Manual - Assinatura Eletrônica - Exclusivo Loja Nacional

Este manual detalha as tratativas customizadas durante as solicitações de documentos feitos pelos alunos através do Portal Educacional, para possibilitar que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via dos documentos solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento,  após a finalização das assinaturas dos responsáveis.

A customização identificará os atendimentos de solicitação de documentos que estejam parametrizados e disponíveis na fila do módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos com o status igual a 'Em andamento' e analisará:

• Se aquele documento já foi solicitado em algum momento pelo aluno e encontra- se assinado no TOTVS Assinatura Eletrônica: Para documentos já assinados e dentro do prazo de validade, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.
• Se aquele documento nunca foi solicitado e/ou está fora da data de validade: Será identificado o responsável pela unidade (filial), o documento será enviado para assinaturas e após estar 100% assinado, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.

1. Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso;

2.  Permissões de perfil

   Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus do TOTVS Assinatura Eletrônica. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
   
   Para liberar o acesso aos menus do TAE acesse o módulo Serviços Globais | Perfil em perfil selecione o sistema Educacional acesse o perfil que deseja realizar a liberação, na aba Acesso a Menus expanda os seguintes itens: Sistema Industria | Mais | TAE:
   
   

3.  Parâmetros Template Digital

    

   Table Filter Plugin license is not active, please generate a trial license or purchase the product.

4. Solicitação de documentos do aluno feito através do Portal Educacional

   O usuário deverá realizar a solicitação de documentos através da abertura de atendimentos via Portal do Aluno, de forma nativa. Não haverá interferência customizada neste processo.

   Dica

   Para mais informações sobre o processo, clique aqui

Será necessário informar alguns dados para possibilitar as execução das funcionalidades da Assinatura Eletrônica. Para isso, foram acrescentados parâmetros customizados na interface já existente da Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica (FS008375 - AAAKH4).

A interface estará disponível em: disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Assinatura Eletrônica | Parâmetros | Parâmetros Educacionais | Modalidades | Anexos | Solicitações.

Na interface de Parâmetros o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:

• Tipos de atendimentos: Neste item o usuário deverá informar quais tipos de atendimentos serão considerados para integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar ‘N’ tipos de atendimentos.
  
• Relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o relatório referente ao tipo de atendimento informado para ser utilizado na integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar apenas uma opção no parâmetro.
• Tipo de relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o tipo do relatório informado acima, para a customização identificar a tabela master na geração do relatório.  Será possível informar apenas uma opção. Parâmetro do tipo combobox que irá listar as opções: Matrícula e Certificado.

O Processo para envio de documentos para Assinaturas estará disponível para acesso no módulo: TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria | TAE | Processo para envio de documentos para Assinaturas.

O processo poderá ser executado de forma manual e/ou agendado.

Toda vez que o processo for executado, a customização fará as seguintes ações:

1. Identificar atendimentos em andamento: A customização irá identificar se possui algum registro de atendimento dos tipos definidos nos Parâmetros, cujo status do atendimento esteja igual a ‘Em Andamento’.
   
   
   
2. Verificar data de validade da assinatura: A customização irá validar no monitor de relatórios, se existe algum registro de documento assinado, que sejam dos tipos identificados no item acima e estejam dentro do prazo de validade informado nos parâmetros Validade do document
   
   
   A coluna STATUS do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado para assinaturas.
   
   
   
3. Documento já assinado e dentro do prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está vigente. Sendo assim, o documento não será enviado novamente para assinaturas.

4. Documento assinado no monitor de relatórios: O processo customizado irá identificar o registro de documento assinado no monitor de relatórios e irá enviar o PDF do documento para o e-mail do aluno.

   Importante

   1. O texto do e-mail enviado ao aluno, será formatado nos Parâmetro Educacionais na aba E-mail;
   2. NÃO será criado um novo registro de documento para assinaturas no monitor de LOG. Permanecerá o registro anterior com status Assinado e E-mail enviado;

   Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:
   
   
   A coluna STATUS  e-mail do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado por e-mail.
   
   
   

5. Documento já assinado e FORA prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e  documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está FORA da validade. Sendo assim, o documento será enviado novamente para assinaturas.  Para identificar o responsável pela assinaturas, será verificado o estado de endereço do aluno e a pessoa responsável pela unidade (filial) informada no parâmetro 'Responsável assinaturas'(Descrito no item 'Premissas').
   Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica.
   
   O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.