Introdução

O processo de assinatura eletrônica no Portal de Imóveis consiste em enviar documentos para portais de assinatura digital, possibilitando a assinatura digital dos mesmos através destes portais. Hoje o Portal de Imóveis possui integração com o DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).

TOTVS Assinatura Eletrônica

Para que o TAE esteja disponível é necessário primeiro que o RM esteja parametrizado para tal. Sendo assim, após a sincronia deste serviço, ao acessar o menu de Propostas / Contrato: Assinatura Eletrônica,

Além disso, ao acessar a visão de assinatura eletrônica, devemos primeiro fazer login no portal do TAE, para que possamos enviar os documentos.

O Portal de Imóveis irá mostrar a tela de login assim que clicarmos na opção Contrato: Assinatura Eletrônica,

A visão de Contrato: Assinatura Eletrônica é uma visão que possibilitará ao corretor, gerenciar assinantes, documentos, bem como criar ou adicionar novas solicitações de assinaturas digitais ao TAE.

Solicitar Assinatura: Clique neste botão para iniciar o processo de assinatura digital, conforme demonstrado abaixo.

A opção TOTVS Assinatura Eletrônica será destacada pela tag TAE em azul. A seguir, apresentamos os passos necessários para concluir a assinatura no Portal de Imóveis.

Proposta e Contrato

Nesta etapa, apresentamos o número da proposta e a tag TAE, que indica que o envio ao TOTVS Assinatura Eletrônica está em andamento.
Além disso, é necessário selecionar as minutas que serão enviadas ao TOTVS Assinatura Eletrônica, sendo esse envio obrigatório.

Documentos

Na etapa de documentos, faremos o upload dos arquivos que precisam ser enviados ao TAE. 

Como ilustrado na imagem acima, além da minuta no primeiro passo, foram carregados dois documentos adicionais que também serão enviados ao TAE.

Signatários

Aqui, devemos incluir os assinantes responsáveis pelos documentos. Por padrão, o Portal de Imóveis exibirá o nome e o e-mail do comprador principal da proposta. É possível alterar ou excluir esse e-mail e adicionar novos signatários.

Neste exemplo, adicionamos dois assinantes para os documentos.

Confirmação

Agora, devemos confirmar os documentos, dar um nome ao Envelope e clicar em Concluir.

O conceito de Envelope, como o nome sugere, agrupa todos os documentos carregados na etapa anterior em um único envio, tornando o processo de assinatura eletrônica mais ágil e eficiente.

Ao clicar em "Concluir", os documentos serão unificados através do Envelope e estarão prontos para o envio. 

Enviar

Ao clicar em "Enviar" os documentos serão enviados de forma definitiva ao TOTVS Assinatura Eletrônica e serão disparados e-mails a todos os assinantes, referentes a assinatura pendente.

O processo pode ainda ser interrompido ao clicar em "Cancelar".

Consultando o status da assinatura digital no TOTVS Assinatura Eletrônica:

Para realizar a consulta do status das assinaturas, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Após o primeiro envio, o sistema irá automaticamente redirecionar para este menu. Portanto, devido a sincronia dos envelopes com o TAE o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela.

Verifique que, para uma proposta que já teve documentos enviados, no menu de "Assinatura de documentos" os envelopes serão listados como a imagem abaixo. Cada envelope pode possuir um ou mais documentos unificados.

Os campos desta região são:

• ID: ID do documento no TAE;
• Documento: Nome do envelope;
• Qtd. Assinantes: Quantos assinantes estão associados ao envelope enviado.
• Ações: Aqui podemos consultar o status da assinatura clicando no botão assinantes, bem como excluir um envelope através do botão excluir. Note que ao excluir um envelope, o Portal de Imóveis não irá verificar se o mesmo já foi assinado. Ao excluir um envelope, todos os documentos deste envelope serão excluídos.

Exemplo da tela de Assinantes, consultando o status dos mesmos no TOTVS Assinatura Eletrônica:

Além de consultar o status dos assinantes na tela a cima, também é possível incluir um novo assinante informando o nome e o e-mail conforme imagem a seguir.

Também é possível excluir um assinante específico do envelope. Através do botão de lixeira que é apresentado ao lado da situação. O sistema não permite excluir todos os assinantes de um envelope. Ao menos um assinante deve permanecer.

Conforme é mostrado em Assinantes automáticos, quando estiver um usuário cadastrado no TAE- Assinantes Automáticos, será possível visualizar na tela da imagem acima os usuários que tiveram sua assinatura automática. 

Visualizar Envelope assinado através do TOTVS Assinatura Eletrônica

Para visualizar a assinatura digital, adicionada ao envelope, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Os envelopes enviados utilizando o processo Solicitar Assinatura, serão listados na seção Assinatura de Documentos.

Navegue até o botão Visualizar.

  Finalizando o clique sobre o botão, é possível visualizar o envelope com todas as suas Assinaturas Digitais. (Devido a sincronia dos documentos com o TAE, o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela).