Introduzca la prioridad deseada para el documento externo en la columna Prioridad.
Puede obtener más información sobre la prioridad para documentos externos en Definir prioridad para carpeta o para documento.
Si la columna Prioridad no aparece en la carpeta en donde está el documento, la misma se puede habilitar siguiendo los pasos de la ruta alternativa Visualizar prioridad del contenido de la carpeta en Carpeta.
01. Localice el documento externo para el cual desea efectuar una acción social.
02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.
01. Localice el documento externo que desea seguir.
02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento externo.
01. Localice el documento externo que desea definir como favorito.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.
01. Localice el documento externo que desea renombrar.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.
03. Active Renombrar.
01. Localice el documento externo que desea editar.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.
03. Active Propiedades.
01. Localice el documento externo del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.
03. Active Propiedades.
01. Localice y seleccione el documento externo que desea copiar en otro lugar.
02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
01. Localice y seleccione el documento externo que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
01. Localice y seleccione el documento externo del cual desea crear un documento replicado.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Replicar.
01. Localice y seleccione el documento externo que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.5.10. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
